Professionelle Beratung zum Scannen Ihrer Akten und Ordner
Die Umsetzung der Digitalisierung von papierbasierten Dokumenten und Akten kann eine komplexe Herausforderung für viele Unternehmen darstellen. Zugleich ist jedoch die Digitalisierung von Papierdokumenten von entscheidender Bedeutung, um die internen Geschäfts- und Verwaltungsprozesse effizient und wettbewerbsfähig zu gestalten. Die Digitalisierung von Papierdokumenten ermöglicht Unternehmen und Behörden, ihre Ressourcen effizienter zu nutzen und wertvolle Zeit zu sparen.
Mit unserer professionellen und individuellen Beratung für Ihr Digitalisierungsprojekt, bieten wir Ihnen umfassende Lösungen und Unterstützung an, diese Herausforderungen erfolgreich zu bewältigen.
DIGITALISIERUNGSPROJEKTE: ERFAHRUNG UND KOMPETENZ IN BERATUNG, AUSWAHL SCAN-STRATEGIE UND UMSETZUNG
Unsere Kompetenz und Erfahrung erstreckt sich insbesondere auf Beratung und Planung Ihres Digitalisierungsvorhabens, die professionelle Umsetzung der Digitalisierung von Papierdokumenten, TR-Resiscan konformen Scanprozess (Ersetzendes Scannen) sowie die präzise digitale Datenerfassung und Datenklassifizierung.
Wir begleiten Sie zuverlässig auf Ihrem Weg zur erfolgreichen Realisierung Ihres Digitalisierungsprojektes.
Als Ihr externer Scan-Dienstleister im Bereich der Digitalisierung und Scanservice von Belegen und Dokumenten sind wir Ihr idealer Partner für Ihr Unternehmen, Behörde und Institution.
1. ANALYSE IHRER PROJEKTSPEZIFIKATION UND ANFORDERUNGEN
Wir beginnen mit einer gründlichen Analyse Ihrer Projektspezifikation und Anforderungen, um Ihre speziellen Bedürfnisse mit für Sie maßgeschneiderten effizienten Lösungen zu erfüllen.
Hierbei gehen wir über die rein technischen Aspekte hinaus und betrachten auch Ihre geschäftlichen Ziele sowie Zeitpläne. Unser Team identifiziert präzise, welche Art von Dokumenten digitalisiert werden und achtet besonders auf die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben der Datenschutzbestimmungen.
Unsere Beratungsleistungen umfasst auch die detaillierte Projektabstimmung mit Ihnen und Ihrem Team, um den optimalen Projektablauf für die entsprechenden Anforderungen Ihres Digitalisierungsprojektes festzulegen. Dieser Schritt stellt sicher, dass alle Beteiligten auf derselben Seite sind und ein reibungsloser Prozess gewährleistet ist.
Die fundierte Analyse bildet den Grundstein für ein erfolgreiches Digitalisierungsprojekt, indem Ihre Erwartungen in jeder Hinsicht erfüllt werden.
2. DATENSCHUTZ UND DATENSICHERHEIT
Wir unterstützen Sie insbesondere bei der Digitalisierung sensibler personenbezogenen Daten und vertraulichen unternehmensinternen Informationen, die gesetzlichen Anforderungen der datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten.
Unsere Datenschutzmaßnahmen sind von höchster Priorität. Wir setzen bei Datenbereitstellungen fortschrittliche Verschlüsselungstechnologien ein. Interne Zugangskontrollen und Datenschutzprotokolle stellen sicher, dass die Integrität Ihrer Dokumente und Unterlagen während des gesamten Digitalisierungsprozesses gewahrt bleiben. Als externer Scan-Dienstleister verstehen wir die Wichtigkeit der Datensicherheit und des Datenschutzes. Wir sichern Ihnen zu, dass sämtliche digitalisierten Dokumente gemäß den strengen Datenschutzanforderungen und -richtlinien zu behandeln.
