Schadensakten und Aktenrettung

Was tun, wenn durch einen Schadensfall Akten unbenutzbar werden? Aktenarchive und wichtige Papierunterlagen können durch Brände, Wasserschäden oder Schimmelpilzbefall beschädigt oder sogar zerstört werden. Dokumentendigitalisierung rettet Ihre Daten.

Aktenrettung

Ist ein Unglück erst einmal eingetreten, gilt es, zusätzlichen Schaden zu vermeiden.

Nach einem Schadensfall können auch durch Spätfolgen Verluste an Dokumenten auftreten. Aber auch wenn Unterlagen nicht mehr akut in Gefahr sind, kann die tägliche Arbeit stark beeinträchtigt sein. Aufgewellte oder durch Ruß verschmutzte oder von Schimmel befallene Akten sind nicht für die tägliche Arbeit zu nutzen.

Dokumentendigitalisierung ist ein effizientes und kostengünstiges Instrument zur Rettung von Akten bzw. zur Aktensanierung. Sie ist eine echte Alternative zur herkömmlichen Fotokopie. Durch den Einsatz von Hochleistungsscannern können alle Inhalte bestmöglich erfasst werden. Bei Bedarf können von den Scandaten kopiegleiche Ausdrucke erstellt werden. Die zusätzlichen Möglichkeiten der OCR-Texterkennung bieten zudem sekundenschnellen Zugriff auf alle Informationen.

Ein Fall für die Versicherung

Prüfen Sie, ob Ihre Versicherung die Kosten für die digitale Aufbereitung und Rettung von beschädigten Akten übernimmt. Es bestehen gute Aussichten dafür, da die Digitalisierung von Schadakten oft preisgünstiger ist eine physische Rekonstruktion auf Papier.

Sofortmaßnahmen zur Rettung

Im Schadensfall ist schnelles Handeln gefragt. Werden nicht sofort Rettungsmaßnahmen ergriffen, können Folgeschäden auftreten, z.B. Verkleben von Seiten, Schimmelpilzbefall nach Wasserschaden, Ausbleichen oder Verschmieren des Schriftbildes.

  • Rufen Sie uns schnellstmöglich an. Wir leiten unverzüglich die notwendigen Maßnahmen ein. Die beschädigten Akten müssen schnell getrocknet und gereinigt werden, um die enthaltenen Informationen anschließend sicher  scannen oder kopieren zu können.
  • Trocknen Sie Ihre Schadakten nicht selbst. Methoden wie Heißluftföhns oder ähnliches können zusätzlichen Schaden verursachen. Als Trocknungsmaßnahme wird von uns Gefriertrocknung angewendet, welche mehrere Tage in Anspruch nehmen kann. Auch bei Brandakten übernehmen wir die Reinigung der Unterlagen für Sie.  Zuerst wird eine manuelle Vorreinigung vorgenommen, dann folgt eine intensive Reinigung per Unterdruckabsaugung.

Ziel ist es in jedem Fall, alle einzelnen Dokumentenblätter in einen stabilen Zustand zu überführen, der das maschinelle Digitalisieren ermöglicht. Auch bei Schadakten ist es sehr wichtig, den Kontext und die Sortierung der Akten zu erfassen und in die digitale Form zu übertragen. Es soll gewährleistet sein, dass mit den digitalisierten Dokumenten genau so effizient gearbeitet werden kann, wie mit den ursprünglichen Originalen.

Vorbereitung für den Transport

Sie können bei durchnässten Dokumenten normale Umzugskartons mit Folie auskleiden und bis oben hin mit den Akten befüllen. Achten Sie auf stabile Ausfüllung, damit keine zusätzlichen Schäden durch Stapeln der Kisten entstehen können. Bei Schimmelpilzbefall müssen die betroffenen Unterlagen zusätzlich mit Schutzverpackung versehen werden. Eine Verteilung von Sporen und die damit verbundene Kontaminierung weiterer Räume oder Personen gilt es zu vermeiden. Es besteht akute Gesundheitsgefahr. Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, wir helfen bei der richtigen Verpackung von Schimmelakten und anderen Schadakten.

Brandstatistik: 2006 gab es in Deutschland über 187.000 Brände (Quelle: CTIF, Internationale Vereinigung der Feuerwehr- und Rettungsdienste). Auch wenn laut Stiftung Warentest (11/2002) nur 20 Prozent der Brände auf gewerbliche Räumlichkeiten fielen, waren dies immerhin noch über 100 Brände in Firmen oder Unternehmen pro Tag.

Spezialfall Insolvenzakten

Akten aus Insolvenzen müssen den gesetzlichen Vorschriften entsprechend teilweise noch für mehrere Jahre aufbewahrt werden. Die Einlagerung ist natürlich mit Kosten verbunden. Bei laufenden Insolvenzen kommt der Umstand hinzu, dass Gläubiger das Recht auf Einsicht in die Insolvenzakten beanspruchen können. So fällt regelmäßig zusätzlicher Aufwand durch Heraussuchen von Dokumenten, Transporte und Wiedereinlagerung an. Wenn keine Mitarbeiter mehr da sind, die sich im Aktenbestand auskennen, können die Vorteile digitalisierter Akten für besseren Zugriff sorgen. Die rechtskonforme Digitalisierung von Insolvenzakten ist eine platzsparende, zugriffsoptimierte Aufbewahrungsalternative. Wir beraten Sie gern dazu.


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