Übersicht Dokumente scannen
Dokumente scannen? Alles, was auf Papier vorliegt, kann für ein elektronisches Archiv digitalisiert werden. Sie brauchen nur zu entscheiden, für welche Bereiche Ihres Unternehmens ein elektronisches Archiv vorteilhaft ist. Von da an scannen wir für Sie alle anfallenden Akten, Dokumente und sonstige Unterlagen.
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Akten-ARCHIVE DIGITALISIEREN
Die professionelle Digitalisierung von Akten-Archiven entwickelt sich mittlerweile zu einem unverzichtbaren Bestandteil moderner Geschäftsprozesse. Wir unterstützen Sie in zwei besonders wichtigen Schlüsselkomponenten: Beleg-Klassifizierung und Daten- Indexierung. • Beleg-Klassifizierung: Nach Ihren Vorgaben werden Belegen und Dokumente nach gewünschten Kategorien und Relevanz von uns klassifiziert. Diese Klassifizierung ermöglicht es Ihnen, Dokumente gezielt zu gruppieren und den Digitalisierungsprozess effizient zu gestalten.
• Daten-Indexierung: Die Daten-Indexierung rundet den Digitalisierungsprozess ab. Zu den digitalisierten Dokumenten fügen wir die Metadaten hinzu. Diese Metadaten dienen als Schlüsselwörter und ermöglichen eine präzise digitale Suche und Organisation Ihrer digitalisierten Dokumente.
RECHNUNGEN DIGITALISIEREN
Die Verwaltung und die physische Archivierung von Buchhaltungsunterlagen kann im Laufe der Zeit zu einer Herausforderung für Unternehmen werden. Insbesondere wegen der Übersichtlichkeit und des verfügbaren Platzes. Deshalb erweist sich die Digitalisierung der Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen als sinnvolle und platzsparende Alternative für das Dokumentenarchiv. Viele Rechnungen können gescannt und in digitaler Form archiviert werden, nicht nur zur Einsparung von physischem Lagerplatz, sondern auch zur Optimierung Ihrer zeitlichen Ressourcen. Die digitalen Rechnungen sind schnell abrufbar und können nahtlos mit den entsprechenden Geschäftsvorgängen verknüpft werden. Sie dienen somit als effizientes Arbeitsmittel in der Buchhaltung und gewährleisten zudem durch TR-Resiscan konformen Scanprozess (Ersetzendes Scannen) die zeitnahe Vernichtung der Papierbelege.
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HANDAKTEN UND MANDANTENAKTEN SCANNEN
Wir bieten Ihnen professionelle Unterstützung bei der Digitalisierung Ihrer Handakten, Mandantenakten sowie weiterer relevanter Dokumente im juristischen Umfeld. Auch bei der Selektion oder Strukturierung der Belege Ihrer Mandatenakten in Kategorien sowie die Zuordnung der Dokumente zu entsprechenden Dokumententypen, bieten wir professionelle und diskrete Leistungen an. Zusätzlich stehen wir auch für die Digitalisierung von Gerichtsakten bei entsprechenden Gerichten zur Akteneinsicht zur Verfügung (Scannen vor Ort). Datensicherheit, Einhaltung des Datenschutzes und der Schutz Ihrer vertraulichen Informationen haben höchste Priorität.
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PERSONALAKTEN DIGITALISIEREN
Immer mehr Unternehmen gehen dazu über, Personalunterlagen zu digitalisieren. Dadurch wird die Arbeit der Personalabteilungen deutlich erleichtert. Es gilt aber auch hier der Grundsatz der Vollständigkeit bei der ePersA, sodass alle digital erfassten Personalvorgänge und alle Dokumente jederzeit unverändert aufgerufen werden können. Daher sind Grundsätze der Richtigkeit und Vollständigkeit auch bei der digitalen Personalaktenführung einzuhalten und eine ordnungsgemäße Archivierung zu gewährleisten. Zu beachten ist das Urkunden, die gesetzlich zwingend der Schriftform bedürfen, wie z.B. Arbeitsverträge oder Kündigungen, trotz digitaler Archivierung im Original aufzuheben sind. So kann in einem möglichen Gerichtsverfahren weiterhin der Urkundenbeweis geführt werden.
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PROJEKTUNTERLAGEN DIGITALISIEREN
In der Welt der Geschäftstätigkeiten werden Unternehmen mit einer Vielzahl von Projektunterlagen in Papierform konfrontiert. Dies geschieht bei Ausschreibungen, der Suche nach Dienstleistern oder der Auswahl von Kooperationspartnern für neue Projekte. Zusätzlich erfordert die tägliche Zusammenarbeit mit Lieferanten oder Serviceanbietern die Prüfung verbindlicher Unterlagen vor Auftragsvergabe. Die Menge an Papierdokumenten, die hierbei anfallen, kann überwältigend sein. Die Digitalisierung dieser Unterlagen erleichtert nicht nur die unternehmensinterne Entscheidungsfindung, sondern optimiert auch die interne Organisation. Mit einem geeigneten Archivierungssystem können relevante Projektunterlagen und Dokumente problemlos per OCR- Texterkennung und Suchfunktion abgerufen werden.