3. AUSWAHL DER SCANSTRATEGIE FÜR DIGITALISIERUNG IHRER PAPIERDOKUMENTE
Wir beraten Sie gern bei der Auswahl der Scanstrategie, die optimal auf die Anforderungen Ihres Projekts zugeschnitten ist. Unsere Priorität liegt darin, Ihre spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen bestmöglich zu erfüllen, um eine nahtlose Umsetzung Ihrer Scanstrategie erfolgreich zu ermöglichen und begleiten.
Grundsätzlich stehen Ihnen drei mögliche Optionen für die Digitalisierung Ihrer Papierdokumente zur Verfügung:
- Kopierend Scannen und Originale aufbewahren: Scannen und Aufbewahrung des Originals in einer hybriden Akte für die Verwendung einer digitalen Arbeitsversion der Dokumente.
- Ersetzendes Scannen (TR-Resiscan konform): Scannen mit zeitnaher Vernichtung der Originale.
- Ersetzendes Scannen (TR-Resiscan konform) mit Aufbewahrung ausgewählter Originale: Sehr wichtige Originaldokumente, wie Arbeitsverträge, Mietverträge werden trotz Ersetzendes Scannen vor dem Vernichten selektiert und im Original aufbewahrt.
• 3.1. KOPIEREND SCANNEN UND ORIGINALE AUFBEWAHREN:
Bei dieser Scanstrategie generieren Sie mit der Digitalisierung Ihrer Belge und Unterlagen eine digitale Arbeitsversionen Ihrer Dokumente. Durch die digitale Arbeitsversion kann Ihre interne Informationstransfer schneller und effizienter vollzogen werden. Auch kann die Kommunikation und Organisation innerhalb Ihrer Verwaltungsprozesse effektiver und vereinfachter gestaltet werden.
Beim „Kopierend Scannen“ verfolgen wir das Ziel, den Scanprozess so effizient und transparent wie möglich zu gestalten und sicherstellen, dass Ihre Dokumente präzise, datenschutzkonform und zuverlässig digitalisiert werden.
Deshalb bieten wir Ihnen unsere Beratungsleistung für die Vorbereitung und Organisation sowie Projektrealisierung einer umfassenden Scan-Dienstleistungen an. Diese Leistungen beinhalten u.a. von der Abstimmung und Abwicklung des sicheren Aktentransports unter Beachtung der erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen bis zur finalen Bereitstellung der verschlüsselten digitalen Daten.
Auch wenn Sie später entscheiden, die interne Digitalisierung neuer Dokumente dauerhaft durch Ihr eigenes Team zu realisieren, stehen wir mit unserer Beratungsleistung Ihnen gern zu Verfügung.
• 3.2. ERSETZENDES SCANNEN (TR-RESISCAN KONFORM) MIT ZEITNAHER VERNICHTUNG DER ORIGINALE:
Die TR-Resiscan hat das Ziel, den Beweiserhaltungswert bzw. die Rechtssicherheit beim Scanprozess und von Originalbelegen zu erhöhen und dadurch eine Steigerung der Rechtssicherheit mit „Ersetzendem Scannen“ herbeizuführen.Die Digitalisierung von Dokumenten konform gemäß BSI TR-Resiscan ist ein komplexer Prozess, der eine strikte Einhaltung von Vorgaben und definierten Anforderungen erfordert. Diese vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) definierten Anforderungen und Leitfaden sind sowohl an den Scan-Dienstleister (generischer Scanprozess) gerichtet, als auch an Unternehmen, Behörden und Institutionen (Verfahrensdokumentation und Schutzbedarfsanalyse).
Bei TR-Resiscan (Ersetzendes Scannen) ist während des gesamten Prozesses eine sorgfältige Dokumentation (Verfahrensdokumentation) erforderlich, um den Überblick über die verwendeten Technologien und Scanparameter zu behalten. Die Qualität der digitalisierten Dokumente müssen streng überwacht werden, um eventuelle Fehler rechtszeitig zu erkennen und zu beheben. Die Integrität und Authentizität der Digitalisate (Abbild des Scanprodukts) müssen gewährleistet sein, um jegliche Manipulation zu verhindern. Ein weiterer wesentlicher Aspekt betrifft die anforderungsgerechte Langzeitarchivierung der Digitalisate.
