Digitale Aktenarchivierung

Ein häufiger Anwendungsbereich für Dokumentendigitalisierung ist die Auflösung von Aktenarchiven. Hier handelt es sich um meist sehr große, jedoch nicht mehr für die tägliche Arbeit notwendige Aktensammlungen, die aus rechtlichen, organisatorischen oder steuerlichen Gründen weiter aufgehoben werden sollen.

Beispiele für Aktenarchive, die über Jahre zu großem Umfang anwachsen können

  • Patientenakten
  • Personalunterlagen
  • Produktionsprotokolle
  • Arbeitsnachweise
  • Serviceunterlagen, Wartungsprotokolle
  • Mietverträge, Hauswaltungsunterlagen

Viele Unternehmen verfügen über solche oder ähnliche Archive, die viel Lagerfläche beanspruchen und stetig anwachsen. Aktenarchive dieser Art können mehrere tausend Ordner umfassen. Der Zugriff auf einzelne Unterlagen erweist sich durch die notwendige Suche als sehr aufwändig. Papierakten müssen zudem vor Umwelteinflüssen wie z.B. Feuchtigkeit, geschützt werden. Eine regelmäßige Bereinigung der Archivbestände wird wegen des zusätzlichen Personalbedarfs oft verschoben oder ganz unterlassen.

Digitalisierung von Aktenarchiven

Mit der Verfügbarkeit moderner Scansysteme und ausgereifter Dokumenten-Management-Software bietet sich den Unternehmen von heute eine sinnvolle Alternative an. Die vollständige Digitalisierung von Aktenarchiven. Mit Hilfe eines kompetenten Dienstleisters können Archive physisch komplett aufgelöst werden, indem die Informationen per Digitalisierung in ein elektronisches Archiv übertragen werden.

Der Ablauf der Archivdigitalisierung

Im ersten Schritt sorgen wir dafür, dass das komplette Aktenarchiv aus seinem Lager entnommen und zur Digitalisierung in unsere Betriebsräume überführt wird. Unsere Mitarbeiter kümmern sich um die körperlich anstrengenden Arbeiten des Verpackens und Transportierens.  In dieser Phase wird  bereits mit der Erfassung globaler Aktenstrukturen begonnen, z.B. werden Regalnummern erfasst und Ordner entsprechend zugeordnet.

Nach dem gesicherten Transport in unsere Betriebsräume werden die Akten für die Digitalisierung vorbereitet.  Papiere werden von Falzen, Heftklammern, Haftnotizen etc. befreit, um ungehindert durch unsere Hochleistungsscanner erfasst werden zu können. Die Dokumente werden geglättet und vorsortiert. Ordnungsstrukturen (Ordnerbeschriftungen, Nummerierungen usw.) werden erfasst, um sie später im Digitalarchiv angemessen abbilden zu können.

Die Akten können in jeder denkbaren Form angeliefert werden

  • komplette Aktenordner
  • Hängeregister
  • Dokumentenmappen
  • Projektordner inkl. Pläne
  • lose Dokumentsammlungen oder Dokumentenkartons
  • Großformate/technische Zeichnungen

Digitalisierte Daten mit Mehrwert

Per OCR und durch manuelle Verschlagwortung werden die einzelnen Dokumente für die Volltextsuche optimiert und in logische Beziehungen zueinander gesetzt. So können intelligente Suchmöglichkeiten für das digitale Archiv geschaffen werden.

Die fertigen digitalisierten Dokumente werden per Datenträger ausgeliefert oder online zur Verfügung gestellt. In Zusammenarbeit mit den IT-Beauftragten Ihres Unternehmens übernehmen wir auch die Einspeisung der Daten in Ihr Dokumenten-Management System, z.B. per Sharepoint.

Was mit den Originalen geschieht

In der Regel werden die Originalakten nach dem Scanvorgang vernichtet. Die Unterlagen werden auf datenschutzkonforme Weise durch ein professionelles Entsorgungsunternehmen vernichtet. Der Schutz Ihrer Informationen hat für uns oberste Priorität und wird bis zur endgültigen Vernichtung gewährleistet.

Als Kunde brauchen Sie sich um die teils sehr aufwändigen logistischen Maßnahmen nicht zu kümmern. Wir übernehmen alle Verpackungs-, Transport- und Entsorgungsarbeiten für Sie. Selbstverständlich gehen wir auf Ihre organisatorischen Wünsche ein, um die betrieblichen Abläufe so wenig wie möglich zu stören. Absprachen mit den Verantwortlichen in Ihrem Haus und den einzelnen Abteilungen sind für uns bindend.

Gern vermitteln wir Ihnen Entsorgungsunternehmen, die sich um den Abtransport von ausrangierten Lager- und Büromöbeln kümmern.


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