Scannen/Digitalisieren

Kern unserer Dienstleistung ist das Scannen von Dokumenten zur Verwendung in digitalen Archiven. Immer mehr Unternehmen setzen auf digitales Dokumenten-Management, um die tägliche Büroarbeit effizienter zu gestalten.

Scannen und Digitalisieren lässt sich fast alles, was auf Papier gedruckt ist

  • Einzeldokumente, alle Größen
  • Dokumentsammlungen
  • Aktenarchiv
  • laufende Belege digitalisieren
  • Posteingangsbearbeitung
  • Bücher

Wir haben uns auf die reibungslose Integration von Scandienstleistungen in die täglichen Abläufe von Unternehmen spezialisiert. Unser Leistungsangebot rund ums Scannen hat also immer auch die organisatorischen Abläufe unserer Kunden im Blick.

Die Dokumente von Unternehmen sind sehr sensible Daten. Wir sind uns dessen bewusst und haben unsere Arbeitsabläufe entsprechend sicher gestaltet. Unsere Mitarbeiter sind zur Diskretion verpflichtet und halten sich an die gesetzlichen Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes.

Abholung und Transport

Das Scannen von Dokumenten beginnt mit der Abholung aus Ihren Büroräumen. Dazu werden spezielle Dokumentenbehälter zur Verfügung gestellt, mit denen die Akten sicher transportiert werden können. Die Dokumente werden in einem neutralen Fahrzeug zu unseren Betriebsräumen transportiert, welche sich auf einem sicher bewachten Gewerbegelände befinden.

Vorabbehandlung, Sortierung

Vor dem Scanvorgang werden die Dokumente für die technische Verarbeitung möglichst optimal vorbereitet. Die einzelnen Papierblätter werden aus den Ordnern entnommen und von Heftklammern, Aufklebern und ähnlichem befreit, so dass eine vollständige Erfassung von Vorder- und Rückseite möglich ist. Ein weiterer  wichtiger Vorgang ist die Vorbereitung für die Indizierung und Verschlagwortung der Dokumente. Dazu wird der Kontext der Dokumente erfasst, z.B. Ordnerbeschriftungen, Regalkennungen sowie die inhaltliche Strukturierung übertragen, die z.B. durch Registerblätter in Ordnern gegeben ist. Diese Informationen werden später den digitalisierten Dokumenten in Form von Metadaten den Archivindizes zugewiesen.

Datenerfassung für DMS

Bereits während dieser Vorbereitungen werden die Vorgaben Ihres Dokumenten-Management-Systems  berücksichtigt. So können gewünschte Beziehungen zwischen den Dokumenten eingepflegt werden. Es können zusätzlich gewünschte Datenfelder, z.B. Kunden- und Rechnungsnummern usw. im Format Ihres DMS erfasst und mit den digitalisierten Daten ausgeliefert werden.

Gesamtkontext abbilden

Hohe Sorgfalt sichert optimale Ergebnisse. Es ist uns sehr wichtig, ein umfassendes Verständnis für die Datenorganisation in Ihrem Unternehmen aufzubauen, um so die Übertragung aller Dokumente in den digitalen Zustand ohne Verlust des Gesamtkontextes zu gewährleisten. Dies sehen wir als eine der wichtigsten Voraussetzungen für ein effizient aufgebautes digitales Archiv an. Ihre Mitarbeiter sollen mit dem digitalen Archiv genauso uneingeschränkt und selbstverständlich umgehen können, wie zuvor mit den Papierakten. Um dieses Ziel zu erreichen, setzen wir auf eine vertrauensvolle und nachhaltige Zusammenarbeit zwischen  Auftraggeber und Dienstleister.

Scanvorgang

Die Scanvorgang selbst findet auf unseren Hochleistungsscannern statt, mit denen wir hunderttausende Blatt pro Woche in hoher Qualität digitalisieren können. Alternativ können wir auch direkt in Ihrem Unternehmen vor Ort digitalisieren.

Die fertig gescannten Dokumente werden wieder auf sicherem Weg in Ihr Unternehmen zurück transportiert oder auf Wunsch unter datenschutzkonformen Bedingungen professionell vernichtet.

Was kann sonst noch gescannt werden?

Gescannt werden können alle auf Papier vorliegenden Dokumente und Unterlagen. Neben Aktenordnern und Dokumentenmappen können auch Belege, Einzeldokumente, Bücher, Pläne oder Sonderformate digitalisiert werden.

Möchten Sie alte Bücher vor dem Verfall retten? Haben Sie Sammlungen von Kunstdrucken, Kartenmaterial oder Fotoarchive, die Sie in digitale Form überführen möchten? Fragen Sie uns nach passenden Möglichkeiten der Digitalisierung.  Speicherplatzsparende Schwarz-Weiß-Scans, hochauflösende Farbscans oder Vektorisierung von Plänen sind nur einige der möglichen Digitalisierungsformen. Unsere Mitarbeiter beraten Sie gern.


to top
Cookies gewährleisten den vollen Funktionsumfang unseres Angebots. Mehr Informationen hierzu finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.