Akten und Dokumente im papierlosen Büro von heute

In den Unternehmen und Büros fallen täglich unzählige Dokumente und Akten an. Der schnelle Zugriff auf die Unterlagen und die lückenlose Nachvollziehbarkeit sind wichtige Grundlagen für eine erfolgreiche Geschäfts­tätigkeit und für Rechtssicherheit. Akten und Dokumente müssen stets sicher und leicht zugänglich gelagert werden.

Papierakten müssen lagern

Das papielose Büro!

In größeren Unternehmen können leicht mehrere tausend Aktenordner pro Jahr anfallen. Der Platzbedarf für die Lagerung steigt mit jedem Jahr. Der Zugriff auf einzelne Akten kann bei diesen Archivgrößen sehr viel Zeit in Anspruch nehmen, da je nach Art der Lagerung umfangreiche Recherche und Logistik notwendig ist.

Beispielsweise ist es üblich, Papierakten für die Einlagerung aus ihren Hängeregistern herauszunehmen und komprimiert in großen Aktenkisten zu lagern. Aus Platzgründen werden Aktenkisten so gestapelt, dass direkter Zugriff nicht sofort möglich ist. Bei wachsendem Aktenbestand kann es vorkommen, dass Papierakten in verschiedenen Aktenlagern organisiert und abgelegt sind und sich so Recherche und Zugriff erschweren.

Elektronische Archivierung

Die elektronische Dokumentenarchivierung erfüllt alle notwendigen Anforderungen an eine moderne, praxisnahe Arbeitsweise mit Akten in Unternehmen und bringt zusätzliche Vorteile mit sich. Der schnelle, lückenlose Zugriff auf Dokumente und Akten ist dabei nicht an eine aufwändige Lagerlogistik gebunden. Die Digitalisierung bietet die Möglichkeit, schnell und sicher auf Dokumente auch aus besonders großen Aktenarchiven zuzugreifen.

Die beteiligten Abteilungen und Mitarbeiter können auf laufende oder abgeschlossene Vorgänge schnell und wenn nötig auch gleichzeitig zugreifen. Viele bisher notwendige Kopiervorgänge auf Papier sind so einzusparen. Die Unterlagen in einem papierlosen Büro sind zentral auf Servern abgelegt und müssen nicht im Haus gesucht werden. Aufwändige Recherchen nach den verschiedenen Akten eines Geschäftsvorgangs können deutlich reduziert werden, da die Dokumente verschiedener Abteilungen im elektronischen Archiv miteinander verknüpft sind.

Ein wichtiger Vorteil  digitaler Archive ist die Raumersparnis. Akten belegen in Papierform viel Regalfläche. Um gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu erfüllen, müssen abgeschlossene Vorgänge auf Jahre in Aktenlagern eingelagert werden.

Durch Nutzung digitaler Archive kann Logistik und Lagerraum nahezu komplett eingespart werden.


to top
Cookies gewährleisten den vollen Funktionsumfang unseres Angebots. Mit der Nutzung unserer Dienste/Website erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir Cookies verwenden. Mehr Informationen zu unserer Nutzung von Cookies finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
OK