DSGVO-konforme Sichtung und Prüfung physischer Altakten
Physische Altakten enthalten häufig personenbezogene Daten, bei denen unklar ist, ob die Aufbewahrungsfrist noch besteht oder bereits abgelaufen ist. Besonders bei Transaktionen, Archivauflösungen oder organisatorischen Umstrukturierungen stellt sich die Frage
Welche Unterlagen sollten aus datenschutzgründen nicht mehr weitergegeben oder aufbewahrt werden?
Wir unterstützen Sie bei der Sichtung und Prüfung physischer Altakten auf Grundlage Ihrer Löschmatrix. Jedes Dokument wird einzeln durchgesehen, bereinigungsrelevante Inhalte entsprechend Ihrer Vorgaben entnommen und der gesamte Ablauf strukturiert dokumentiert, inklusive Protokoll zur Nachvollziehbarkeit.
So erhalten Sie eine geordnete, überprüfte Aktenlage, die Sie intern weiterverarbeiten oder für bevorstehende Übergaben aufbereiten können, auf Wunsch auch ohne Digitalisierung.
Datenschutzkonforme Sichtung als organisatorische Pflicht
Die DSGVO verpflichtet dazu, personenbezogene Daten nicht länger aufzubewahren, als es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Diese Pflicht gilt auch für physische Altakten, unabhängig davon, ob sie digitalisiert werden oder nicht. Gerade in gewachsenen Archivbeständen fehlt oft die Übersicht, welche Dokumente noch relevant sind und welche gelöscht bzw. aussortiert werden sollten.
Die datenschutzkonforme Sichtung ist daher eine notwendige organisatorische Aufgabe. Sie ermöglicht es, Altakten systematisch zu erfassen, auf Basis bestehender Löschvorgaben zu prüfen und unnötige Risiken zu vermeiden, beispielsweise bei externen Prüfungen, internen Reorganisationen oder der Vorbereitung auf Übergaben. Wir unterstützen Sie dabei durch eine strukturierte Sichtung mit nachvollziehbarer Dokumentation, entsprechend Ihrer Vorgaben und ohne eigene inhaltliche Bewertung.
Prüfung physischer Altakten nach Löschmatrix
Die Grundlage jeder datenschutzkonformen Sichtung ist eine klare Löschvorgabe, häufig in Form einer Löschmatrix. Diese enthält konkrete Kriterien, welche Dokumententypen nach welchen Fristen entfernt werden sollen. Unsere Aufgabe besteht darin, Ihre Altakten anhand dieser Vorgaben zu prüfen und die entsprechenden Inhalte gezielt auszusondern.
Wir sichten jedes Dokument einzeln, vergleichen es mit der vorliegenden Löschmatrix und entnehmen Unterlagen, die laut Vorgabe nicht länger aufzubewahren sind. Alle entnommenen Belege werden nachvollziehbar dokumentiert. Auf Wunsch übernehmen wir auch die zertifizierte Vernichtung der aussortierten Dokumente, datenschutzkonform und protokolliert.
Dabei gilt: Wir treffen keine inhaltliche oder rechtliche Bewertung. Unsere Arbeit erfolgt ausschließlich auf Basis Ihrer Vorgaben und wird strukturiert dokumentiert, zur internen Nachvollziehbarkeit und zur Unterstützung Ihrer Dokumentationspflichten.
Löschmatrix anwenden, nachvollziehbar und konsequent
Die Löschmatrix ist das zentrale Arbeitsinstrument bei der Sichtung physischer Altakten. Sie definiert, welche Dokumentarten wie lange aufbewahrt werden dürfen, beispielsweise Vertragsunterlagen, Schriftverkehr, Mandate oder personenbezogene Nachweise.
Wir wenden Ihre Löschmatrix konsequent an: Dokument für Dokument wird mit den Vorgaben abgeglichen. Inhalte, die laut Matrix entfernt werden sollen, werden aussortiert und dokumentiert. Die Anwendung erfolgt dabei strikt nach Ihren Richtlinien, ohne Interpretation, aber mit klarer Nachvollziehbarkeit.
So behalten Sie jederzeit die Kontrolle über die inhaltliche Steuerung und erhalten eine überprüfbare Grundlage zur Weiterverarbeitung, etwa für interne Revisionen, Übergaben oder spätere Nachweise gegenüber Datenschutzstellen.
Datenschutzkonforme Sichtung vor Übergaben bei Transaktionen
Im Rahmen von Transaktionen, etwa beim Verkauf von Immobilienbeständen oder der Übergabe organisatorischer Einheiten, geraten archivierte Altakten wieder in den Fokus. Häufig enthalten diese nicht nur grundlegende Vertragsunterlagen, sondern auch sensible Inhalte wie Korrespondenz mit Mieterinnen und Mietern, Kontoauszüge, Einzugsermächtigungen, Nachweise zu Zahlungsverhalten oder archivierte Beschwerden.
