Tägliche Dienstleistungen | Digitalisierung Posteingang

Um die Vorteile digitaler Archive konsequent zu nutzen, müssen auch neue, bzw. regelmäßig anfallende Dokumente schnell digitalisiert werden. Beispiele hierfür sind das Scannen laufender Belege und der digitale Posteingang.

Digitalisierung Posteingang

Servicevertrag oder auf Abruf

Tägliche Dienstleistungen können im Rahmen eines Servicevertrags oder auf Bestellung stattfinden und zu einem selbstverständlichen, automatisieren Verfahren werden. Wir möchten auf die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen bestmöglich eingehen und richten uns nach Ihren Bedürfnissen ein. Abholtermine sind individuell vereinbar. Belege werden nach Ihren Vorgaben digitalisiert.

Laufende Belege scannen

Täglich fallen Rechnungen, Lieferscheine, Quittungsbelege oder Geschäftskorrespondenzen an. Diese können  zu fixen Terminen von uns abgeholt werden. Wir digitalisieren die Unterlagen zügig, meist innerhalb von 24 Stunden, und stellen Ihnen die digitalen Daten für Ihr elektronisches Archiv zur Verfügung.

Digitaler Briefkasten, elektronischer Posteingang

Die automatisierte Posteingangsbearbeitung stellt ein mächtiges Mittel zur Optimierung von betriebsinternen Abläufen dar. In Kombination mit den Vorteilen digitaler Archive lassen sich besonders effiziente Workflows etablieren, die viel Arbeitszeit einsparen und gleichzeitig zu schnellerer Bearbeitung von Vorgängen führen.

Die digitalisierten Postsendungen können den zuständigen Abteilungen bzw. Mitarbeitern zugeordnet werden. Über personalisierte Zugänge zum Posteingangsserver hat jeder Mitarbeiter Zugriff auf seine Post. Der Posteingang kann mehrmals täglich aktualisiert werden. Ihre Mitarbeiter können schneller und direkter auf Anfragen reagieren. Post- und E-Mail-Bearbeitung verschmelzen zu einem Arbeitsablauf.

Der digitale Posteingang im Detail:

  • mehrmals tägliche Entgegennahme Ihrer Tagespost
  • Einscannen der geschlossenen Umschläge
  • Onlinebenachrichtigung über neu eingetroffene Sendungen, inkl. Abbild der Umschläge
  • Auf Anforderung: Öffnen der Postsendung und vollständiges Einscannen der Inhalte
  • Bereitstellen der digitalisierten Dokumente auf einem geschützten, weltweit erreichbaren Onlineserver
  • Einspeisen der digitalisierten Dokumente in Ihr digitales Archiv
  • Auf Wunsch: OCR-Konvertierung der Inhalte für voll durchsuchbare Dokumente
  • Sammeln und Archivieren des Postguts
  • auf Wunsch: Zusendung des Postguts an Ihre Adresse
  • auf Wunsch: Vernichtung des Postguts unter datenschutzkonformen Bedingungen

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