Datenerfassung manuelle und automatisierte Datenindexierung
Professionelle und zuverlässige Datenerfassung | Datenindexierung. Mit vorhandener Indexliste, manuell oder automatisiert.

Effiziente Digitalisierung durch strukturierte Datenerfassung
Die Voraussetzung für das Auffinden von digitalisierten Daten ist ein durchdachtes und gut strukturiertes Dateiablagesystem. Viele Unternehmen benutzen daher entsprechende Dokumentenmanagementsysteme (DMS) oder verwenden eine eigene Dateisystemstruktur.
Für jede Form der Datenablage ist es notwendig, die komplexen Beziehungen von Dokumenten detailgenau abzubilden, damit die digitalen Dokumente korrekt zugeordnet werden und bei Bedarf schnell abrufbar sind. Dies setzt jedoch eine der digitalisierten Dokumentenart zugeordnete Dateibezeichnung bzw. Dateibenennung voraus, die unabdingbar und zweifelsfrei in dem Dateiablagesystem abrufbar ist.
Sind die für die Dateibezeichnung benötigten Indexdaten bereits digital vorhanden, bilden sie die Grundlage für die Benennung der Dateien der digitalisierten Dokumente . Gibt es keine digitalen Indexwerte, können sie durch unser professionelles Team manuell oder automatisiert erstellt werden.

Manuelle Erfassung von Dateibezeichnungen und Indexwerten
Bei der manuellen Datenerfassung geht es vorrangig um verschiedene Indexwerte, die aus den digitalisierten Dokumenten sicher und schnell extrahiert und registriert werden.
Die manuelle Erfassung und die nachfolgende Prüfung der Daten erfolgen unter unseren hohen internen Qualitätsstandards.

Wirtschaftlichkeit aus Kundensicht soll bei der manuellen Datenerfassung mit der effizienten Leistungserbringung aus unserer Sicht einhergehen. Je nach Kundenanforderung werden die Daten daher entweder vor dem Scan-Vorgang oder danach manuell erfasst.
Hintergrund für die Datenerfassung nach dem Scan-Vorgang ist, dass wir zuerst die Dokumente mit OCR | Texterkennung verschlagworten, um anschließend die benötigten Indexwerte zu extrahieren, die nun in digitaler Textform im Dokument vorhanden sind.
Im Gegensatz dazu ist bei in den Dokumenten vorkommenden handgeschrieben Indexwerten eine OCR | Texterkennung noch nicht möglich.
Angebot einholenBei diversen Vertragsarten können wir mit der manuellen Datenerfassung bestimmte gewünschte Begriffe und Werte, wie z. B. Namen der Vertragspartner, Vertragsgegenstand oder einzelne Titel aus Verlagsverträgen, erfassen.
Es ist nicht erforderlich, dass die genannten Indexwerte in den digitalen Dokumenten immer an der gleichen Position platziert sind.
Die indexierten Werte können unabhängig von der Verwendung der Dateibenennung auf Wunsch auch separat in andere Dateiformate wie Word oder Excel übertragen werden.


