(030) 34 50 69 54
Mo-Fr 9:00-17:30 Uhr
Ablauf Scan-Projekt
Individuelle Datenausgabe
Angebot einholen

Individuelle Datenausgabe-Strukturen für Ihr Scan-Projekt

Besondere Dateiformate passend zu Ihrem Dokumentenmanagementsystem (DMS) Geeignete Datenausgabe für Scan-Projekte mit eigener Dateiensystem-Struktur.

Tastatur

Wir scannen Ihre Daten in Dateien der gängigen Archivformate PDF/A, PDF und TIFF entsprechend Ihrem Wunsch. Zusätzlich bieten wir Ihnen die Archivierung in den Dateiformaten JPG, JPEG und CSV an. Ganz gleich, ob Sie die bei uns digitalisierten Daten für den Import in Ihr bestehendes Dokumentenmanagementsystem (DMS) benötigen oder geeignete digitale Daten in Ihre eigene Dateisystem-Struktur integrieren möchten – wir gehen gern auf Ihre individuellen Wünsche ein.

Zu unseren Leistungen gehört außerdem die Erstellung einer Index-Datei zur Einbindung in Ihr Dokumentenmanagementsystem (DMS).

Gern beraten wir Sie dazu, welche Vor- und Nachteile die jeweiligen Formate mitbringen, und finden für Sie die passende Lösung.


Warum werden bei der Digitalisierung überwiegend PDF-Dateien verwendet?

Am meisten verbreitet und am häufigsten als Ausgabeformat der Datenbestände verwendet ist die PDF-Datei (Portable Document Format). Sie wurde im Jahr 1993 von dem Unternehmen Adobe Inc. entwickelt.

Angebot einholen
Ausgabe als PDF Dokument

Das PDF (deutsch: „transportierbares Dokumentenformat“) ist ein universelles, plattformunabhängiges Dateiformat.

Dahinter steht, dass das als PDF-Datei erzeugte Dokument unabhängig von der benutzten Hardware und deren Betriebssystem das Original-Layout des Dokuments mit Schriftarten und eventuellen Bildern beibehält.

Dies gilt auch beim Ausdrucken auf Papier und bei der Betrachtung auf dem Bildschirm.

Worin liegt der Unterschied zwischen PDF und PDF/A?

Weltweit wird PDF als etabliertes und bekanntes Dateiformat für den digitalen Versand, die Ablage und den Austausch von elektronischen Dokumenten verwendet.

Als eine spezielle Erweiterung wurde im Jahr 2005 PDF/A entwickelt, um eine jahrzehntelange und zuverlässige Archivierung der digitalen Dokumente mit Text, Vektorgrafiken, Bildern und dazugehörigen Metadaten (Dateinamen, Änderungsdatum usw.) zu gewährleisten und diese ohne Einschränkung lesbar und verwendbar zu machen.

Ausgabe als PDF/A Dokument

Welche Optionen der Datenausgabe-Strukturen von digitalisierten Datensätzen sind möglich?

Je nachdem, welche Datenausgabe-Struktur Sie wünschen, bieten wir Ihnen verschiedene Optionen für die zuverlässige digitale Archivierung an, die selbstverständlich exakt auf Ihre internen Prozesse und Anforderungen ausgerichtet sind.

Unser Team bereitet die digitalisierten Daten stets in einer übersichtlichen Datenausgabe-Struktur für Sie vor. Unter Maßgabe und Anwendung unserer internen Qualitätsstandards, u. a. durch das Vier-Augen-Prinzip, werden die Daten vor der Datenübergabe an Sie zuverlässig geprüft und protokolliert. Grundsätzlich erfolgt die Übergabe Ihrer sensiblen digitalisierten Daten an Sie auf verschlüsselten Datenträgern.

Nachfolgend stellen wir Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten der Datenausgabe der digitalisierten Datensätze vor:

Angebot einholen
Datenausgabe
Ihre Akte = 1 PDF

1. Datenausgabe pro Akte | eine PDF-Datei

Die überwiegend verwendete Dateistruktur bei Scan-Projekten heißt:

Eine PDF-Datei pro Ordner oder Akte. Die Dateibenennung erfolgt gemäß Ihren Vorgaben oder entsprechend der Ordnerrückenbeschriftung.

