Digitale Archivierung
Die digitale Archivierung – auch elektronische Archivierung genannt – steht für eine unveränderbare, dauerhafte Aufbewahrung von digitalen Informationen und wird aufgrund des rasanten Wachstums der elektronischen Datenverarbeitung in vielen Unternehmen eingesetzt.
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Akten und Dokumente im papierlosen Büro von heute
In den Unternehmen und Büros fallen täglich unzählige Dokumente und Akten an. Der schnelle Zugriff auf die Unterlagen und die lückenlose Nachvollziehbarkeit sind wichtige Grundlagen für die erfolgreiche Geschäftstätigkeit sowie für die Rechtssicherheit. Akten und Dokumente müssen stets sicher und leicht zugänglich gelagert werden.
DokumentenmanagementsystemePapierakten müssen lagern
In größeren Unternehmen können leicht mehrere tausend Aktenordner pro Jahr anfallen. Der Platzbedarf für die Lagerung steigt mit jedem Jahr. Der Zugriff auf einzelne Akten kann bei diesen Archivgrößen sehr viel Zeit in Anspruch nehmen, da je nach Art der Lagerung umfangreiche Recherche und Logistik notwendig ist.
Beispielsweise ist es üblich, Papierakten für die Einlagerung aus ihren Hängeregistern herauszunehmen und komprimiert in großen Aktenkisten zu lagern. Aus Platzgründen werden Aktenkisten so gestapelt, dass direkter Zugriff nicht sofort möglich ist. Bei wachsendem Aktenbestand kann es vorkommen, dass Papierakten in verschiedenen Aktenlagern organisiert und abgelegt sind und sich so Recherche und Zugriff erschweren.
Elektronische Archivierung
Die elektronische Dokumentenarchivierung erfüllt alle notwendigen Anforderungen an eine moderne, praxisnahe Arbeitsweise mit Akten in Unternehmen und bringt zusätzliche Vorteile mit sich. Der schnelle, lückenlose Zugriff auf Dokumente und Akten ist dabei nicht an eine aufwändige Lagerlogistik gebunden. Die Digitalisierung bietet die Möglichkeit, schnell und sicher auf Dokumente auch aus besonders großen Aktenarchiven zuzugreifen.
Die beteiligten Abteilungen und Mitarbeiter können auf laufende oder abgeschlossene Vorgänge schnell und wenn nötig auch gleichzeitig zugreifen. Viele bisher notwendige Kopiervorgänge auf Papier sind so einzusparen. Die Unterlagen in einem papierlosen Büro werden zentral auf Servern abgelegt und müssen nicht im Haus gesucht werden. Aufwendige Recherchen nach den verschiedenen Akten eines Geschäftsvorgangs werden vermieden, da die Dokumente verschiedener Abteilungen im elektronischen Archiv miteinander verknüpft sind.
Ein wichtiger Vorteil digitaler Archive ist die Raumersparnis. Akten belegen in Papierform viel Regalfläche. Um gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu erfüllen, müssen abgeschlossene Vorgänge auf Jahre in Aktenlagern eingelagert werden.
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