Automatisierte Erfassung von Indexwerten aus dem Dokument
Die automatisierte Erfassung erfolgt nach dem Scan-Vorgang . Es müssen jedoch bestimmte Bedingungen vorhanden sein. Zunächst ist es wichtig, dass die gewünschten und zu erfassenden Indexwerte möglichst jeweils an der gleichen Position im Dokument vorkommen. Eine zu erfassende Rechnungsnummer beispielsweise sollte immer an der gleichen Stelle im Dokument stehen. Kleine Positionsabweichungen sind dank der „zonalen Erkennung“ kein Hindernis für die automatisierte Datenerfassung. Bei der zonalen Erkennung können wir softwarebasierend bestimmte Positionen im Dokument digital kennzeichnen bzw. markieren und dadurch den Inhalt oder auch Teile davon entsprechend der an dieser Position vorhandenen Indexwerte automatisiert erfassen.
Nach der automatisierten Datenerfassung werden die erkannten Zeichen durch eine Feld-Validierung mit unserer speziellen Software überprüft. Werden bestimmte Zeichen nicht sicher erkannt, erfolgt deren Auflistung in einer speziellen Maske und nach anschließender visueller Prüfung die Freigabe durch unser Team. Zusätzlich erfolgt eine stichpunktartige visuelle Prüfung aller erfassten Daten durch unser Team.
Automatisierte Erfassung mehrerer und unterschiedlicher Indexwerte aus einem Dokument
Auch mehrere und verschiedene Indexwerte und Begriffe können wir aus einem Dokument automatisiert erfassen und digital auslesen. Dies ist der Fall, wenn Sie z. B. für Ihr Dokumentenmanagementsystem (DMS) Einzeldokumente benötigen, die bereits in der Dateibezeichnung verschiedene Indexwerte beinhalten, die dann entsprechend Ihrem Datenablagesystem zugeordnet werden.
Hierzu erzeugen wir anforderungskonform digitale Erfassungsvorlagen, die entsprechend der unterschiedlichen Dokumentenarten und verschiedener Erfassungsvorgaben und Prüfungsanforderungen kategorisiert und erstellt werden. Nach dem Scan-Vorgang prüft die digitale Erfassungsvorlage das digitale Dokument mit den hinterlegten Prüfungskriterien und Erkennungsvorgaben.
Auch bei der Erfassungsvorlage sind Sicherheitsmechanismen berücksichtigt, die mit einer speziellen Prüfungsmaske die nicht erkannten Zeichen kenntlich machen, um sie danach einer stichpunktartigen visuellen Prüfung zu unterziehen.
Wissenswertes zur Datenerfassung und Datenindexierung
1. Was umfasst die Datenerfassung bei der A8 Medienservice GmbH?
- Erfassung aller relevanten Daten aus den Dokumenten.
- Manuelle Eingabe und automatisierte Datenextraktion.
- Sicherstellung der Vollständigkeit und Korrektheit.
Erläuterung: Die Datenerfassung bildet die Grundlage für die effiziente Verarbeitung und spätere Nutzung der digitalisierten Informationen.
2. Wie wird die Datenindexierung durchgeführt?
- Zuordnung von eindeutigen Indexwerten zu jedem Dokument.
- Einhaltung der höchsten Sicherheitsanforderungen bei vertraulichen Dokumenten.
- Einsatz von Software zur automatisierten Indexierung.
Erläuterung: Die Indexierung erleichtert die Verwaltung und Suche nach spezifischen Dokumenten.
3. Welche Technologien kommen bei der Datenindexierung zum Einsatz?
- Optical Character Recognition (OCR) für Texterkennung.
- Software zur Extraktion und Zuordnung von Metadaten.
- Datenbanken zur Verwaltung der erfassten Informationen.
Erläuterung: Moderne Technologien sorgen für eine präzise und effiziente Indexierung Ihrer Daten.
4. Wie wird die Datensicherheit während der Erfassung gewährleistet?
- Verwendung von verschlüsselten Systemen.
- Zugriffsbeschränkungen für autorisierte Mitarbeiter.
- Regelmäßige Sicherungen der erfassten Daten.
Erläuterung: Der Schutz Ihrer sensiblen Daten ist während der gesamten Erfassung und Indexierung gewährleistet.
5. Welche Vorteile bietet die Datenindexierung für Unternehmen?
- Schneller Zugriff auf benötigte Informationen.
- Effiziente Organisation großer Datenmengen.
- Erleichterte Integration in Dokumentenmanagementsysteme.
Erläuterung: Die Indexierung spart Zeit und verbessert die Zugänglichkeit Ihrer digitalen Dokumente.
6. Wie werden Fehler in der Datenerfassung vermieden?
- Plausibilitätsprüfungen der erfassten Daten.
- Manuelle Überprüfung durch geschulte Mitarbeiter.
- Einsatz von Algorithmen zur Fehlererkennung.
Erläuterung: Diese Maßnahmen minimieren das Risiko von Fehlern in der Datenerfassung.
7. Welche Arten von Daten können erfasst werden?
- Textbasierte Informationen aus Dokumenten.
- Tabellarische Daten wie Rechnungen oder Formulare
- Metadaten zur Beschreibung von Dateien.
Erläuterung: Die Erfassung kann flexibel an verschiedene Datentypen angepasst werden.
8. Wie lange dauert die Datenerfassung und Indexierung?
- Abhängig von der Menge und Komplexität der Dokumente.
- Optimierte Prozesse ermöglichen eine zügige Bearbeitung.
Erläuterung: Unsere effizienten Arbeitsabläufe sorgen für schnelle Ergebnisse ohne Qualitätseinbußen.

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