In der Regel wünschen unsere Kunden eine PDF-Datei pro Digitalisierungsobjekt.

Auch wenn Sie bei dieser Option keine Unterteilung in Bezug auf den Inhalt der Akte in digitalisierter Form wünschen, können Sie – wenn Sie die Option OCR | Texterkennung gewählt haben – die PDF-Datei nach einzelnen Texten oder Begriffen durchsuchen.

Diese Form der Datenausgabe ist u. a. für Patientenakten oder Mandantenakten geeignet.

2. Datenausgabe pro Register bzw. Trennblatt | eine PDF-Datei

Eine weitere Möglichkeit ist die Datenausgabe der Datensätze gemäß Register | Trennblatt in einer PDF-Datei. Hierbei wird die Akte zu einem digitalen Verzeichnis. Bei dieser Option beinhaltet die Datenausgabe-Struktur einen digitalen Hauptordner mit der Bezeichnung der Akte sowie jeweils Unterorder für die bestehenden Register | Trennblätter.

Die digitalisierten Inhalte der einzelnen Register | Trennblätter werden unter der entsprechenden Dateibenennung in digitale Unterordner in gleicher Reihenfolge wie in der Akte als PDF-Datei gespeichert.

Dies ist empfehlenswert, wenn Ihre Akte bereits Ordnerregister bzw. Selektionen beinhaltet. Auch wenn diese Unterteilungen in der physischen Akte noch nicht vorhanden sind, können wir auf Ihren Wunsch und gemäß Ihren Anforderungen eine separierte Datenausgabe vornehmen und digital abbilden. Bei unserem Beratungsgespräch werden wir diese wichtigen Punkte mit Ihnen besprechen und abstimmen. Die gewünschte Ausführung wird dann gemäß Ihren Anforderungen protokolliert und auftragsspezifisch festgehalten.

Diese Form der Datenausgabe eignet sich u. a. für Mieterakten , Personalakten und Bauakten .

Angebot einholen
Ihr Register bzw. Trennblatt = 1 PDF
Jedes Dokument = 1 PDF

3. Datenausgabe pro Dokument | eine PDF-Datei

Bei dieser Variante fungiert die digitale Akte als ein Verzeichnis. Für jede Akte wird ein Verzeichnis gemäß den Angaben des Aktenordnerrückens generiert. Beinhaltet die Akte auch Register | Trennblätter, werden für diese Unterverzeichnisse erstellt. Die zugordneten Einzeldokumente werden dort jeweils digital abgebildet und gespeichert.

Haben Sie Indexlisten für die Dateibenennung erstellt, werden die digitalen Dokumente dementsprechend benannt. Alternativ können die Dokumente auch fortlaufend von uns nummeriert werden. Auf Wunsch erfasst unser Team die Beschriftung der Register | Trennblätter digital und nimmt auch die Dateibenennung der jeweiligen Dokumente vor.

Soll die entsprechende Dateibenennung aus dem Inhalt der Dokumente generiert werden, wie z. B. nach Aktenzeichen, Betreffzeile, Datum, Mieternummer usw., steht auch dafür eine Option zur Verfügung. Auf Nachfrage erstellen wir gern auch Ihre individuelle Datenstruktur.

Optimierung der Dateigröße

Bei größeren Datensätzen ergibt sich durch die Datenmengen ein hoher Bedarf an Speicherplatz. Um die Dateigröße zu reduzieren, bieten wir Ihnen an, Ihre Dateien unter Beibehaltung der hochwertigen Scanqualität zu komprimieren. Beim Scannen in Farbe werden größere Datenmengen erzeugt als beim Scannen in Graustufen. Uns stehen verschiedene zuverlässige Komprimierungsstufen bei der Datenausgabe zur Verfügung. Wir berücksichtigen hierbei eine optimale Scanqualität verbunden mit der Möglichkeit, die Dokumente jederzeit in ausreichend guter Druckqualität auszudrucken.

