Patientenakten scannen und digital archivieren

Zuverlässig gescannt und digital archiviert – so senken Sie die hohen Kosten für die langjährige Aufbewahrung von Patientenakten. Sie greifen schnell und flexibel auf benötigte Informationen zu und sparen viel Platz.

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Patientenakten scannen IconWir scannen und digitalisieren Ihre Patientenakten

Patientenakten unterliegen einer enormen Aufbewahrungsfrist, sie müssen – so schreibt es der Gesetzgeber vor – 30 Jahre sicher und zugänglich aufbewahrt werden. Diese lange Verwahrungszeit erzeugt zusätzliche Aufwendungen. Sparen Sie diese Kosten für Verwaltung und analoge Ablagesysteme durch Scannen und digitale Archivierung Ihrer Patientenakten. In jedem Fall müssen für die hochsensiblen und schutzbedürftigen Daten besondere gesetzliche Vorschriften beachtet werden.

Wir scannen und digitalisieren Ihre Patientenakten selbstverständlich gesetzeskonform. Sie erhalten ein digitales Archiv – unabhängig davon, ob Sie die digitalisierten Patientenakten inkl. EKG- und CTG-Befunden als Import in Ihre eigene Praxissoftware integrieren oder die Daten als ein elektronisches Archiv mit einer digitalen PDF-Verzeichnisstruktur verwenden möchten.

Regal voller medizinischer Dokumente

Scannen und Archivieren von Patientenakten als PDF-Verzeichnisstruktur

Beim Scannen von Patientenakten sind Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit unabkömmlich. Dies erfordert besondere Schutzmaßnahmen, vom Transport der Patientenakten über das Scannen der sensiblen und vertraulichen Unterlagen bis zur eventuell durchzuführenden datenschutzkonformen Aktenvernichtung inkl. Vernichtungszertifikat.

Bei der PDF-Verzeichnisstruktur wird jede Patientenakte als eine digitale Akte dargestellt. Die Benennung jeder digitalen Patientenakte erfolgt durch die Angaben zu Name, Vorname, Patientennummer und Geburtsdatum. Beinhaltet die analoge Akte auch Aufzeichnungen zu EKG oder CTG, werden diese unabhängig von ihrer Größe digitalisiert und zur digitalen Akte hinzugefügt. Auch die zugordneten Aufzeichnungen, Anamnesen, Befunde und Diagnosen werden dort jeweils digital abgebildet und gespeichert. Selbstverständlich können die digitalisierten Inhalte der Akte bei Bedarf in guter Qualität ausgedruckt oder digital versendet werden.

Wir erstellen Ihnen gern auch Ihre individuelle PDF-Datenstruktur für Ihre Patientenakten. Fragen Sie uns, wir beraten Sie gern!

Suchen von Diagnosen, Stichworten und weiteren Informationen in der digitalen Patientenakte

Grundsätzlich verschlagworten wir die digitalen Daten mit OCR | Texterkennung. Dadurch finden Sie maschinengeschriebene Texte und Begriffe innerhalb der digitalen Akte schnell und zuverlässig.

Rechtssicheres und ersetzendes Scannen von Patientenakten

Um rechtssicher Patientendokumente zu digitalisieren, bedarf es der Einhaltung zahlreicher Vorschriften und Regelungen, die die Beweiskraft der digitalisierten Dokumente absichern. Durch den Scanprozess nach BSI TR-03138 (RESISCAN) ermöglichen wir Ihnen die ordnungsgemäße und rechtssichere Umwandlung Ihrer analogen Patientendokumente in ein digitales Format.

Schublade mit Hängeregistern

Eine weitere Voraussetzung bei der digitalen Datenerfassung und Datenverarbeitung ist die exakte Einhaltung der einschlägigen und vorgegebenen Datenschutzbestimmungen. Ferner müssen bestimmte Vorgaben für den entsprechenden Schutzbedarf (normal, hoch und sehr hoch), für Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit vor dem Scanprozess auf Grundlage der Schutzbedarfsanalyse festgelegt und während des Arbeitsprozesses eingehalten werden.

Sie möchten Ihre aktuellen Patientendokumente gemäß TR-Resiscan rechtssicher digitalisieren? Wir stehen Ihnen für ein Beratungsgespräch gern zur Verfügung.

Prüfen Sie eine weitere Option für die Digitalisierung Ihrer aktuellen Patientendokumente:

Als Scan on Demand bieten wir Ihnen die Möglichkeit, innerhalb weniger Stunden aus von Ihnen dringend benötigten, bei uns befindlichen zu scannenden Patientenakten Diagnosen und Befunde priorisiert zu scannen. Sofort übertragen wir dann die digitalen Daten sicher über unser eigenes A8-Datenportal an Sie. Durch Scan on Demand haben Sie schnellen Zugriff auf dringend benötigte Akten.

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