Häufige Fragen zur Digitalisierung

Interessieren Sie sich für die Digitalisierung von Akten und Dokumenten? Hier finden Sie einige der häufigsten Fragen zum Thema. Gern beraten wir Sie auch persönlich. Rufen Sie uns an.

Warum sollte man Akten digitalisieren?

Durch das Scannen von Akten, Plänen und anderen Unternehmensunterlagen können Sie die Vorteile digitaler Daten für sich nutzen. Digitale Daten lassen sich einfach verschicken, transportieren und sichern. Außerdem benötigen sie keine Lagerfläche. Vor allem bei großen Dokumentenbeständen kann sich das schnell bemerkbar machen. Sie können mehreren Mitarbeitern gleichzeitig und auch ortsunabhängig zur Verfügung gestellt werden.

Was passiert mit den Originalen?

Bis auf wenige Ausnahmen können Originale nach der Digitalisierung vernichtet werden. Nur Dokumente, die rechtlich als Schriftbeweis gelten, sollten im Original erhalten bleiben. Die meisten Aktenarchive können jedoch nach der Digitalisierung einer datenschutzrechtlich sicheren Aktenvernichtung zugeführt werden.

Was ist, wenn ich Dokumente doch noch in Papierform benötige?

Digital erfasste Dokumente lassen sich natürlich jederzeit ausdrucken und so in Papierform zurück überführen. Wenn Sie also z.B. Unterlagen für Konferenzen oder ähnliche Anlässe benötigen, ist das kein Problem. Meist liegen die digitalisierten Dokumente im Dateiformat PDF/A vor, welches von jedem Betriebssystem aus problemlos ausgedruckt werden kann.

Ab wieviel Aktenordner lohnt sich die Digitalisierung?

Es gibt keine Mindestmenge unter der sich der Aufwand nicht lohnen würde. Natürlich kommen bei großen Umfängen die Vorteile der Digitalisierung mehr zu Geltung. Gängige Volumen bewegen sich zwischen 10 und 1000 Aktenordnern. Gern digitalisieren wir Ihnen einen einzelnen Aktenordner zur Probe. Fragen Sie uns.

Wie nutze ich große digitale Archive sinnvoll?

Bei größeren Mengen digitalisierter Dokumente lohnt sich die Nutzung eines Document-Management-Systems (DMS). Diese datenbankgestützten Computerprogramme können digitale Dokumente über das Firmennetzwerk für alle Abteilungen bzw. Mitarbeiter bereitstellen. Nutzer mit entsprechenden Zugangsdaten erhalten Zugriff auf die digitalen Dokumente und können sie so wie gewohnt nutzen. Durch das DMS können komplexe Suchanfragen und Verknüpfungen zwischen den einzelnen Dokumenten hergestellt werden, welche so in herkömmlicher Papierform nicht möglich sind. Wir arbeiten mit der EASY Software AG zusammen, einem marktführenden Anbieter für DMS-Lösungen und beraten Sie gern zum Thema.


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