Personalakten digitalisieren lassen
Die Digitalisierung von Personalakten eröffnet Unternehmen neue Möglichkeiten, ihre Personalverwaltung effizienter und moderner zu gestalten.
Als nach DIN ISO 9001:2015 zertifizierter Scandienstleister übernehmen wir die Digitalisierung Ihrer Personalakten zuverlässig und sicher. Unsere Leistungen sind speziell darauf ausgelegt, Ihre vorhandenen Personalakten in Ihr HR-System zu integrieren und gleichzeitig die hohen Datenschutzanforderungen einzuhalten.
Personalakten scannen und effizient verwalten
Durch das Scannen und Digitalisieren Ihrer Personalakten schaffen Sie eine zentrale, durchsuchbare Datenbasis. Die digitale Personalakte ermöglicht es, administrative Prozesse spürbar zu vereinfachen, den Zugriff auf wichtige Dokumente zu vereinfachen und Personalkosten nachhaltig zu senken. Mit unserem Service Scan On Demand haben Sie während des Digitalisierungsprozesses in unserem Haus die Möglichkeit, gezielt und flexibel auf Ihre dringend benötigten Personalakten zuzugreifen.
Sicherheit bei der Digitalisierung sensibler Personaldaten
Die Digitalisierung oder das Scannen von Personal- und Mitarbeiterakten setzt einen besonders vertrauensvollen Umgang mit hochsensiblen Informationen voraus.
Vor der Einführung einer digitalen Personalakte stellt sich häufig die Frage, ob die Originalunterlagen zwingend außer Haus gegeben werden müssen.
Als spezialisierter Scandienstleister bieten wir Lösungen für beide Varianten an:
Entweder erfolgt die Digitalisierung in unserem Unternehmen nach DIN ISO 9001:2015 zertifizierten Qualitätsstandards oder direkt bei Ihnen in Ihren Räumlichkeiten (scannen vor Ort) – je nach Ihren Anforderungen.
In beiden Fällen gewährleisten wir maximale Sicherheit, Transparenz und die Einhaltung aller datenschutzrechtlichen Vorgaben.
Optionen für die Digitalisierung Ihrer Personalakten
Je nach Sicherheitsanforderungen und organisatorischen Gegebenheiten stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Digitalisierung Ihrer Personalakten zur Verfügung.
Sie können wählen, ob die Unterlagen außer Haus gegeben oder direkt bei Ihnen im Unternehmen gescannt werden sollen.
Wir bieten Ihnen zwei bewährte Optionen an, die sich flexibel an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen lassen:
Nachfolgend stellen wir Ihnen zwei erprobte Optionen vor, die sowohl hohe Datenschutzstandards als auch eine effiziente Umsetzung gewährleisten.
Digitalisierung extern durch uns als Ihren Scan-Dienstleister
Wir übernehmen den Aktentransport und holen die Personalakten bundesweit direkt bei Ihnen ab. Dies kann selbstverständlich auch Teilabholungen von Personalunterlagen beinhalten, beispielsweise wenn Sie zuerst die aktiven Personalakten digitalisieren lassen möchten und später die passiven. Abholung und Transport erfolgen selbstverständlich datenschutzkonform.
Digitalisierung von Personalakten direkt in Ihrem Unternehmen | Scannen vor Ort
Die sensiblen und vertraulichen Personalakten und Dokumente dürfen Ihr Unternehmen aus verschiedenen Gründen nicht verlassen, sollen aber digitalisiert werden?
Unser erfahrenes Team kommt nach Abstimmung mit Ihnen an Ihren Unternehmensstandort und scannt Ihre Papierakten in Ihren eigenen Räumen.
Ihre Vorteile, Personalakten vor Ort scannen zu lassen
Gerade wenn sensible Informationen Ihr Unternehmen nicht verlassen sollen oder interne Prozesse eine schnelle Verfügbarkeit der Akten erfordern, ist das Scannen vor Ort eine passende Lösung.