Es muss sichergestellt werden, dass die digitalisierten Daten über den Zeitraum hinweg intakt bleiben. Zudem sind umfassende Maßnahmen zur Datensicherheit notwendig, um unbefugten Zugriff (Berechtigungskonzept) auf die digitalen Dokumente zu verhindern.
Die Digitalisierung konform gemäß TR-Resiscan ermöglicht Ihnen jedoch, die Originaldokumente außer einigen Ausnahmen an Dokumenten (u.a. notarielle Urkunden, Eröffnungsbilanzen und Testate unter Siegelverwendung), dann zeitnah zu vernichten.
• 3.3. ERSETZENDES SCANNEN (TR-RESISCAN KONFORM) MIT AUFBEWAHRUNG AUSGEWÄHLTER ORIGINALE:
Bei der Scanstrategie „Ersetzendes Scannen mit Aufbewahrung ausgewählter Originale“ werden sehr wichtige Dokumente wie Arbeitsverträge, Mietverträge sowie andere sehr wichtige Dokumente weiterhin im Original aufbewahrt. Dies hat u.a. den Hintergrund, dass viele Unternehmen eine gewisse rechtliche Unsicherheit wahrnehmen, weil es sich um einen sehr komplexen Prozess handelt.
Das Beibehalten von Originaldokumenten kann auch als zusätzliche Sicherheitsmaßnahme betrachtet werden, wenn Unternehmen bestimmte physische Originaldokumente als Rückversicherung weiterhin aufbewahren.
Unser Team unterstützt Sie auch bei der nahtlosen Vorbereitung und Umsetzung der gewünschten Scanstrategie in Ihrem Unternehmen oder Behörde. Mehr Informationen zu ersetzendem Scanprozess.
4. PROJEKTMANAGEMENT
Unser engagiertes Projektmanagement-Team steht Ihnen jederzeit zur Verfügung und unterstützt Sie tatkräftig sowohl bei der präzisen Planung von internen Digitalisierungsprojekten, die Sie selbst in Ihrer Behörde oder Unternehmen durchführen, als auch bei der effizienten Vorbereitung und Koordination für extern vergebende Digitalisierungsprojekte.
Unsere Priorität liegt hierbei auf die präzise Umsetzung Ihrer Projektspezifikationen und die Gewährleistung eines zuverlässigen Digitalisierungsprozesses.
Wir arbeiten proaktiv mit Ihnen zusammen, um Ihre spezifischen Projektanforderungen und Ziele umzusetzen. Dabei achten wir auf die Einhaltung von hohen Prozessstandards sowie einem reibungslosen, termingerechten und transparenten Projektverlauf.
5. QUALITÄTSKONTROLLE UND INTEGRITÄT
Unser Digitalisierungsprozess durchläuft einen erprobten und geprüften Qualitätsstandard für gescannte Dokumente und setzt Sicherheitsmaßnahmen um, um die Integrität Ihrer digitalen Daten zu gewährleisten.
Unser oberstes Ziel ist es, die Qualität und Sicherheit Ihrer digitalisierten Dokumente zu gewährleisten. Vor Beginn der finalen Digitalisierung bieten wir Ihnen kostenfrei die Möglichkeit, einen Testlauf durchzuführen. Dies ermöglicht Ihnen, die Qualität der digitalisierten Dokumente vorab zu überprüfen und intern ein Pilotprojekt zu evaluieren.
Daraus ableitend können Sie sicherstellen, dass die digitalen Daten Ihren Anforderungen entsprechen und gleichzeitig unsere Vorgehensweise überprüfen.
Wir setzen zudem strenge Sicherheitsmaßnahmen ein, um die Integrität und Vertraulichkeit Ihrer Daten zu schützen und gewährleistet dabei auf Wunsch die TR-Resiscan-Konformität.
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