Digitale Dokumenten­erfassung

Was Sie zum Thema digitale Dokumentenerfassung wissen sollten

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Digitale Dokumentenerfassung IconDokumente professionell digital erfassen

Um die komplexen Beziehungen von Dokumenten für ein datenbankbasiertes System oder für Ihren internen digitalen Ablauf abzubilden, müssen für digitalisierte Dokumente zusätzliche Informationen erfasst werden. Diese digitalen Informationen können bereits in der Dateibenennung enthalten sein oder als Zusatzinformationen im digitalen Dateiformat (PDF) verankert werden.

Datenerfassung am Laptop

Bei der digitalen Dokumentenerfassung ist es sehr hilfreich, wenn die für die Dateibenennung benötigten Informationen, wie Kundennummer, Projektname, Mieternummer, Auftragsnummer oder Patientenname, in einer digitalen Indexliste vorliegen. Auch wenn diese Informationen in den Dokumenten nicht digital vorliegen, werden diese Daten von uns digital erfasst.

Wir machen es möglich, bestimmte Informationen beim Scanvorgang digital zu separieren und diese sowohl für die Dateibenennung zu verwenden als auch in externe digitale Listen, z. B. in einer Excel-Datei, zu übertragen. So können wir z. B. bei Arbeitsverträgen, Kundenaufträgen oder Autorenverträgen bestimmte von Ihnen gewünschte Informationen, wie Datum, Betreffzeile und Autorennamen, festhalten und für die digitale Dokumentenerfassung verwenden.

Auch in der Papierwelt sind Dokumente strukturiert und organisiert. So befindet sich ein Dokument nicht irgendwo, sondern in einer bestimmten Abteilung des Unternehmens, wo es in einem Aktenordner abgeheftet ist, der mit einer eindeutigen Beschriftung versehen in einem bestimmten Regal, zusammen mit ähnlichen Ordnern, aufbewahrt wird. Diese Beziehungen werden in die digitale Welt übertragen.

Digitale Dokumentenerfassung am PC

Durch die Digitalisierung der Daten können sogar noch weitere Beziehungen abgebildet werden, z. B. Verknüpfungen mit anderen Vorgängen des gleichen Kunden, der gleichen Abteilung oder mit ähnlichem Inhalt. Zusatzdaten werden als Metadaten zu den Dokumenten gespeichert. Die Erfassung erfolgt idealerweise direkt vor dem Scan-Vorgang.

Adäquat zum verwendeten Dokumentenmanagementsystem (DMS) erstellen wir bei Bedarf Indizes, die zusammen als digitale Dokumentenerfassung eingespeist werden können.

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