Unsere mobile Scan-Infrastruktur ermöglicht eine flexible Anpassung an Ihre Gegebenheiten. Die Digitalisierung erfolgt diskret und effizient innerhalb Ihrer Unternehmensumgebung, ohne dass Transporte oder externe Lagerungen notwendig werden.
Zur Prüfung der Scan-Qualität und der Digitalisierung erhalten Sie stets vorab eine gescannte Personalakte als Testobjekt. Erst nach Ihrer Qualitätskontrolle und Freigabe werden die restlichen Personalakten digitalisiert.
So stellen wir sicher, dass die Ausführungsqualität aller digitalisierten Dokumente Ihren Anforderungen entspricht.
Ihre Vorteile im Überblick:
- Direkte Kommunikation zwischen Ihnen und unserem Projektteam
- Jederzeit Zugriff auf die Originaldokumente während der Digitalisierung
- Qualitätskontrolle vorab und sofortige Verfügbarkeit nach Abschluss
Durch dieses Vorgehen behalten Sie jederzeit die volle Kontrolle über Ihre sensiblen Personaldaten und können die Digitalisierung optimal auf Ihre internen Prozesse abstimmen.
Insgesamt bietet das Scannen Ihrer Personalakten direkt in Ihren Räumlichkeiten viele Vorteile in Bezug auf Sicherheit und Flexibilität. Aufgrund des zusätzlichen logistischen Aufwands sollte dabei berücksichtigt werden, dass diese Lösung im Vergleich zur Digitalisierung in unserem Unternehmen mit höheren Kosten verbunden sein kann. Gerne beraten wir Sie persönlich, welche Vorgehensweise optimal zu Ihren Anforderungen passt.
Inhalte der digitalen Personalakte (E-Akte)
Die digitale Personalakte bildet alle wichtigen Dokumente ab, die während des Arbeitsverhältnisses entstehen oder erforderlich sind. Dazu zählen unter anderem:
- Arbeitsverträge und Vertragsänderungen
- Gehaltsabrechnungen und Steuerdokumente
- Urlaubsanträge und Abwesenheitsbescheinigungen
- Zertifikate und Nachweise über Weiterbildungen
- Schriftwechsel mit Mitarbeitenden
- Beurteilungen, Abmahnungen oder Zeugnisse
Die Struktur der digitalen Akte – oft auch E-Akte genannt – orientiert sich in der Regel an den Hauptkategorien und Dokumententypen, die vorab mit dem DMS-Anbieter oder dem zuständigen IT-Dienstleister abgestimmt wurden.
Damit sich die Digitalisierung nahtlos in Ihr bestehendes System einfügt, ist es sinnvoll, die Struktur und Ablagelogik bereits frühzeitig im Planungsprozess gemeinsam festzulegen.
In dieser Phase sollten auch Aspekte wie die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und ein späteres Löschkonzept berücksichtigt werden.
Viele Unternehmen und Behörden nutzen diese Gelegenheit, ihre bestehende Ablagestruktur zu optimieren oder gezielt zu erweitern, etwa durch zusätzliche Kategorien oder eine präzisere Zuordnung einzelner Dokumententypen.
Um die geplanten Prozesse, die Datenintegration und die Qualität der digitalen Personalakte unter realen Bedingungen zu überprüfen, bieten wir eine Probe-Digitalisierung an.
Nach der erfolgreichen Abstimmung und Optimierung erfolgt ein gezielter Probedurchlauf:
Im Rahmen eines Pilotprojekts werden ausgewählte Personalakten testweise digitalisiert und in Ihr System eingespielt.
So haben Sie frühzeitig die Möglichkeit, die Prozesse, die Qualität der Daten und die Integration in Ihr DMS unter realen Bedingungen zu überprüfen, bevor die vollständige Digitalisierung startet.
Eine sorgfältige Planung und strukturierte Vorgehensweise erleichtern die spätere Nutzung und Pflege der digitalen Personalakte erheblich und tragen entscheidend zur Rechtssicherheit bei.