Datenübergabe

Die Sicherheit Ihrer Daten hat für uns höchste Priorität. Die digitalisierten Daten stellen wir Ihnen auf verschlüsselten Datenträgern – USB-Stick oder Festplatte – zur Verfügung.

Bevor wir Ihre Daten auf die Datenträger übertragen, werden diese durch unser Team nach dem Vier-Augen- Prinzip geprüft.

Benötigen Sie für Ihre Daten intern ein oder mehrere Backups, übergeben wir Ihnen die identischen Daten in der gewünschten Kopienanzahl auf verschlüsselten Festplatten .

So haben Sie die Möglichkeit, die Daten an verschiedenen sicheren Standorten aufzubewahren.

Datenausgabe auf externer Festplatte

Wissenswertes zur Datenausgabe

1. Welche Formate werden für die Datenausgabe angeboten?

  • Standardformate wie PDF und PDF/A.
  • Bildformate wie TIFF und JPG.
  • Optionale OCR-Texterkennung für durchsuchbare Dateien.

Erläuterung: Die Flexibilität der Ausgabeformate ermöglicht eine optimale Anpassung an die Anforderungen des Kunden.

2. Wie erfolgt die Strukturierung der Datenausgabe?

  • Pro Ordner oder Register.
  • Pro Dokument mit spezifischen Bezeichnungen.
  • Individuell auf die Kundenanforderungen abgestimmt.

Erläuterung: Die Strukturierung sorgt für eine übersichtliche und einfache Nutzung der digitalisierten Daten.

3. Wie wird die Qualität der ausgegebenen Dateien sichergestellt?

  • Manuelle Sichtkontrolle durch geschulte Mitarbeiter.
  • Automatische Prüfungen auf Lesbarkeit und Vollständigkeit.
  • Einhaltung der definierten Qualitätsstandards.

Erläuterung: Durch umfassende Kontrollen wird die Qualität der Datenausgabe gewährleistet.

4. Welche Möglichkeiten gibt es bei der Benennung der Dateien?

  • Automatische Benennung basierend auf Metadaten.
  • Manuelle Anpassung nach Kundenvorgaben.
  • Einhaltung standardisierter Dateinamenskonventionen.

Erläuterung: Flexible Benennungsoptionen ermöglichen eine einfache Integration der Dateien in bestehende Systeme.

5. Wie werden die Daten an den Kunden übermittelt?

  • Über verschlüsselte Datenträger wie USB-Sticks.
  • Upload auf sichere Online-Portale.
  • Direkte Integration in Kundensysteme.

Erläuterung: Die Übermittlung erfolgt stets sicher und zuverlässig, angepasst an die Präferenzen des Kunden.

6. Welche Vorteile bietet die individuelle Datenausgabe?

  • Ermöglicht eine optimale Anpassung an die Arbeitsprozesse des Kunden.
  • Steigert die Effizienz durch gezielte Datenbereitstellung.
  • Erleichtert die Integration in bestehende Workflows.

Erläuterung: Individuelle Datenausgabe sorgt für maximale Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit.

7. Wie werden leere Seiten in den ausgegebenen Dateien behandelt?

  • Automatische Erkennung und Entfernung leerer Seiten.
  • Optionale Speicherung leerer Seiten nach Kundenvorgaben.

Erläuterung: Leere Seiten werden gemäß den Kundenwünschen behandelt, um eine optimale Datenstruktur zu gewährleisten.

8. Welche Anforderungen können Kunden für die Datenausgabe stellen?

  • Spezifische Dateiformate und -strukturen.
  • Individuelle Benennungs- und Sortierungskriterien.
  • Integration von Zusatzinformationen wie Metadaten.

Erläuterung: Kundenspezifische Anforderungen werden flexibel umgesetzt, um eine passgenaue Lösung zu gewährleisten.


Beratungs-Hotline
Sie haben weitere Fragen zur Individuellen Datenausgabe?
Rufen Sie uns gern an oder schreiben Sie uns eine Online-Anfrage

Kontakt aufnehmen Angebot einholen
Unsere Beratungs-Hotline

(030) 34 50 69 54  

Mo-Fr 9:00-17:30 Uhr