Akten & Dokumente
professionell digitalisieren

Jetzt Vorteile der Dokumenten-Digitalisierung nutzen!

  • Buchhaltungsakten
  • Mieterakten
  • Bauakten
  • Personalakten
und vieles mehr...
Bildschirm zeigt einen Stapel Aktenordner
Akten & Dokumente
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Express-Service
Scannen | Digitalisieren

Wenn es schnell gehen muss und
die Deadline näher rückt

  • Schneller Vorgang
  • Rundumpaket
  • Individuelle Beratung
  • Innerhalb kurzer Zeit
Ein großer Stapel Aktenordner
Express
Scannen lassen
Großformate scannen
und digital archivieren

Dokumente bis 1,15 m Breite
(DIN A0++) und 20 m Länge scannen

  • Technische Zeichnungen
  • Baupläne
  • Historische Karten
  • Landkarten
und andere Großformate ...
Großformat-Scanner
Dokumente digital
Archivieren
Scannen vor Ort
Mobile Digitalisierung

Zuverlässige, diskrete und
professionelle Vor-Ort-Digitalisierung

  • Direkte und effiziente Kommunikation
  • Datenschtz und Geheimhaltung
  • Qualitätskontrolle und sofortige Nutzung
  • Zugriff auf Originale jederzeit möglich
  • Regelmäßiger Scan-Service vor Ort
Lächelnde Frau hält Dokumentenmappe
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Akten digitalisieren | Dokumente digital archivieren | Express Scannen lassen

Wir sind ein spezialisiertes Berliner Unternehmen für die Digitalisierung und digitale Archivierung von: Notarverträgen, Urkunden, Patientenakten, Personalakten, Mieterakten, Buchhaltungsakten, Scannen von Plänen, Bauzeichnungen, technischen Dokumentationen. Bei allen o.a. Scanleistungen bieten wir zusätzlich eine OCR-Texterkennung an.

Fast alles in Papierform lässt sich durch Scannen digitalisieren. Wir sind Ihr Ansprechpartner für Dokumentendigitalisierung, Scandienstleistung und begleitende Maßnahmen, wie Transport, Aktenvernichtung oder elektronischem Dokumentenmanagement (DMS).

Scamax Hochleistungsscanner

Professionell Scannen Digitalisieren lassen

Aktenschrank mit Hängeregistern

Digitale Akten-Archivierung

Mann arbeitet mit Grundrissplan

Großformate scannen Baupläne | Zeichnungen

Scangerät in Nahaufnahme

Scannen vor Ort | mobile Digitalisierung

Buchscanner im Einsatz

Bücher scannen und digitalisieren lassen

Papierschnipsel vernichteter Dokumente

Aktenvernichtung mit Vernichtungszertifikat

Hände tippen auf Tastatur

Professionelle Datenerfassung

Laptop-Bilschirm zeigt E-Mail-Eingang

Digitaler Posteingang

Sicher im Umgang

Alle Prozesse der Dokumenten-digitalisierung unterliegen strengen Datenschutzrichtlinien.

Universell verfügbar

Dokumente gleichzeitig nutzen. Problemlos online verschicken. Bei Bedarf einfach ausdrucken.

Mobiler Scanservice

Auf Wunsch digitalisieren wir Ihre Dokumente mit unseren Scannern direkt in Ihrem Hause – deutschlandweit.

Leicht zu nutzen

Computer an und los gehts. Kein Heraussuchen und kein Transport nötig. Auf Knopfdruck verfügbar.

Sicher im Umgang

Alle Prozesse der Dokumenten-digitalisierung unterliegen strengen Datenschutzrichtlinien.

Universell verfügbar

Dokumente gleichzeitig nutzen. Problemlos online verschicken. Bei Bedarf einfach ausdrucken.

Durch Aktendigitalisierung
mehr Platz für Freiraum

Akten müssen nicht viel Platz wegnehmen. Lassen Sie Ihre Unterlagen durch optische Zeichenerkennung (OCR) in volltext­durchsuchbare PDF-Dateien digitalisieren und archivieren.

