Welche Dokumente können gescannt und archiviert werden?

Alles, was auf Papier vorliegt, kann für ein elektronisches Archiv digitalisiert werden. Sie brauchen nur zu entscheiden, für welche Bereiche Ihres Unternehmens ein elektronisches Archiv vorteilhaft ist. Von da an scannen wir für Sie alle anfallenden Akten, Dokumente und sonstige Unterlagen.

Geschäftspost scannen und archivieren

Geschäftsunterlagen

Die schriftliche Korrespondenz mit Kunden und Geschäftspartnern, z.B. Geschäftsbücher & Aufzeichnungen (mit anderen Worten: die Geschäftsbuchhaltung), Jahresabschlüsse & Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Zollanmeldungen, Projektplanungen, Terminabsprachen, Handels- und Geschäftsbriefe und vieles mehr. Die digitalisierten Datensätze können mit dem jeweiligen Kunden, dem Projekt und begleitenden Rechnungs- und Lieferscheinen durch Verschlagwortung verknüpft werden. So lässt sich zu jedem Geschäftsvorgang eine vollständige Historie des Schriftverkehrs dokumentieren, beginnend mit dem ersten Kontakt. Digitale Korrespondenz, wie z.B. E-Mails, können je nach Dokument-Management System in die Historie integriert werden.

Rechnungen scannen und archivieren

Rechnungen

Rechnungs- und Kassenzettelsammlung können auf Dauer sehr groß und unübersichtlich werden. Sie in digitaler Form aufzubewahren ist hier eine sinnvolle und platzsparende Alternative. Rechtlich gesehen reichen digitale Kopien von Rechnungen vollkommen aus und sind ebenso gültig wie Originalbelege. Viele Rechnungen können also als Wiedergaben auf einem Bildträger (z. B. Mikrofilm) oder auf anderen Datenträgern (z. B. Magnetband, Diskette, CD-Rom) aufbewahrt werden. Sie können zeitnah und schnell gescannt und mit den jeweiligen Geschäftsvorgängen verknüpft werden. Sie sparen dadurch den Raum zur Archivierung und natürlich wertvolle Zeit. Die Rechnungen sind somit für die tägliche Arbeit in der Buchhaltung und bei revisionssicherer Archivierung auch als Nachweis für Finanzbehörden schnell und sicher nutzbar.

Geschäftsangebote scannen und archivieren

Angebote

Bei Ausschreibungen, bei der Suche nach Dienstleistern oder bei der Auswahl von Kooperationspartnern für neue Projekte erhalten sie unterschiedlichste Angebote der verschiedensten Anbieter. Zusätzlich fallen bei der täglichen Zusammenarbeit mit Lieferanten oder Serviceanbietern vor jeder Auftragsvergabe verbindliche Angebote an. Durch die Digitalisierung der auflaufenden Flut von Unterlagen erleichtern sie ihrem Unternehmen die Entscheidungsfindung im Haus und es optimiert die Organisation der Geschäftsabläufe und deren erfolgreiche Bearbeitung. Durch die richtige Archivierung mit dem passenden System kann auf die entsprechenden Angebote/Unterlagen schnell per Suchfunktion zurückgegriffen werden, um z.B. Preise zu vergleichen und/oder nach neuen Anbietern zu recherchieren.

Aktenordner scannen und archivieren

Lieferscheine

Warenlieferungen werden von Lieferscheinen begleitet. Bei  mehreren Teillieferungen oder abweichenden Bestellmengen kann so die  tatsächliche Erfüllung der Bestellung überprüft werden. Reklamationen oder nicht eingehaltene Liefertermine sind dokumentierbar. Lieferscheine können gescannt und der digitalen Akte des Bestellvorgangs zugefügt werden. Direkte Verknüpfungen mit der zugehörigen Bestellung und Rechnung sind möglich.

Lieferscheine scannen und archivieren

Komplette Akten

Wenn Papierunterlagen abschließend auf herkömmliche Weise in Aktenordnern oder Dokumentenmappen abgelegt werden, können diese komplett gescannt und somit digitalisiert werden.  Aktenordner abgeschlossener Vorgänge brauchen nicht mehr physisch griffbereit stehen. Aufbewahrungspflichten können auch durch Überführung in ein digitales Archiv erfüllt werden. Anstatt Akten auf viele Jahre platzintensiv einzulagern, können Sie Raum schaffen, indem Sie die Akten scannen und die Originale vernichten lassen. Besonders bei größeren Unternehmen, in denen jährlich hunderte oder tausende Aktenordner anfallen, macht sich das schnell bemerkbar. Bei revisionssicherer Archivierung sind digitale Akten so rechtssicher wie ihre Originale. Ein wichtiger Aspekt ist die Datensicherheit. Digitalisierte Dokumente können leicht als Datenbackup gesichert werden.

