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Wohin mit all den Akten?

Täglich wachsende Akten- und Dokumentenberge in Unternehmen beanspruchen Lagerkapazität und erschweren Recherche und Zugriff.

Die Lösung heißt:
Digitales Archiv

Digitale Archivierung ist platzsparend und stellt jedem Mitarbeiter alle Unterlagen sekundenschnell online zur Verfügung.

Gibt es das papierlose Büro?

Täglich werden Unternehmen von Papierdokumenten überflutet. Ob durch den Posteingang oder durch mehrfache Kopien gleicher Unterlagen.

Na klar, dank
Digitalisierung!

Täglich werden Unternehmen von Papierdokumenten überflutet. Ob durch den Posteingang oder durch mehrfache Kopien gleicher Unterlagen.

Wo sind nur meine Unterlagen?

Benötigte Unterlagen müssen zuerst gefunden werden. Recherchen in Aktenlagern oder in verschiedenen Abteilungen kosten Zeit.

Nicht suchen,
sondern finden.

Digital archivierte Dokumente sind dank Verschlagwortung und OCR-Texterkennung jederzeit schnell zu finden und voll durchsuchbar.

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Akten digitalisieren | Dokumente digital archivieren | Express Scannen

Wir sind ein spezialisiertes Berliner Unternehmen für die Digitalisierung und digitale Archivierung von:
Notarverträgen Urkunden Patienten-Akten Personalakten Mieterakten Buchhaltungsakten
Scannen von Plänen Bauzeichnungen technischen Dokumentationen

Bei allen o.a. Scanleistungen bieten wir zusätzlich eine OCR-Texterkennung an.
Express-Service-Deutschlandweit: Mobiler Scan-Service vor Ort.

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Leicht zu nutzen

Computer an und los gehts. Kein Heraussuchen und kein Transport nötig. Auf Knopfdruck verfügbar.

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Universell verfügbar

Dokumente gleichzeitig nutzen. Problemlos online verschicken. Bei Bedarf einfach ausdrucken.

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Sicher im Umgang

So gültig wie das Original, bei revisionskonformer Digitalisierung. Sicherungskopien immer möglich.

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Voll durchsuchbar

Volltextsuche (OCR) über viele Dokumente hinweg. Logisch verknüpft, dank Verschlagwortung.

Umfassender Kundenservice

Wir nehmen uns Zeit für Sie

Ab dem Zeitpunkt des ersten Kontakts steht Ihnen ein persönlicher Berater zur Seite. Ihr Ansprechpartner unterstützt Sie bis zum Erfolg in allen Fragen zu Ihrem Digitalisierungsprojekt, damit Sie das optimale Ergebnis erhalten. Gerne kommen wir zu Ihnen und besichtigen Ihre Akten und Dokumente für die Erstellung eines konkreten und auf Ihre Anforderungen zugeschnittenen Angebots. Auf Wunsch können wir Ihre Akten und Dokumente auch Vor-Ort digitalisieren.

Umfassender Kundenservice

Sicher Akten digitalisieren!

Dokumente und Akten müssen nicht viel Platz wegnehmen. Lassen Sie Ihre Unterlagen in volltextdurchsuchbare (OCR) PDF-Dateien digitalisieren und archivieren. Wir bearbeiten Ihre Unterlagen stets unter hohen Sicherheitsaspekten und Datenschutzrichtlinien. Fordern Sie jetzt ein kostenfreies Angebot an.

FAQ Häufig gestellte Fragen zur Digitalisierung …

Welche Vorteile bringt eine Digitalisierung meiner Geschäftsunterlagen, wie Akten, Dokumente
oder Belege?

Einsparen des Platzbedarfs bis zu 99%
Zugriff auf die gewünschten Informationen in
Sekundenschnelle
Höhere Datensicherheit – Schutz vor Verlust oder Zerstörung
Kostenreduktion aufgrund vereinfachter Prozesse
Investition in die Zukunft

Welche Vorbereitungen treffe ich, sodass meine Akten | Dokumente problemlos digitalisiert werden können?

Grundsätzlich bereiten wir die kompletten Dokumente für die Digitalisierung vor. Um Kosten und Zeit zu sparen wäre es von Vorteil, wenn überflüssige Tackernadeln, Büroklammern und Post-its beseitigt würden.
Die Erstellung einer Index-Liste für die Datei-Benennung führt ebenfalls zur Erleichterung der Datenübergabe in der gewünschten Ordnung gemäß der betriebsinternen Prozesse.

