Rechtskonforme Digitalisierung: Revisionssicher, rechtssicher oder beweiswerterhaltend?

Die Digitalisierung von Dokumenten bietet viele Vorteile: weniger Papierberge, effizientere Arbeitsprozesse und schnellerer Zugriff auf wichtige Unterlagen.
Unternehmen und Selbstständige können ihre Archivierung effizienter gestalten und gleichzeitig Platz sowie Kosten sparen.
Doch dabei stellen sich zentrale Fragen:
Ist eine digitale Datei genauso rechtssicher wie das Original?
Und wann dürfen Papierdokumente vernichtet werden?

Revisionssichere und rechtssichere Archivierung spielt hier eine entscheidende Rolle.
Nicht jede Dokumenten-Digitalisierung erfüllt die gesetzlichen Anforderungen, damit digitalisierte Dokumente in Prüfverfahren oder vor Gericht als vollwertiger Ersatz für das Original gelten. Doch welche Standards müssen eingehalten werden?
Und was sind die Unterschiede zwischen GoBD, TR-Resiscan und revisionssicherer Archivierung?

Wichtige Fragen, die sich viele stellen:

• Wie können digitale Dokumente rechtskonform archiviert werden?
• Was bedeuten Revisionssicher, Rechtssicher und Beweiswerterhaltung in der Praxis?
• Wann können digitalisierte Dokumente das Original ersetzen – und wann nicht?
• Welche Rolle spielen GoBD, TR-Resiscan und TR-ESOR für eine beweiskräftige Archivierung?

Warum sind diese Fragen relevant?

Ob Unternehmen, Freiberufler, Behörden oder Privatpersonen – wer Dokumente revisionssicher und rechtskonform digital archivieren möchte, sollte sich mit den bestehenden Vorgaben, Anforderungen und technischen Möglichkeiten befassen.

Diese Seite bietet eine Übersicht über zentrale Begriffe sowie Anforderungen und zeigt, welche Aspekte für eine sichere und gesetzeskonforme Archivierung eine Rolle spielen können.

Detaillierte Informationen für optimal vorbereitete Scan-Projekte:

• TR-Resiscan - Erläuterungen und Informationen
• Ersetzendes Scannen - Kompakt zusammengefasst
• Revisionssicher Scannen - Schutz vor Manipulation

Bedeutung von Revisionssicherheit, Rechtssicherheit, Beweiswert und Rechtskonformität

Die Begriffe Revisionssicherheit, Rechtssicherheit, Beweiswert und Rechtskonformität werden oft synonym verwendet, obwohl sie unterschiedliche Bedeutungen haben. Für eine rechtskonforme Digitalisierung und digitale Archivierung ist es wichtig, diese Begriffe klar zu unterscheiden.

Zusammenhang zwischen den Begriffen:

• Revisionssicherheit stellt sicher, dass ein Dokument unverändert und prüfbar archiviert wird.
• Rechtssicherheit bedeutet, dass das Dokument gesetzlichen Vorgaben entspricht und in einem Rechtsstreit Bestand haben kann.
• Rechtskonformität bezieht sich auf den gesamten Digitalisierungsprozess und stellt sicher, dass sämtliche gesetzlichen und normativen Anforderungen eingehalten werden.
• Der Beweiswert eines digitalen Dokuments ist am höchsten, wenn sowohl revisionssichere als auch rechtssichere Anforderungen erfüllt sind und der gesamte Prozess rechtskonform umgesetzt wurde.

Wichtige Abgrenzung: GoBD, Revisionssicherheit und TR-Resiscan

Ein GoBD-konformes Dokument ist revisionssicher und kann das Original ersetzen, sofern die Anforderungen an eine unveränderbare, nachvollziehbare und vollständige digitale Archivierung erfüllt sind. Allerdings gelten die GoBD ausschließlich für steuerrelevante und finanzbuchhalterische Dokumente und sind daher nicht pauschal auf alle digitalen Archivierungsprozesse übertragbar.

Die Revisionssicherheit stellt sicher, dass Dokumente unveränderbar, nachvollziehbar und prüfbar archiviert werden. Dies erfolgt durch revisionssichere Systeme, Protokollierung, Zugriffskontrollen und Berechtigungskonzepte. Eine revisionssichere Archivierung nach GoBD bedeutet jedoch nicht automatisch, dass ein Dokument rechtssicher oder beweiswerterhaltend ist.