Dateiausgabe bei der Digitalisierung von Personalakten
Bei der Digitalisierung Ihrer Personalakten bieten wir Ihnen verschiedene Optionen für die strukturierte Ausgabe der gescannten Daten. Die Wahl der richtigen Datenausgabe-Struktur beeinflusst maßgeblich die spätere Verwaltung, Auffindbarkeit und Umsetzung gesetzlicher Anforderungen wie die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen.
Objektebene – eine PDF/A-Datei pro Personalakte
Auf Objektebene wird die gesamte Personalakte in einer einzigen PDF-Datei zusammengeführt. Diese Variante bildet die klassische Papierakte digital ab und eignet sich vor allem dann, wenn die vollständige Aktenstruktur erhalten bleiben soll.
Vorteile:- Übersichtliche Archivierung der kompletten Personalakte
- Einfaches Handling bei seltener Nutzung
Die Umsetzung individueller Löschfristen ist auf Objektebene sehr schwierig. Einzelne Dokumente können nur mit erheblichem Aufwand gelöscht werden.
Wird die Datei zudem im Rahmen eines ersetzenden Scans (TR-Resiscan) signiert oder gesiegelt, ist jede nachträgliche Bearbeitung ausgeschlossen, da sie die Integrität und den Beweiswert der Datei zerstören würde.
Registerebene – eine PDF/A-Datei pro Kategorie
Auf Registerebene erfolgt eine Aufteilung der Personalakte in sinnvolle Kategorien, etwa Verträge, Zeugnisse oder Weiterbildungen. Jede dieser Kategorien wird als eigene PDF-Datei gespeichert.
Vorteile:- Schnellere Auffindbarkeit innerhalb der Aktenstruktur
- Etwas mehr Flexibilität im Vergleich zur vollständigen Akte
Auch auf Registerebene ist die Löschung einzelner Dokumente nur eingeschränkt möglich. Sind mehrere Dokumente in einer Datei zusammengefasst, können Löschfristen schwer individuell umgesetzt werden. Bei TR-Resiscan-Signaturen gilt ebenso: eine Veränderung der Datei ist nachträglich nicht möglich.
Dokumentenebene – eine PDF/A-Datei pro Dokument
Auf Dokumentenebene wird jedes einzelne Dokument separat digitalisiert und als eigene PDF-Datei gespeichert.
Vorteile:- Maximale Flexibilität und Transparenz
- Gezieltes Löschen einzelner Dokumententypen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist
- Ideal für datenschutzkonforme Archivierung und revisionssichere Verwaltung
Wichtiger Hinweis: Die Dokumentenebene erleichtert die Umsetzung gesetzlicher Löschkonzepte erheblich. Entsprechende Dokumententypen können nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist einfach und sicher gelöscht werden, ohne die Integrität der übrigen Personalakte zu gefährden.
Besondere Hinweise beim ersetzenden Scannen von Personalakten (TR-Resiscan)
Bei der Digitalisierung nach TR-Resiscan und anschließender qualifizierter elektronischer Signierung oder Siegelung werden Dateien technisch unveränderbar gemacht.
Das bedeutet:- Nachträgliche Änderungen oder Löschungen sind nicht möglich, ohne die Signatur zu beschädigen.
- Auf Objektebene oder Registerebene kann daher das spätere Löschen einzelner Dokumente praktisch ausgeschlossen sein.
- Eine sorgfältige Planung der Struktur vor der Digitalisierung ist zwingend erforderlich, um rechtliche und organisatorische Anforderungen langfristig einhalten zu können.
Aufbewahrungsfristen bei Personalakten beachten
Bei der Digitalisierung von Personalakten spielt die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen eine zentrale Rolle.
Nicht alle Dokumente dürfen dauerhaft archiviert werden.
Vielmehr müssen bestimmte personenbezogene Unterlagen nach Ablauf der jeweiligen Fristen ordnungsgemäß gelöscht werden, um den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie nationaler Datenschutzgesetze zu entsprechen.
Welche Fristen für die verschiedenen Arten von Personalunterlagen gelten, können Sie auf unserer Seite zu den Aufbewahrungsfristen für Personalakten nachlesen.
Eine strukturierte Ablage der digitalisierten Personalakten unterstützt die Einhaltung dieser Fristen maßgeblich.