Wir können scannen:

  • Personalakten
  • Bauakten
  • Mieterakten
  • Maschinenakten
  • Aktenarchivs
  • Buchhaltungsakten
Mann arbeitet mit Grundrissplan

Scannen von Großformaten
Bauzeichnungen und Bestandsplänen

Alles, was auf Papier vorliegt, kann für ein elektronisches
Archiv digitalisiert werden.

  • Pläne und technische Zeichnungen
  • Flurkarten, historische Karten und Landkarten
  • Großformate bis 1,15 m Breite (DIN A0++)

Mehr zum Thema Großformat-Scan

Wir nehmen uns Zeit für Sie

Ab dem Zeitpunkt des ersten Kontakts steht Ihnen ein persönlicher Berater zur Seite. Ihr Ansprechpartner unterstützt Sie in allen Fragen zu Ihrem Digital­isierungs­projekt, damit Sie das optimale Ergebnis erhalten. Gerne kommen wir zu Ihnen und besichtigen Ihre Akten und Dokumente für die Erstellung eines konkreten und auf Ihre Anforderungen zugeschnittenen Angebots.

Sicher Akten digitalisieren!

Dokumente und Akten müssen nicht viel Platz wegnehmen. Lassen Sie Ihre Unterlagen in volltextdurchsuchbare (OCR) PDF-Dateien digitalisieren und archivieren. Wir bearbeiten Ihre Unterlagen stets unter hohen Sicherheitsaspekten und Datenschutzrichtlinien.


Welche Dokumente
können gescannt und archiviert werden?

Alles, was auf Papier vorliegt, kann für ein elektronisches Archiv digitalisiert werden.

  • Einzeldokumente, alle Größen
  • Laufende Belege
  • Dokumentsammlungen
  • Posteingang
  • Aktenarchiv
  • Bücher

Mehr zum Thema Scanvorlagen

Ein großer Stapel Dokumente

Digitalisierung und Scannen
Durch unseren Hochleistungsscanner

Mit unseren modernen Scannern und erfahrenen Fachkräften, bieten wir Ihnen eine professionelle Scanleistung mit ausgezeichneter Qualität an.

Ein professioneller Hochleistungs-Scanner

FAQ | Häufig gestellte Fragen

Welche Vorteile bringt eine Digitalisierung meiner Geschäftsunterlagen, wie Akten, Dokumente oder Belege?
  • Einsparen des Platzbedarfs bis zu 99%
  • Zugriff auf die gewünschten Informationen in Sekundenschnelle
  • Höhere Datensicherheit – Schutz vor Verlust oder Zerstörung
  • Kostenreduktion aufgrund vereinfachter Prozesse
  • Investition in die Zukunft
Welche Vorbereitungen treffe ich, sodass meine Akten und Dokumente problemlos digitalisiert werden können?

Grundsätzlich bereiten wir die kompletten Dokumente für die Digitalisierung vor. Um Kosten und Zeit zu sparen wäre es von Vorteil, wenn überflüssige Tackernadeln, Büroklammern und Post-its beseitigt würden. Die Erstellung einer Index-Liste für die Datei-Benennung führt ebenfalls zur Erleichterung der Datenübergabe in der gewünschten Ordnung gemäß der betriebsinternen Prozesse.

Wie lange dauert die Digitalisierung eines A4-Aktenordners?

Die Beantwortung dieser Frage ist abhängig von verschiedensten Faktoren. Entscheidend ist der allgemeine Zustand des Inhaltes des Ordners. Für einen kleinen Überblick, folgend zusammengefasst der Arbeitsablauf:

  • Sichtung der Akte für die Indexierung
  • Aufbereitung der Akte, z.B.: Klammern entfernen & eingerissene Seiten reparieren
  • Scanvorgang an sich
  • Zusatzleistungen, z.B. manuelle Leerseitenlöschung sowie manuelles Drehen der Seiten in Leserichtung
  • OCR – Texterkennung
  • Datenspeicherung

Nach der ersten Sichtung und internen Analyse der zu scannenden Unterlagen können wir eine Aussage dazu treffen, welchen Zeitraum die Digitalisierung in Anspruch nehmen wird.