Die TR-Resiscan (Technische Richtlinie RESISCAN) des BSI definiert den Stand der Technik für das ersetzende Scannen und legt fest, welche technischen und organisatorischen Maßnahmen erforderlich sind, um Papierdokumente durch digitale Dokumente zu ersetzen.

TR-Resiscan und das E-Government-Gesetz (§ 7 EGovG)

Das E-Government-Gesetz (§ 7 EGovG) sieht vor, dass Dokumente nach dem Stand der Technik ersetzend digitalisiert werden können. Dabei ist sichergestellt, dass die Integrität und Authentizität der Dokumente gewährleistet sind.

Die TR-Resiscan wird als maßgeblicher technischer Standard anerkannt, um diese Anforderungen zu erfüllen. Obwohl sie keine eigenständige gesetzliche Grundlage darstellt, dient sie in Deutschland als anerkannte technische Vorgabe, um eine rechtskonforme Digitalisierung mit erhöhtem Beweiswert umzusetzen.

Somit bietet die TR-Resiscan eine praxisnahe Orientierung für Unternehmen, Behörden und öffentliche Einrichtungen, die eine rechtssichere und beweiswerterhaltende Digitalisierung anstreben.

Was bedeutet das?

• GoBD-konforme Digitalisierung ermöglicht die ersetzende Vernichtung von Papieroriginalen, sofern alle steuer- und handelsrechtlichen Anforderungen an die digitale Archivierung erfüllt sind. Dies gilt ausschließlich für steuerrelevante und finanzbuchhalterische Dokumente und muss den Anforderungen an Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit entsprechen.
• TR-Resiscan-konforme Digitalisierung definiert den Stand der Technik für das ersetzende Scannen und erhöht den Beweiswert digitalisierter Dokumente. Die Einhaltung dieser Richtlinie stellt sicher, dass digitale Dokumente inhaltlich und bildlich dem Original entsprechen und manipulationsgeschützt sind.

Anerkennung vor Gericht:

Gerichte erkennen digitalisierte Dokumente zunehmend an, insbesondere wenn der Scanprozess nach definierten Standards wie TR-Resiscan durchgeführt wurde. Die Kombination aus strukturierter Verfahrensdokumentation, Integritätssicherung und qualifizierten elektronischen Signaturen oder Siegeln stärkt die rechtliche Verwertbarkeit der Digitalisate.

Fazit: Unternehmen und Behörden, die auf eine TR-Resiscan-konforme Digitalisierung setzen, profitieren nicht nur von höherer Rechtssicherheit, sondern auch von einer effizienten, zukunftsfähigen Dokumentenverwaltung.

Warum ist TR-Resiscan relevant?

• Anerkennung in der Praxis: Obwohl keine gesetzliche Pflicht besteht, wird TR-Resiscan in vielen Fällen als „Best Practice“ akzeptiert.
• Erfüllung des § 7 EGovG: Da das E-Government-Gesetz vorschreibt, dass Digitalisierung nach dem Stand der Technik erfolgen sollte, orientieren sich viele an TR-Resiscan.
• Steigerung des Beweiswerts: Digitalisierte Dokumente, die nach TR-Resiscan konform erstellt wurden, werden von Gerichten in der Regel als beweiskräftiger angesehen als einfache Scans.

Digitale Archivierung: Dokumente, die nach Digitalisierung vernichtet werden können

Unter bestimmten Bedingungen können Dokumente digital archiviert und anschließend vernichtet werden. Dies ist jedoch nur zulässig, wenn die digitale Archivierung GoBD-konform oder nach TR-Resiscan-Richtlinien durchgeführt wird.

• Lohn- und Gehaltsabrechnungen, sofern sie GoBD-konform digitalisiert wurden und keine handschriftlichen Ergänzungen enthalten.
• Eingangs- und Ausgangsrechnungen, die nach einer revisionssicheren Archivierung nicht mehr in Papierform aufbewahrt werden müssen.
• Krankmeldungen, Urlaubsanträge und sonstige interne Verwaltungsdokumente, die nach einer sicheren digitalen Speicherung in der Regel nicht mehr benötigt werden.

