Ersetzendes Scannen Revisionssicher Scannen
nach BSI TR-03138

Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung werden immer mehr Papierbestände eingescannt und vernichtet, um den Massen an Papierdokumenten zu entkommen. Durch den Scanprozess nach BSI TR-03138 (RESISCAN) ermöglichen wir Ihnen die ordnungsgemäße und rechtssichere Umwandlung Ihrer Papierdokumente. Besonders im Bereich Justiz, Verwaltung, Wirtschaft und Gesundheit wird der revisionssichere Scanprozess benötigt.

Was ist das ersetzende Scannen | TR-RESISCAN?

Die TR-RESISCAN zielt auf eine Steigerung der Rechtssicherheit im Bereich des ersetzenden Scannens ab. Unter ersetzendem Scannen wird der Vorgang der elektronischen Erfassens von Papierdokumenten mit zeitnaher anschließender Vernichtung der Original-Scanvorlage verstanden.

Die Dokumente können in Farbe oder in Graustufe gescannt werden. Auch besteht die Möglichkeit die Dateien als durchsuchbare PDF/A-Datei zu erhalten.

Schaubild zum Scanprozess nach TR-RESISCAN
Schaubild zum Scanprozess nach TR-RESISCAN

Was bedeutet revisionssicher?

Beim täglichen Dokumentenmanagement ist ein wichtiger Aspekt die Nachvollziehbarkeit der Historie von Dokumenten, sowie der Schutz vor Manipulation. Wir bieten Ihnen die Möglichkeit Ihre Dokumente revisionssicher zu archivieren.

Eine Digitalisierung ist dann revisionssicher, wenn die entstehenden Dateien in unveränderlicher und verfälschungssicherer Form gespeichert werden, dass bedeutet es besteht keine Möglichkeit mehr die Dateien zu manipulieren. Der Datensatz wird dann revisionssicher verwahrt, muss aber jederzeit abrufbar sein. Neben den genannten Kriterien kommt noch hinzu, dass die Dateien vor Verlust gesichert und maschinell ausgewertet können.

Vorgang revisionssicher Scannen

Als erster Schritt beim TR-RESISCAN steht die Strukturanalyse, in der die IT-Systeme, Anwendungen und Netzwerke beschrieben werden. Danach erfolgt die Schutzbedarfanalyse der im Scanprozess entstehenden Dateien. Dort unterscheidet man die drei Klassen „normal“, „hoch“ und „sehr hoch“. Basierend auf der Analyse werden die notwendigen organisatorischen, personellen und Technische Maßnahmen festgelegt. Aus der Einstufung leiten sich dann die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen ab die für das erreichen, des jeweiligen Schutzniveaus erforderlich sind.

Schaubild zu den notwendigen Analysen

Richtlinien beim TR-RESISCAN

Da beim ersetzenden Scannen eine spätere Vernichtung der Originaldokumente ermöglicht wird, ist es besonders wichtig den rechtlichen Rahmen einzuhalten. Das Ganze wird über die ,,Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD gereglt.

Diese gibt vor, dass beim revisionssicheren Scannen eine Verfahrensdokumentation angelegt wird. Darin sind alle Verfahren und Maßnahmen, für das ersetzende Scannen und anschließende elektronische Aufbewahrung inklusive Vernichtung der originalen Papierbelege festgelegt.

Schaubild zum Scanprozess nach TR-RESISCAN
Schaubild zum Scanprozess nach TR-RESISCAN

Zusätzlich wurde vom Bundesamt für Sicherheit die BSI TR-03138 ,,Ersetzendes Scannen (RESISCAN) Richtline entworfen, welche einen Handlungsleitfaden anbietet zur sicheren Gestaltung der Prozesse für das revisionssichere Scannen.

 

Vorteile des ersetzenden Scannens

  • Revisionssicher
  • Platzersparnis
  • einfaches Wiederfinden
  • Prozesskontrolle
  • Digitale Signaturlösung

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