Belegaufbereitung

Effiziente Aufbereitung durch digitale Protokollierung
Präzise Belegaufbereitung und Vorsortierung für den Scanvorgang

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Belegaufbereitung IconZuverlässige Aufbereitung Ihrer Akten für den Scan mit digitalem Protokoll

Bei der Digitalisierung Ihrer Akten achten wir bei jedem Arbeitsschritt auf gleichbleibend hohe Qualität. Um ein optimales Ergebnis bei der Digitalisierung zu erzielen, müssen die Akten entsprechend vorbereitet werden. Zunächst erfassen wir sie in unserem internen digitalen System. Jede Akte erhält einen QR-Code mit entsprechenden Verarbeitungsinformationen sowie eine interne Aktennummer. Die weiteren Arbeitsschritte wie Scannen, digitale Datenerfassung und Klassifizierung bis zur Aktenvernichtung werden exakt und detailliert digital protokolliert.

Durch diesen Workflow gewährleisten wir eine lückenlose und zuverlässige digitale Protokollierung.

Von der Entklammerung bis zur Vorsortierung

Als Vorarbeit vor dem Scanvorgang oder als Belegaufbereitung bzw. Aufbereitung bezeichnen wir Tätigkeiten wie das Entfernen von Büro- oder Heftklammern vom Aktenpapier, das Enttackern sowie das Vorsortieren des eigentlichen Inhalts.

Ein Stapel Dokumente zur Belegaufbereitung

Beim Scannen mit unseren Hochleistungsscannern können wir Formate von der Größe einer Visitenkarte (ca. 8,5 x 5,5 cm) bis zu DIN A3 mit automatischem Belegeinzug verarbeiten. Deshalb können wir auch verschiede Belegformate, ob DIN A6, DIN A5 oder DIN A4, in einem Durchgang scannen. Ein Vorsortieren oder das Aufkleben von DIN-A5-Belegen auf ein DIN-A4-Blatt ist nicht nötig. Voraussetzung ist jedoch, dass jedes Blatt als Einzelblatt vorliegt.

Gummibänder
Heftstreifen für die Belegaufbereitung
Gummibänder und Heftstreifen zur Belegaufbereitung

Bei diesem Arbeitsschritt wird der komplette Inhalt des Aktenordners entnommen. Die Belegaufbereitung erfolgt bei uns sehr präzise Blatt für Blatt unter Beibehaltung der ursprünglichen Reihenfolge.

Besteht der Wunsch nach bestimmten Vorsortierungen und Kategorisierungen der Dokumente, beachten wir dies bei der Belegaufbereitung und hinterlegen entsprechende QR-Codes. Unsere Scanner lesen die QR-Codes aus und benennen die digitalen Dateien nach den digital hinterlegten Informationen bzw. Dateinamen.

Worauf wir bei der Belegaufbereitung achten

Bestandteil der Aufbereitung ist, dass Heft- und Büroklammern entfernt werden, damit der Inhalt der Aktenordner als lose Blätter vorliegt. Haftnotizen (Post-its) werden vor dem Scanvorgang aussortiert, können auf Wunsch aber auch auf einer Leerseite fixiert und bei der Digitalisierung mit gescannt werden. Nach dem Scan-Vorgang wird der Inhalt der Akte wieder in der originalen Reihenfolge zusammengeheftet.

Rücksortierung 1:1 mit Wiederherstellung auf Kundenwunsch

Wir führen auf Wunsch alle Dokumente nach dem Scanvorgang wieder in den ursprünglichen Zustand zurück. Das schließt ein, dass alle Büroklammern, Folien, Post-its und Tackernadeln an der gleichen Position wieder angebracht werden.

Akten und Büroklammern
Büroklammern

Belegaufbereitung bei Mischakten inkl. Großformat

Enthalten bestimmte Akten, wie z. B. Bauakten, Projektakten oder Hausakten, auch großformatige Unterlagen, Bauzeichnungen und technische Dokumentationen, werden diese an unseren Großformat-Scannern mit optimalen Scanner-Einstellungen digitalisiert und in einem digitalen Unterordner gespeichert. Damit eine fortwährende lückenlose Digitalisierung gewährleistet ist, scannen wir auf Kundenwunsch zusätzlich den Plankopf als Platzhalter in DIN-A4-Format. Dadurch wird die exakte Position des Großformats unveränderbar in der digitalen Akte wiedergegeben.

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