Glossar Dokumentendigitalisierung - zentrale Begriffe verständlich erklärt
Die Digitalisierung von Dokumenten ist mit zahlreichen Fachbegriffen verbunden, die nicht immer selbsterklärend sind. In diesem Glossar finden Sie zentrale Begriffe rund um das Scannen, Archivieren und Digitalisieren von Papierunterlagen, kompakt, verständlich und klar abgegrenzt.
Ob Sie selbst ein Digitalisierungsprojekt umsetzen oder die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister begleiten: Diese Übersicht unterstützt Sie dabei, technische und organisatorische Begriffe korrekt einzuordnen: Vom Digitalisat über die Beleg-Aufbereitung bis hin zur bildlichen und inhaltlichen Übereinstimmung.
Die Begriffsdefinitionen orientieren sich an anerkannten Standards (u. a. BSI TR-03138 RESISCAN)Digitale Signaturen & Siegel
Diese Kategorie erläutert Begriffe rund um die elektronische Absicherung digitaler Dokumente. Dabei geht es insbesondere um die Gewährleistung von Integrität, Authentizität und Nachvollziehbarkeit, zentrale Anforderungen bei der digitalen Verarbeitung sensibler Informationen. Die Begriffe stammen u. a. aus der eIDAS-Verordnung und finden in TR-RESISCAN-konformen Prozessen Anwendung.
Recht, Compliance und Revisionssicherheit
Bei der Digitalisierung von Dokumenten spielen rechtliche Anforderungen, die Einhaltung von Compliance-Vorgaben und die Gewährleistung einer revisionssicheren Archivierung eine zentrale Rolle. Besonders Unternehmen, Behörden oder steuerlich relevante Stellen müssen sicherstellen, dass digitale Dokumente vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar archiviert werden. Die folgenden Begriffe helfen, die rechtlichen und organisatorischen Anforderungen besser zu verstehen und korrekt umzusetzen.
AV-Vertrag - Auftragsverarbeitung bei der Dokumentendigitalisierung
Wenn die Digitalisierung von Dokumenten an einen externen Dienstleister ausgelagert wird, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) nach Art. 28 DSGVO verpflichtend. Darin werden die Rechte und Pflichten von Auftraggeber und Dienstleister geregelt – insbesondere im Hinblick auf Datenschutz, Weisungsbindung und technische sowie organisatorische Maßnahmen (TOM). Die folgenden Begriffe sind für das Verständnis und die Umsetzung eines solchen Vertrags zentral.
TOM - Technische und organisatorische Maßnahmen
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) dienen dazu, personenbezogene Daten bei der Verarbeitung angemessen zu schützen. Bei der Digitalisierung von Dokumenten durch einen externen Dienstleister sind diese Maßnahmen verbindlich zu dokumentieren. Die folgenden Begriffe erläutern typische TOM-Bestandteile in diesem Kontext, insbesondere bei der Arbeit mit sensiblen oder schutzbedürftigen Papierunterlagen.
Hinweis:Die Erläuterungen in diesem Glossar dienen der allgemeinen Orientierung und stellen eine vereinfachte Darstellung ausgewählter Fachbegriffe im Kontext der Dokumentendigitalisierung dar. Sie erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder rechtliche Verbindlichkeit. Eine Gewähr für Richtigkeit, Aktualität oder Vollständigkeit der Inhalte wird nicht übernommen.
Digitalisierung Definition