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LIEFERSCHEINE UND BEGLETPAPIERE SCANNEN
Bei Warenlieferungen in Unternehmen begleiten in der Regel zusätzliche Dokumente und klassische, papierbasierte Lieferscheine den Prozess. Wir scannen diese Lieferscheine und Begleitdokumente, um sie nahtlos in Ihr digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu integrieren können Die Digitalisierung Ihrer Lieferscheine bringt Ihnen viele Vorteile. Sie ermöglicht Ihnen eine schnellere Erfassung und Bearbeitung der Lieferscheine. Dies führt zu effizienteren internen Abläufen und beschleunigten Geschäftsprozessen. Durch die TR-Resiscan konforme Digitalisierung können die Belege ersetzend digitalisiert werden und den papierbasierenden Lieferschein und Begleitpapiere zeitnah vernichtet werden.
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TECHNISCHE PLÄNE UND UNTERLAGEN | GROSSFORMATE
Unser Scan-Service umfasst die Digitalisierung von Bauakten, technische Unterlagen Zeichnungen und Pläne sowie andere großformatige Dokumente. Selbst beschädigte und veraltete Zeichnungen auf Papier oder Folie können bei uns als qualitativ hochwertige PDF-, TIFF- oder JPG-Dateien generiert werden. Unsere professionelle Vorgehensweise umfasst das Einzelblatt-Scannen von Plänen, technischen Zeichnungen und historischen Karten in den Formaten DIN A2 bis DIN A0++. Wir digitalisieren Ihre Großformate mit modernen Großformat-Scannern und optimalen Scann-Einstellungen. Nach jedem Scanvorgang wird durch unser qualifiziertes Personal eine gründliche Qualitätskontrolle durchgeführt, um sicherzustellen, dass die geforderte Scan-Qualität erreicht wird. Etwaige Abweichungen werden sofort erkannt und entsprechend korrigiert.
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KASSENBUCHHALTUNG | BELEGE UND QUITTUNGEN
Die Digitalisierung von Kassenbuchhaltung und Belegen kann unter Einhaltung revisionskonformer Bedingungen erfolgen. Auf diese Weise können die Belege für Finanzbehörden rechtssicher in digitaler Form aufbereitet werden.
Gerne beraten wir Sie zu den erforderlichen Anforderungen für die revisionssichere Belegarchivierung. Bitte beachten Sie: Als Kaufmann oder Steuerpflichtiger tragen Sie auch bei Verwendung zertifizierter Systeme persönliche Verantwortung gegenüber den Finanzbehörden. Dies schließt Ihre Pflicht zur Archivierung steuerrelevanter Unterlagen in Ihrem Unternehmen unter revisionssicheren Bedingungen ein, was bedeutet, dass die Inhalte unverändert und fälschungssicher sein müssen, leicht durchsuchbar sein sollten und alle Archivaktionen protokolliert werden müssen, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
POSTEINGANG DIGITALISIEREN
So papierlos ein Büro auch organisiert sein mag, es wird trotzdem täglich von außen über den Posteingang mit Papier überschüttet. Greifen Sie diesen Papierberg an zentraler Stelle ab und lassen Sie ihn digitalisieren. Folgendes Vorgehen hat sich in der Praxis bewährt. Die Geschäftspost wird zentral empfangen, z.B. über ein Postfach. Mehrmals pro Tag wird der Posteingang durch den Scandienstleister in Empfang genommen und ungeöffnet eingescannt. Am Morgen erhalten Sie online Zugriff auf die gescannten Umschläge aller Postsendungen. Sie können entscheiden ob der eigentliche Inhalt der Sendungen eingescannt und online bereitgestellt werden soll oder ob Sie die Post physisch zugestellt bekommen möchten. Entsprechende Onlinezugänge werden durch uns zur Verfügung gestellt. Sie haben dann weltweit Online Zugriff auf Ihren digitalen Briefkasten.
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SONSTIGE DOKUMENTE SCANNEN
Es gibt viele weitere Anwendungsbereich zur Digitalisierung von Dokumenten, z.B. das Scannen von Büchern, Dokumentationen, Bedienungsanleitungen, Belegexemplaren, Handelsbüchern, Fahrtenbüchern, Anlageverzeichnissen und vieles mehr.
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