Aktentransport

Aktentransport zur Digitalisierung von Dokumenten und Unterlagen
Sicheres und fachgerechtes Verpacken und Transportieren

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Aktentransport IconPlanung und Durchführung des Aktentransports von Ihrem Aktenarchiv zu uns

Wir sorgen dafür, dass Ihre zu scannenden Akten und Unterlagen oder das komplette Aktenarchiv sicher, fachgerecht und unter Einhaltung des Datenschutzes von Ihrem Standort zur Digitalisierung in unsere Betriebsräume überführt wird.

Unser Team kümmert sich auf Wunsch auch um das Verpacken der Akten und Hängeregister sowie um die Beschriftung der entsprechenden Archivboxen.

Bereits in dieser Phase wird bei Bedarf mit der Registrierung und Dokumentation der globalen Aktenstrukturen begonnen, z. B. werden Regalnummern erfasst und Aktenordner entsprechend zugeordnet.

Dokumentation und Sichtungsprotokoll zu Ihren Akten

Nach dem Aktentransport in unsere Betriebsräume werden die Akten für die interne Dokumentation zuerst mit QR-Codes versehen, diese beinhalten digitale auftragsspezifische Informationen, die eindeutig Ihrem Auftrag zugeordnet sind. Bei Akteneingang erfolgt eine Sichtungskontrolle, dabei werden die angelieferten Akten geprüft und mit der Anzahl der an uns übergebenen Akten verglichen. Anschließend wird ein Sichtungsprotokoll erstellt und Sie erhalten eine Empfangsbestätigung mit detaillierter Auflistung der entsprechenden Archivboxen und Aktenordner.

Archivschränke mit Aktenordnern

Wenn Ihre Akten bereits in Archivboxen verpackt sind

Haben Sie die Akten selbst in Archivboxen verpackt oder wurden sie von Dritten für den Aktentransport vorbereitet, beginnen wir nach Eingang der Akten in unsere Betriebsräume mit der Dokumentation und erstellen das Sichtungsprotokoll.

Organisation per QR-Code beim Aktentransport
Datenabgleich für den Aktentransport
QR-Code und Datenabgleich für den Aktentransport

Aktentransport bundesweit per Direktfahrt

Ob 250 oder 2.500 Aktenordner – Datenschutz und sicherer Transport gehören zu den wichtigsten Säulen unseres Scan-Service. Für den Versand von Aktenordnern empfehlen wir Ihnen daher, nicht auf die gängigen Versanddienstleister zurückzugreifen. Wir holen Ihre Aktenordner bundesweit per Direktfahrt ab und garantieren, dass sie unversehrt und geschützt vor fremdem Zugriff bei uns ankommen.

Beschriftung einer Transportkiste

Abholung der durch Sie vorab selektierten Aktenordner

Möchten Sie nur ausgewählte Aktenordner zur Digitalisierung an uns senden und benötigen dafür Archivboxen, bringen wir die geeignete Transportausrüstung zum Abholtermin mit oder stellen sie Ihnen vorher zur Verfügung.

Transportfahrzeug für den Aktentransport
Blick an Hochhäusern hinauf

Alternativ zum Aktentransport bieten wir Ihnen unsere Option Scannen vor Ort an. Dabei müssen Ihre Akten Ihren Standort nicht verlassen. Wir kommen mit unserem Spezialequipment zu Ihnen und kümmern uns vor Ort um das Scannen und Digitalisieren Ihrer Akten und Dokumente.

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