Wie lange dauert die Digitalisierung eines A4-Aktenordners?

Die Beantwortung dieser Frage ist abhängig von verschiedensten Faktoren. Entscheidend ist der allgemeine Zustand des Inhaltes des Ordners.

Für einen kleinen Überblick, folgend zusammengefasst der Arbeitsablauf:

Sichtung der Akte für die Indexierung
Aufbereitung der Akte, z.B.: Klammern entfernen & eingerissene Seiten reparieren
Scanvorgang an sich
Zusatzleistungen, z.B. manuelle Leerseitenlöschung sowie manuelles Drehen der Seiten in Leserichtung
OCR – Texterkennung
Datenspeicherung

Nach der Erstsichtung und der internen Analyse der zu scannenden Unterlagen, können wir eine Aussage treffen welchen Zeitrahmen die Digitalisierung in Anspruch nehmen wird.

Wie sicher sind die Daten während der Digitalisierung?

Hierzu arbeiten wir mit einem technischen und organisatorischen Maßnahme-Katalog.
In Anlehnung der Vertraulichkeit gem. Art. 32 Abs. 1 DSGVO definieren wir folgende Maßnahmen:

Zutrittskontrolle
Zugangskontrolle
Zugriffskontrolle
Trennungskontrolle
Pseudonymisierung
Weitergabekontrolle
Eingabekontrolle
Verfügbarkeitskontrolle
Datenschutz-Management
Auftragskontrolle

*Ein entsprechendes Dokument, zu den oben aufgeführten Punkten, erhalten Sie bei der Erteilung eines Auftrages.

Können Dokumente & Akten im Unternehmen gescannt werden?

Ja, und in Absprache und Analyse der betrieblichen Gegebenheiten Ihres Unternehmens stehen uns die technischen Mittel für den Vor-Ort-Scan-Service für folgende Dokumente zur Verfügung:

Großformate – Baupläne
Pläne
Bauzeichnungen
Akten gängiger Art, wie: Patienten-Akten, Personalakten, Mieterakten oder Buchhaltungsakten
Bücher
Zeitschriften
u.v.m. auf Anfrage

Welche Formate können gescannt bzw. digitalisiert werden?

Grundsätzlich können alle gängigen Formate von Karteikarte bis A0 digitalisiert werden.

Welches Dateiformat eignet sich am besten für die Archivierung von Daten?

Bewährt hat sich zu mehr als 90% das PDF-Format, wobei Word, TIF und JPG ebenfalls als Format genutzt werden kann.

Können die Unterlagen nach der Digitalisierung vernichtet werden?

Ja, unter hohen Sicherheitsauflagen:

Dokumentierung der Vernichtung
Sicherer Transport in zugriffsgeschützten Datenschutzbehältern in neutralen Sicherheitsfahrzeugen
Durchführung der Dokumentenvernichtung nach den gesetzlichen Vorgaben (Bundesdatenschutzgesetz)
Aktenvernichtung gemäß DIN 32757
Aktenschreddern in den Sicherheitsstufen 3-4

Alle Akten und Dokumente werden mindestens in der Sicherheitsstufe 3 zerschreddert, also in Papierstreifen mit maximal 2 mm Breite zerkleinert. Besonders sensible Dokumente werden in der höheren Sicherheitsstufe 4 zu Schnipseln mit maximal 30 mm² Fläche zerkleinert.

Danach werden die Schredderpartikel vermischt und zu Blöcken mit einer Verdichtung von 20 zu 1 verpresst. Eine Rekonstruktion ist in diesem Zustand nicht mehr möglich. Die Blöcke werden anschließend der Müllverbrennung bzw. Recyclingindustrie zugeführt.

Ist es möglich während der Digitalisierung auf die Daten zuzugreifen?

Solch eine Möglichkeit besteht durch die Einrichtung eines SharePoints. Ein SharePoint stellt einen webbasierten Platz bereit, zu dem Benutzer Dokumente zum sofortigen Teilen mit anderen Personen hochladen und nutzen können.

Links zu geteilten Dokumenten oder Bereichen zur Zusammenarbeit können einfach per E-Mail versandt werden, was es für Benutzer einfach macht, schnell auf die gewünschten Dateien zuzugreifen.

Auch wir stellen Ihnen einen gesichterten hausinternen Portal-Zugang zur Verfügung.

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