Dokumente sicher scannen - Datensicherheit | Rechtskonformität

Unternehmensakten und Unterlagen müssen aus rechtlichen Gründen für mehrere Jahre aufbewahrt werden. Die Vorteile der Digitalisierung ermöglichen schnelle Verfügbarkeit, exakte Suche und hohe Datensicherheit. Aber digitalisierte Unterlagen müssen sicher gescannt werden bei voller Rechtskonformität und die strengen Datenschutzrichtlinien für Unternehmer erfüllen.

Datensicherheit hat oberste Priorität

Damit dies gewährleistet ist, unterliegen alle Prozesse der Dokumentendigitalisierung und von Transport, Lagerung und Vernichtung strengen Datenschutzrichtlinien. Unsere Mitarbeiter verwenden besondere Aufmerksamkeit auf die Einhaltung des Bundesdatenschutzgesetzes.

Datenschutzrichtlinien

Die gesetzlichen Datenschutzvorgaben schützen sowohl die sensiblen unternehmensinternen Geschäftsvorgänge als auch die persönlichen Daten von Mitarbeitern, Kunden und sonstigen beteiligten Personen. Alle unsere Mitarbeiter haben sich verpflichtet, personenbezogene Daten nach § 5 BDSG zu schützen. Daten unterschiedlicher Unternehmen werden stets getrennt voneinander bearbeitet, um Vermischungen zu vermeiden. Alle notwendigen Protokollierungen und beteiligten Prozesse, wie Transport, Lagerung und Vernichtung von Akten erfolgen datenschutzgerecht.

Räumliche Sicherheit

Die Räume unseres Unternehmens befinden sich auf einem zugangsgesicherten Betriebsgelände.
Unsere Betriebsräume sind gegen Einbruch gesichert. Das gesamte Betriebsgelände wird rund um die Uhr, auch an Sonn- und Feiertagen, durch eine Sicherheitsfirma überwacht und gesichert.

Das Betriebsgelände wird 24 Stunden von einem Wachschutz vor Ort gesichert.

Gesetzliche Vorgaben zur revisions- und rechtskonformen Archivierung

Digitalisierte Dokumente müssen unveränderbar und fälschungssicher archiviert werden, um den Ansprüchen von GoBs, GDPdU, den Vorgaben des Handelsgesetzbuches (§§ 239, 257 HGB) und der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO) zu genügen.

Die GDPdU sind die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, die es den Finanzbehörden ermöglicht, auf die Unterlagen des Steuerpflichtigen im Rahmen von Betriebsprüfungen problemlos zugreifen zu können.

Die GoBs sind die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme, welche die Behandlung  elektronischer Dokumente nach den Vorgaben von Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung regelt. Sie beschreiben die Behandlung aufbewahrungspflichtiger Dokumente in elektronischen Buchführungssystemen und revisionssicheren Digitalarchiven. Dabei werden auch die Verfahren zu Scanvorgang und sicherem Datentransport geregelt.

Das PDF/A-Format

Das Dateiformat PDF/A ist eine spezielle Unterform des bekannten PDF-Formats. Es ist normiert auf die Anforderungen zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente. PDF/A-Dokumente sind nachträglich nicht mehr veränderbar. Sie enthalten keine verschlüsselten oder unsichtbaren Elemente und auch keine Einbettungen von Daten aus externen Quellen. Ebenfalls nicht erlaubt sind interaktive Elemente, die die Inhalte verändert darstellen könnten. PDF/A-Dokumente können mit digitalen Signaturen versehen werden.

PDF/A ist ein ISO-Standard (International Organization for Standardization), der garantiert, dass alle in diesem Format gespeicherten Informationen auch in Zukunft zu lesen bzw. zu verwenden sind. Dies ist eine wichtige Voraussetzung, um als revisionssicher zu gelten.

Weitere Vorteile des PDF-Formats

  • standardisiertes Format
  • auf jedem Betriebssystem nutzbar
  • problemloser Versand per E-Mail möglich
  • durch Metatags mit zusätzlichen Informationen zu versehen (z.B. Kommentare)
  • mit Hilfe von OCR im Volltext durchsuchbar

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