Ablauf eines Scan-Projekts

Mit unserem erprobten und effizienten Ablaufprozess unterstützen wir Sie bei Ihrem Scan-Projekt vom Aktentransport bis zur zertifizierten Aktenvernichtung.

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Ablauf Scan Projekt IconWie wird der Ablauf eines Scan-Projekts geplant und organisiert?

Welche begleitenden Scan-Leistungen erhalten Sie durch uns als Scan-Dienstleister?

Welche Dokumente können digitalisiert werden?

Hier finden Sie Antworten rund um die passgenaue Organisation und mögliche begleitende Leistungen bei der Realisierung Ihres Scan-Projekts.

Ihr Scan Projekt wird von uns im Vorfeld mit Ihnen exakt und detailliert unter Beachtung Ihrer Anforderungen und Wünsche abgestimmt. Neben der organisatorischen und technischen Vorgehensweise gehört dazu auch der Schutz Ihrer Daten. Wir schließen mit Ihnen eine Geheimhaltungsvereinbarung und einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO (AV-Vertrag). Anschließend erstellen wir Probe-Scans bzw. eine Testdigitalisierung und bitten Sie zu prüfen, ob die Scan-Qualität Ihren Erfordernissen entspricht. Nach Ihrer Freigabe kann Ihr Scan-Projekt starten.

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Übersicht Dokumente scannen

Alles, was auf Papier vorliegt, kann zur Archivierung digitalisiert werden. Sie entscheiden, für welche Bereiche Ihres Unternehmens ein elektronisches Archiv vorteilhaft ist. Hier erhalten Sie eine Übersicht, welche Akten, Dokumente und Unterlagen wir für Sie scannen und digitalisieren können. Lassen Sie sich gern von uns dazu beraten.

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Aktentransport

Sie bestimmen, welche Akten und Dokumente durch Scannen digitalisiert werden sollen. Wir organisieren den Aktentransport und holen Ihre Unterlagen bundesweit per Direktfahrt und natürlich datenschutzkonform von Ihrem gewünschten Standort ab. Bei Bedarf übernehmen wir auch das sichere Erfassen und Verpacken Ihrer Aktenordner mit entsprechenden Erfassungslisten.

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Scan on Demand

„On demand“ – „auf Verlangen“, „nach Abruf“ oder „auf Bestellung“ –, in unserem Fall Scan on Demand, bedeutet also Scan nach Abruf bzw. Scan auf Verlangen. Diese Option der flexiblen Digitalisierung bieten wir Ihnen an, wenn Sie auf bestimmte, uns zur Digitalisierung überlassene Dokumente innerhalb kurzer Zeit zugreifen möchten. Diese werden dann von uns priorisiert verarbeitet und Ihnen zur Verfügung gestellt.

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Datenerfassung und Datenindexierung

Die manuelle oder automatische Datenerfassung und Datenindexierung erfolgt gemäß Ihren Anforderungen und gewünschten Spezifikationen, um Ihren internen digitalen Ablauf abzubilden und das schnelle und effiziente Auffinden von digitalen Daten und Informationen zu ermöglichen. Das schließt auch die Vorgaben Ihres Dokumentenmanagementsystems (DMS) ein.

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Belegaufbereitung

Vor der Verarbeitung werden die Dokumente für den Scan-Vorgang möglichst optimal vorbereitet. Die einzelnen Papierblätter werden aus den Aktenordnern oder dem Hängeregister entnommen und von Heftklammern, Tackernadeln, Haftnotizen und Ähnlichem befreit. Haftnotizen werden auf Wunsch an einer freien Stelle des Blattes wieder angebracht, um Informationsverlust zu vermeiden.

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Scan-Technik

Unser Scan-Equipment muss nicht nur unseren eigenen hohen Qualitätsstandard erfüllen, sie muss vor allem den Qualitätsansprüchen unserer Kunden gerecht werden. Deshalb setzen wir Hochleistungsscanner der Spitzentechnologie ein, die mit Hochleistungskameras scannen und mit mehreren Ultraschallsensoren ständig den korrekten Scan-Vorgang prüfen.

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Datenausgabe

Wir scannen Ihre Daten in den gängigen Archivformaten PDF/A, PDF und TIFF sowie alternativen Formaten wie JPG, JPEG und CSV. In Absprache mit Ihnen passen wir die Datenausgabeformate Ihren Anforderungen an, z. B. für die Nutzung in Ihrem bestehenden Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder größenoptimiert für web-basierte Anwendungen.

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Aktenvernichtung

Manche Akten und Dokumente werden nach der Digitalisierung nicht mehr physisch benötigt. Als begleitende Scan-Leistung bieten wir Ihnen auch die Aktenvernichtung an. Selbstverständlich wird diese erst nach der Prüfung der digitalisierten Dokumente und Ihrer Vernichtungsfreigabe durchgeführt. Sie erhalten stets ein Vernichtungszertifikat nach DIN 66399.

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