Scan on Demand - Scannen auf Abruf
Der Scan on Demand Service bietet Ihnen die Möglichkeit innerhalb kurzer Zeit die entsprechende Akte zu scannen und digital zu archivieren. Eine effiziente und flexible Option: Digitalisierung mit Scan nach Abruf. Mit unserem Scan-on-Demand-Service für dringend benötigte Akten bieten wir Ihnen den erforderlichen Freiraum für die sichere Dokumenten-Digitalisierung und zugleich eine unterbrechungsfreie Organisation Ihres Unternehmensablaufs.
Was bedeutet Scan on Demand?
On demand – „auf Verlangen“, „nach Abruf“ oder „auf Bestellung“ –, in diesem Fall Scan on Demand, heißt also Scan nach Abruf bzw. Scan auf Verlangen. Diese effiziente Option der flexiblen Digitalisierung bietet Ihnen unser Scan-Service an, wenn Sie auf bestimmte, uns zum Archivieren und Digitalisieren überlassene Unterlagen und Dokumente innerhalb kürzester Zeit zugreifen möchten. Diese werden dann von uns kurzfristig und priorisiert digitalisiert und Ihnen digital zur Verfügung gestellt.
Wie ist der Ablauf von Scan on Demand?
Unser Scan-Service bietet Scan on Demand mit zwei flexiblen Optionen an. Bei beiden verfolgen wir eine effiziente und wirtschaftliche Zielsetzung für Ihr Scan-on-Demand-Projekt. Denn nicht immer erscheint es als sinnvoll und wirtschaftlich, alle Akten aus Ihrem Aktenarchiv zu scannen und dadurch digital verfügbar und abrufbar zu machen.
Unternehmensinterne Digitalisierungskonzepte und Projektplanungen für das papierlose Archiv befassen sich bereits in der Planungsphase mit der Fragestellung, welche Akten grundsätzlich zu digitalisieren sind. Eine wichtige Entscheidungsgrundlage für Scan on Demand können z. B. die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen sein. Oder die Frage, ob es möglich ist, aktive Akten, Ordner und Dokumente an einen externen Scan-Dienstleister zur Digitalisierung zu übergeben, obwohl Ihr Team mit einigen davon täglich arbeiten muss.
1. Digitalisierung Ihrer Akten mit Scan-on-Demand-Service – benötigte Akten vorab scannen
Bei dieser Option erfolgt der Aktentransport sicher, fachgerecht und unter Einhaltung des Datenschutzes von Ihrem Standort zur professionellen Digitalisierung in unsere Betriebsräume.
Beim Eingang in unser Haus werden die Akten und Archivboxen für die interne Dokumentation mit QR-Codes bestückt, die eindeutige, detaillierte und Ihrem Auftrag zugeordnete Informationen enthalten.
Danach senden wir Ihnen ein Sichtungsprotokoll sowie eine Empfangsbestätigung mit entsprechenden Angaben bezüglich der Anzahl an Archivboxen und deren Inhalt sowie eine indexierte digitale Liste der Ordnerrückenbezeichnungen.
Mit unserer langjährigen Erfahrung und hoch motiviert, unsere internen Prozesse stets hinsichtlich ihrer Effektivität zu prüfen und den Auftragsdurchlauf zu optimieren, können Sie sicher sein: Alle Ihre bei uns befindlichen Akten und Archivboxen sind in guten Händen und werden inkl. der Ordnerrückenbeschriftungen zuverlässig und fachgerecht digital erfasst. Wir garantieren Ihnen, aus Ihrem bei uns befindlichen Bestand von bis zu 1.000 Akten innerhalb von ein bis zwei Stunden die Digitalisierung und Übergabe einzelner angeforderter Akten zu realisieren.
Ein Beispiel für Scan on Demand
Wir scannen gerade Ihren Bestand an Mieterakten. Nun benötigen Sie dringend eine bestimmte Mieterakte .
Sie kontaktieren uns per E-Mail oder Telefon und übermitteln uns entweder die von uns vergebene interne Nummer aus unserer Empfangsbestätigung für die entsprechende Mieterakte oder Ihre interne Mieternummer.
Innerhalb von ein bis zwei Stunden erhalten Sie mit unserem Scan-Service Scan on Demand die gewünschte Akte oder einige Belege daraus auf digitalem Weg über unser eigenes SSL-verschlüsseltes A8-Datenportal .