Wie sicher sind die Daten während der Digitalisierung?

Hierzu arbeiten wir mit einem technischen und organisatorischen Maßnahme-Katalog*. In Anlehnung an die Vertraulichkeit gem. Art. 32 Abs. 1 DSGVO definieren wir folgende Maßnahmen:

  • Zutrittskontrolle
  • Zugangskontrolle
  • Zugriffskontrolle
  • Trennungskontrolle
  • Pseudonymisierung
  • Weitergabekontrolle
  • Eingabekontrolle
  • Verfügbarkeitskontrolle
  • Datenschutz-Management
  • Auftragskontrolle

*Ein entsprechendes Dokument, zu den oben aufgeführten Punkten, erhalten Sie bei der Erteilung eines Auftrages.

Können Dokumente & Akten im Unternehmen gescannt werden?

Ja, und in Absprache und Analyse der betrieblichen Gegebenheiten Ihres Unternehmens stehen uns die technischen Mittel für den Vor-Ort-Scan-Service für folgende Dokumente zur Verfügung:

  • Großformate – Baupläne
  • Pläne
  • Bauzeichnungen
  • Akten gängiger Art, wie: Patienten-Akten, Personalakten, Mieterakten oder Buchhaltungsakten
  • Bücher
  • Zeitschriften
  • u.v.m. auf Anfrage
Welche Formate können gescannt bzw. digitalisiert werden?

Grundsätzlich können alle gängigen Formate von Karteikarte bis A0 digitalisiert werden.

Welches Dateiformat eignet sich am besten für die Archivierung von Daten?

Bewährt hat sich zu mehr als 90% das PDF-Format, wobei Word, TIF und JPG ebenfalls als Format genutzt werden kann.

Können die Unterlagen nach der Digitalisierung vernichtet werden?

Ja, sofern die Dokumente keinen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen. Die Vernichtung erfolgt unter hohen Sicherheitsauflagen:

  • Dokumentierung der Vernichtung
  • Sicherer Transport in zugriffsgeschützten Datenschutzbehältern in neutralen Sicherheitsfahrzeugen
  • Durchführung der Dokumentenvernichtung nach den gesetzlichen Vorgaben (Bundesdatenschutzgesetz)
  • Aktenvernichtung gemäß DIN 32757
  • Aktenschreddern in den Sicherheitsstufen 3-4

Alle Akten und Dokumente werden mindestens in der Sicherheitsstufe 3 zerschreddert, also in Papierstreifen mit maximal 2 mm Breite zerkleinert. Besonders sensible Dokumente werden in der höheren Sicherheitsstufe 4 zu Schnipseln mit maximal 30 mm² Fläche zerkleinert.

Danach werden die Schredderpartikel vermischt und zu Blöcken mit einer Verdichtung von 20 zu 1 verpresst. Eine Rekonstruktion ist in diesem Zustand nicht mehr möglich. Die Blöcke werden anschließend der Müllverbrennung bzw. Recyclingindustrie zugeführt.

Ist es möglich während der Digitalisierung auf die Daten zuzugreifen?

Solch eine Möglichkeit besteht durch die Einrichtung eines SharePoints. Ein SharePoint stellt einen webbasierten Platz bereit, zu dem Benutzer Dokumente zum sofortigen Teilen mit anderen Personen hochladen und nutzen können.

Links zu geteilten Dokumenten oder Bereichen zur Zusammenarbeit können einfach per E-Mail versandt werden, was es für Benutzer einfach macht, schnell auf die gewünschten Dateien zuzugreifen.

Auch wir stellen Ihnen einen gesichterten hausinternen Portal-Zugang zur Verfügung.

„Wir haben vor kurzem für unserer Unternehmen ganz viele Unterlagen digitalisieren lassen. Die PDF-Textsuchfunktion ist super einfach und effektiv. Man findet alles ganz schnell wieder. Was für eine Erleichterung und effiziente Platzersparnis.“

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Mann trägt einen Stapel unterlagen

Wir nehmen uns Zeit für Sie.
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