Wichtig: Auch wenn Dokumente GoBD-konform digitalisiert wurden, müssen Unternehmen sicherstellen, dass die digitalen Versionen unveränderbar und nachvollziehbar archiviert sind. Es empfiehlt es sich immer, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, die den Scanprozess umfassend beschreibt.

Fazit – Revisionssichere und rechtssichere Digitalisierung für alle

Digitale Archivierung betrifft nicht nur Unternehmen, sondern auch Behörden, Freiberufler und Privatpersonen. Wer sich auf digitale Archivierung verlässt, sollte sicherstellen, dass Dokumente nicht einfach nur gescannt, sondern rechtskonform digitalisiert werden. Mit der richtigen Strategie können alle Beteiligten Zeit, Platz und Kosten sparen – ohne rechtliche Risiken einzugehen.

• Eine GoBD-konforme Digitalisierung erlaubt die Vernichtung von Papieroriginalen für steuerliche Unterlagen – jedoch nur unter bestimmten Bedingungen.

Hintergrund: Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) erlauben die Digitalisierung und anschließende Vernichtung von Papierdokumenten. Allerdings müssen dafür folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Revisionssichere Digitalisierung: Das Dokument sollte unveränderbar, nachvollziehbar und vollständig digital archiviert werden.
• Ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation: Der gesamte Scan- und Archivierungsprozess sollte dokumentiert sein.
• Steuerrechtliche Relevanz: Die Regelung der GoBD gilt nur für Unterlagen, die unter das Handels- oder Steuerrecht fallen.

Wichtig: Nicht alle steuerlichen Dokumente dürfen vernichtet werden! Manche Unterlagen müssen weiterhin im Original aufbewahrt werden, z. B. Eröffnungsbilanzen, notarielle Urkunden oder Dokumente mit Beglaubigungen.

• TR-Resiscan ist aktuell die einzige anerkannte Methode zur rechtskonformen Digitalisierung, bietet aber keine absolute Garantie für den Beweiswert.

Hintergrund: Da es keine gesetzliche Grundlage für eine rechtsverbindliche Digitalisierung gibt, nutzen viele Unternehmen und Behörden BSI TR-Resiscan, da es als bewährte technische Richtlinie gilt. Gerichte orientieren sich häufig an den TR-Resiscan-Vorgaben, doch eine 100%ige rechtliche Absicherung gibt nicht.

Fazit: TR-Resiscan ist die derzeit beste verfügbare Lösung, um digitalisierte Dokumente mit einem hohen Beweiswert zu versehen – eine gesetzlich verbindliche Alternative gibt es nicht.

Digitale Archivierung ersetzt nicht automatisch die physische Archivierung – Papierdokumente können weiterhin aufbewahrt werden, wenn dies erforderlich ist.

Hintergrund: Viele setzen „Archivierung“ mit digitaler Archivierung gleich, doch es gibt wesentliche Unterschiede:

• Physische Archivierung: Papierdokumente werden in Aktenordnern oder Archiven aufbewahrt. Dies kann erforderlich sein, wenn Originale gesetzlich vorgeschrieben sind (z. B. Bilanzen, Arbeitsverträge, notarielle Urkunden, Dokumente mit Originalunterschrift).
• Digitale Archivierung: Dokumente werden revisionssicher digitalisiert und elektronisch gespeichert. Diese Form ist effizienter, platzsparend und erlaubt eine schnellere Suche. Doch nicht jedes digitalisierte Dokument darf automatisch vernichtet werden.

Wichtig: Die Entscheidung zwischen physischer und digitaler Archivierung hängt von den gesetzlichen Vorgaben, dem Beweiswert und der Archivierungsstrategie ab. In vielen Fällen ist eine Kombination aus beidem sinnvoll.

Essenzielle Originaldokumente sollten weiterhin physisch archiviert werden, während weniger kritische Unterlagen revisionssicher digitalisiert und anschließend vernichtet werden können.

Wichtig: Die Entscheidung zur Vernichtung von Papieroriginalen sollte immer anhand gesetzlicher Vorgaben und des individuellen Beweiswerts der Dokumente erfolgen. Eine durchdachte Kombination aus physischer und digitaler Archivierung sorgt für Sicherheit und Effizienz.