2. Archivierung Ihrer Akten mit Scan-on-Demand–Service – nach Abruf digitalisieren
Wenn Ihre Akten, Ordner und Dokumente extern gelagert und archiviert sind, wird erst bei tatsächlichem Bedarf innerhalb kurzer Zeit die entsprechende Akte oder der benötigte Vorgang mit unserem Service Scan on Demand gescannt.
Die anderen Akten werden nicht digitalisiert und bleiben sicher archiviert, bis ein Scan-Auftrag durch Sie erteilt wird.
Auch bei dieser Option versehen wir Ihre Akten intern mit QR-Codes und dokumentieren alle diesbezüglichen Kenndaten. Sie erhalten eine detaillierte digitale Auflistung der Akten mit entsprechendem Sichtungsprotokoll und Einlagerungsbestätigung.
Wissenswertes zu Scan on Demand
1. Was bedeutet „Scan on Demand“?
- Digitalisierung von spezifischen Dokumenten auf Anfrage.
- Bereitstellung innerhalb kurzer Zeit über sichere Datenportale.
- Schnelle und flexible Lösung für archivierte Unterlagen.
Erläuterung: Mit „Scan on Demand“ erhalten Unternehmen schnellen Zugriff auf benötigte Dokumente, ohne ganze Archive zu digitalisieren.
2. Wie funktioniert der „Scan on Demand“-Service?
- Archivierte Akten werden intern dokumentiert und mit QR-Codes versehen.
- Angeforderte Dokumente werden innerhalb von 1-2 Stunden digitalisiert.
- Digitale Bereitstellung erfolgt über SSL-verschlüsselte Datenportale.
Erläuterung: Der Service stellt sicher, dass wichtige Dokumente schnell und sicher verfügbar sind.
3. Welche Vorteile bietet „Scan on Demand“?
- Schneller Zugriff auf relevante Dokumente bei Bedarf.
- Kosteneinsparung durch Verzicht auf vollständige Digitalisierung.
- Unterbrechungsfreie Organisation des Geschäftsablaufs.
Erläuterung: „Scan on Demand“ ist eine wirtschaftliche und flexible Lösung für Unternehmen.
4. Für welche Unternehmen eignet sich „Scan on Demand“?
- Unternehmen mit archivierten Dokumenten, die gelegentlich benötigt werden.
- Organisationen, die gesetzliche Aufbewahrungsfristen berücksichtigen müssen.
- Betriebe mit häufigem Zugriff auf aktive Akten.
Erläuterung: Dieser Service ist ideal für Unternehmen, die einen schnellen Zugriff auf einzelne Dokumente benötigen.
5. Wie wird die Sicherheit der Dokumente beim „Scan on Demand“ gewährleistet?
- Einhaltung der DSGVO und anderer Datenschutzvorgaben.
- Sicherer Transport der Akten mit interner Dokumentation.
- Digitale Bereitstellung über SSL-verschlüsselte Datenportale.
Erläuterung: Die Sicherheit sensibler Daten hat bei diesem Service oberste Priorität.
6. Welche Optionen gibt es beim „Scan on Demand“-Service?
- Option 1: Vorab-Digitalisierung der Akten für zukünftige Abrufe.
- Option 2: Digitalisierung nach Abruf direkt aus dem Archiv.
Erläuterung: Die Flexibilität der Optionen ermöglicht eine Anpassung an spezifische Geschäftsbedürfnisse.
7. Wie schnell sind die angeforderten Dokumente verfügbar?
- Bereitstellung erfolgt in der Regel innerhalb von 1-2 Stunden.
- Hängt von der Menge und Komplexität der angeforderten Dokumente ab.
Erläuterung: Die Geschwindigkeit des Services garantiert minimalen Unterbrechungen im Arbeitsablauf.
8. Wie kann eine Anfrage für „Scan on Demand“ gestellt werden?
- Anforderung per E-Mail oder Telefon mit Angabe der Referenznummer.
- Bereitstellung erfolgt direkt nach interner Verarbeitung der Anfrage.
Erläuterung: Die einfache Kommunikationsstruktur ermöglicht einen schnellen und effizienten Abruf der Dokumente.
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