Posteingang scannen und archivieren

Posteingang

So papierlos ein Büro auch organisiert sein mag, es wird trotzdem täglich von außen über den Posteingang mit Papier überschüttet. Greifen Sie diesen Papierberg an zentraler Stelle ab und lassen Die ihn digitalisieren. Folgendes Vorgehen hat sich in der Praxis bewährt. Die Geschäftspost wird  zentral empfangen, z.B. über ein Postfach. Mehrmals pro Tag wird der Posteingang durch den Scandienstleister in Empfang genommen und ungeöffnet eingescannt. Am Morgen erhalten Sie online Zugriff auf die gescannten Umschläge aller Postsendungen. Sie können entscheiden ob der eigentliche Inhalt der Sendungen eingescannt und online bereitgestellt werden soll oder ob Sie die Post physisch zugestellt bekommen möchten. Entsprechende Onlinezugänge werden durch uns zur Verfügung gestellt. Sie haben dann weltweit Online Zugriff auf Ihren digitalen Briefkasten.

Quittungen scannen und archivieren

Belege und Quittungen

Die Digitalisierung von Belegen kann unter revisionskonformen Bedingungen erfolgen. So können Belege und Dokumente für Finanzbehörden rechtssicher in digitaler Form aufbereitet werden. Wir beraten Sie gern über die notwendigen Anforderungen, um revisionssichere Belegarchivierung nach den Vorgaben von GDPdU und GoBS vorzunehmen. Beachten Sie: Als Kaufmann bzw. Steuerpflichtiger sind Sie auch bei Einsatz von zertifizierten Systemen den Finanzbehörden gegenüber persönlich verantwortlich.
Dazu gehört auch Ihre Verantwortung, Archivierung von steuerrelevanten Unterlagen in Ihrem Haus unter revisionssicheren Bedingungen (unveränderte fälschungssichere Inhalte, durch eine Suche auffindbar & alle Aktionen im Archiv aufgrund der Nachvollziehbarkeit protokolliert) durchzuführen.

Personalakten scannen und archivieren

Personalakten

Immer mehr Unternehmen gehen dazu über, Personalunterlagen zu digitalisieren. Dadurch wird die Arbeit der Personalabteilungen deutlich erleichtert. Es gilt aber auch hier der Grundsatz der Vollständigkeit bei der ePersA, sodass alle digital erfassten Personalvorgänge und alle Dokumente jederzeit unverändert aufgerufen werden können. Daher sind Grundsätze der Richtigkeit und Vollständigkeit auch bei der digitalen Personalaktenführung einzuhalten und eine ordnungsgemäße Archivierung zu gewährleisten. Zu beachten ist das Urkunden, die gesetzlich zwingend der Schriftform bedürfen, wie z.B. Arbeitsverträge oder Kündigungen, trotz digitaler Archivierung im Original aufzuheben sind. So kann in einem möglichen Gerichtsverfahren weiterhin der Urkundenbeweis geführt werden. 

Zeichnungen scannen und archivieren

Technische Unterlagen & Pläne

Projektordner, die auch technische Zeichnungen, Pläne oder andere großformatige Dokumente enthalten, werden durch uns gescannt und digitalisiert. Anstelle alter Zeichnungen, die auf dem Papier oder auf der Folie gezeichnet sind und schon ein paar mal gerissen und repariert wurden, bekommen Sie von uns auf Wunsch die gescanneten Zeichungen und Pläne als PDF-, TIFF- oder JPG- Datei. Auf Wunsch ist auch die CAD-Digitalisierung bzw. Vektorisierung der Zeichnungen und Pläne maßstabgetreu in DWG oder DXF Format möglich. Die CAD Digitalisierung der Pläne bietet die Funktion, Pläne unkompliziert zu ändern, anzupassen oder umzugestalten. Eine einfache und schnelle Bearbeitung ist dann ohne großen Aufwand möglich. 

Visitenkarten scannen und archivieren

Kleinformate, Visitenkarten

Auch sehr kleine Formate lassen sich schnell und effektiv scannen. Lassen Sie z.B. Ihre Visitenkartensammlung digitalisieren und in elektronisch bearbeitbare Daten umwandeln.  Die fertigen Datensätze können z.B. importierbar für MS Outlook oder Windows Adressbuch geliefert werden.

Dokumente scannen und archivieren

Sonstige Dokumente

Es gibt viele weitere Anwendungsbereich zur Digitalisierung von Dokumenten, z.B. das Scannen von Büchern, Dokumentationen, Bedienungsanleitungen, Belegexemplaren, Handelsbüchern, Fahrtenbüchern, Anlageverzeichnisse und vieles mehr.


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