Das papierlose Büro

Kennen Sie das? Mehrere Mitarbeiter arbeiten gleichzeitig an einem Vorgang. Die notwendigen Unterlagen, wie Verträge, Auftragsscheine, Angebote oder Präsentationsunterlagen sind auf verschiedene Abteilungen verteilt. Natürlich braucht jeder Mitarbeiter möglichst alle Unterlagen gleichzeitig im Zugriff.

Die Papierakten-Situation

Digitales Dokumenten-Management

Rechnungen und Auftragsbestätigungen liegen bei der Buchhaltung, Präsentationen und technische Unterlagen sind beim Marketing oder in den Produktions­abteilungen hinterlegt. Zur weiteren Bearbeitung benötigt jeder Mitarbeiter Kopien der Unterlagen. Man muss in den verschiedenen Abteilungen nach den passenden Dokumenten recherchieren und diese individuell für sich kopieren. So wächst der Papierberg im Unternehmen schnell an, und gleichzeitig auch der Aufwand von Recherche und internem Aktentransport.

Nicht immer sind benötigte Dokumente an ihrem beheimateten Lagerort verfügbar, sondern irgendwo im Hause unterwegs. Möglicherweise hat der letzte Mitarbeiter gerade Urlaub bzw. befindet sich in einem wichtigen Gespräch im Innen- oder Außendienst, hat jedoch die gesuchten Unterlagen zuvor nicht zurückgebracht.

Das digitalisierte Aktenarchiv

Im papierlosen Büro läuft das anders. Auf Basis einer sauber geführten elektronischen Dokumentenablage sind alle Unterlagen, Akten, Pläne und Belege digital erfasst und per Computer abrufbar. Die Originale liegen als gescannte, digitalisierte Dokumente vor, sind im Volltext durchsuchbar und sinnvoll mit verwandten Dokumenten verknüpft.

Jeder Mitarbeiter, der diese Unterlagen für seine Arbeit benötigt, kann sie über seinen Onlinezugang abrufen. Die Dokumente sind jederzeit verfügbar. Bei Bedarf, z.B. für Termine außer Haus, können sie ausgedruckt werden. Unhandliche Formate, z.B.  große Pläne oder kleine Belege, können problemlos bearbeitet werden, ohne dass ihre physischen Eigenschaften störend wirken können.

Digitalisierte Dokumente sind den Originalen bei revisionskonformer Digitalisierung ebenbürtig und rechtlich vollwertig nutzbar.

Digitale Dokumenten-Management-Systeme

Hilfreich für die Nutzung digitaler Akten ist ein auf das Unternehmen angepasstes Dokumenten-Management-System. In ihm sind die digitalisierten Unterlagen so abgelegt, dass Suchfunktionen von Datenbanken optimal genutzt werden können. Über sinnvolle Indexierung und Verschlagwortung sind alle Dokumente schnell auffindbar. In Zusammenarbeit mit der EASY Software AG, einem marktführenden Unternehmen für elektronische Archivierung und Dokumenten-Management, können wir Ihnen passende DMS-Lösungen anbieten.

Unsere Dienstleistung für das papierlose Büro

Als Dienstleister für Dokumentendigitalisierung übernehmen wir das Einscannen Ihrer Unterlagen sowie die Indexierung, Sortierung und Verschlagwortung der Dokumente. Wir orientieren uns dabei an den Beschriftungen der Aktenordner, an den beschrifteten Trennblättern innerhalb der Ordner und sogar an angefügten handschriftlichen Notizen.

So können auch sehr feingliedrige Strukturen in das digitalisierte Archiv übertragen werden. Die akribische und umsichtige Bearbeitung Ihres Ausgangsmaterials ist von wesentlicher Bedeutung für die Qualität des digitalen Aktenarchivs.


to top
Cookies gewährleisten den vollen Funktionsumfang unseres Angebots. Mit der Nutzung unserer Dienste/Website erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir Cookies verwenden. Mehr Informationen zu unserer Nutzung von Cookies finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
OK