Wenn Dokumente auf Dokumentenebene separat gespeichert werden, lassen sich Löschkonzepte einfacher und effizienter umsetzen.
Bei einer Archivierung auf Register- oder Aktenebene hingegen gestaltet sich die spätere Löschung einzelner Dokumente deutlich aufwendiger.
Deshalb empfehlen wir, bereits bei der Planung der digitalen Ablagestruktur gezielt festzulegen, ob die Datenausgabe auf Registerebene oder auf Dokumentenebene erfolgen soll.
Diese Entscheidung hat maßgeblichen Einfluss darauf, wie einfach spätere Löschfristen umgesetzt und Dokumente verwaltet werden können.
Ein durchdachtes Konzept für Aufbewahrung und Löschung trägt nicht nur zur Rechtssicherheit bei, sondern vereinfacht auch die spätere Verwaltung der digitalen Personalakten erheblich.
Vorteile der digitalen Personalakte für Unternehmen
Die Einführung einer digitalen Personalakte verbessert nicht nur die Effizienz Ihrer Personalverwaltung, sondern stärkt auch die Sicherheit und Verfügbarkeit sensibler Mitarbeiterdaten. Moderne digitale Lösungen erleichtern interne Abläufe und beschleunigen Auskunftsprozesse gegenüber Behörden und Mitarbeitern.
Eine Übersicht der wichtigsten Vorteile haben wir für Sie zusammengestellt.
- Schnellere Prozesse in der Personalverwaltung
- Flexibler Zugriff auf Mitarbeiterdokumente
- Platzersparnis durch Wegfall von Papierarchiven
- Verbesserung der Auskunftsbereitschaft gegenüber Behörden und Mitarbeitern
- Erleichterung von Audits und internen Prüfungen
Durch die Digitalisierung Ihrer Personalakten können Sie die Effizienz Ihrer HR-Abteilung deutlich steigern und gleichzeitig die Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit erfüllen.
Worauf Sie bei der Digitalisierung von Personalakten achten sollten
Die Digitalisierung von Personalakten bringt zahlreiche Chancen, setzt aber auch die Einhaltung wichtiger rechtlicher und technischer Anforderungen voraus.
Damit Ihre Digitalisierung sicher, effizient und rechtskonform erfolgt, sollten Sie folgende Punkte beachten:
Rechtliche Rahmenbedingungen und Datenschutz
Die Digitalisierung von Personalakten unterliegt strengen datenschutzrechtlichen Anforderungen wie der DSGVO und dem BDSG. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sensible Mitarbeiterdaten vertraulich behandelt und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Auch die Mitbestimmung des Betriebsrats sollte berücksichtigt werden.
Technische Anforderungen und IT-Sicherheit
Eine geeignete Softwarelösung für digitale Personalakten sollte hohe Sicherheitsstandards erfüllen. Dazu gehören verschlüsselte Datenübertragungen, klare Zugriffskonzepte und die Einhaltung von GoBD-Vorgaben für eine revisionssichere Archivierung.
Aufbewahrungsfristen und Löschkonzepte
Auch in digitaler Form gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Personalakten. Nach Ablauf dieser Fristen müssen die entsprechenden Daten datenschutzkonform gelöscht werden. Weitere Informationen zu gesetzlichen Fristen finden Sie auf unserer Seite zu den Aufbewahrungsfristen Personalakten.
Integration in bestehende Systeme und Prozesse
Damit Ihre Personalakten optimal genutzt werden können, sollte die digitale Lösung nahtlos in bestehende HR-Systeme integriert werden. Kompatibilität, Skalierbarkeit und Benutzerfreundlichkeit sind dabei wichtige Auswahlkriterien.
Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeitenden
Die Einführung einer digitalen Personalakte sollte immer von Schulungs- und Sensibilisierungsmaßnahmen begleitet werden. Mitarbeiter sollten über Datenschutz, Softwarebedienung und ihre eigenen Rechte informiert werden, um Fehler zu vermeiden und die Akzeptanz zu erhöhen.
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