Nicht alle dieser Dokumente sind dauerhaft aufbewahrungspflichtig oder zur Weitergabe geeignet. Wir unterstützen Sie bei der datenschutzkonformen Sichtung dieser Unterlagen, indem wir, auf Grundlage Ihrer Löschmatrix, genau prüfen, welche Inhalte vor einer Übergabe entnommen werden sollen. Dabei dokumentieren wir jede Entnahme und stellen auf Wunsch eine Aufstellung der aussortierten Dokumentarten bereit.
Ziel ist eine aufbereitete Aktenlage, bei der nur solche Dokumente verbleiben, die für die beabsichtigte Übergabe zulässig und notwendig sind, ohne pauschale Vernichtung, aber mit transparenter Trennung und Protokollierung.
Selektion sensibler Mieterakten nach Datenschutzkriterien
Mieterakten können sehr sensible personenbezogene Daten enthalten. Dazu zählen unter anderem Gehaltsnachweise, Ausweiskopien, Bankverbindungen, Angaben zur Gesundheit oder Schriftwechsel mit rechtlichem Bezug. Solche Informationen dürfen in vielen Fällen nicht dauerhaft archiviert werden, weder in Papierform noch in digitalen Systemen. Ob und wie lange die Aufbewahrung zulässig ist, hängt von rechtlichen Grundlagen und betrieblichen Regelungen ab.
Ein unstrukturierter Umgang mit solchen Unterlagen kann zu datenschutzrechtlichen Risiken führen, insbesondere, wenn Altakten im Rahmen von Übergaben oder Prüfungen erneut in den Fokus geraten. Wir unterstützen Sie dabei, den Überblick zu behalten: durch Sichtung und strukturierte Vorbereitung Ihrer Aktenbestände auf Grundlage Ihrer internen Vorgaben.
So lassen sich personenbezogene Daten gezielt identifizieren und, sofern beauftragt, für eine datenschutzgerechte Entnahme und Weiterverarbeitung vorbereiten. Dabei dokumentieren wir alle Arbeitsschritte nachvollziehbar, sodass Sie eine prüfbare Grundlage zur internen Absicherung erhalten.
Protokollierte Aktenprüfung nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO
Die DSGVO verpflichtet Verantwortliche nicht nur zur Einhaltung der Datenschutzvorgaben, sondern auch zum Nachweis darüber. Dieser Grundsatz der Rechenschaftspflicht ist in Art. 5 Abs. 2 DSGVO verankert.
Das bedeutet: Wenn personenbezogene Daten verarbeitet oder gelöscht werden, muss auch nachvollziehbar sein, wie und auf welcher Grundlage dies erfolgt ist.
Im Rahmen unserer Unterstützung bieten wir eine strukturierte und dokumentierte Aktenprüfung an. Dabei werden alle vorgenommenen Schritte, wie Sichtung, Trennung und Übergabe, schriftlich erfasst und in einem Protokoll zusammengefasst. Die protokollierte Aktenprüfung hilft Ihnen, gegenüber internen Stellen oder externen Prüfungen darzulegen, dass Altakten systematisch bearbeitet und sensible Inhalte entsprechend Ihrer Vorgaben behandelt wurden.
Damit tragen Sie zur Erfüllung Ihrer Nachweispflichten bei, ohne dass wir eine eigene inhaltliche Bewertung vornehmen. Unsere Dokumentation erfolgt ausschließlich auf Grundlage der durch Sie bereitgestellten Vorgaben und dient zur internen Absicherung.
Nachweispflicht bei Altakten, klar dokumentiert
Im Umgang mit archivierten Papierakten geraten Nachweise schnell in den Hintergrund, insbesondere dann, wenn Daten jahrelang unberührt in Regalen oder Kartons lagern. Doch auch für physische Altakten gilt: Die datenschutzkonforme Verarbeitung muss nicht nur erfolgen, sondern auch belegbar sein.
Unsere strukturierte Dokumentation schafft hier Transparenz. Alle durchgeführten Arbeitsschritte, etwa die Sichtung, Entnahme und Übergabe selektierter Inhalte, werden protokolliert. Die Nachweise orientieren sich an Ihren Vorgaben und können intern archiviert oder bei Bedarf zur Vorlage im Rahmen einer Prüfung genutzt werden.
Damit erfüllen Sie nicht nur eine organisatorische Pflicht, sondern verfügen auch über eine klare und nachvollziehbare Dokumentation der durchgeführten Maßnahmen, ohne eigene Auswertungsarbeit.
Prüfung ohne Digitalisierung, eigenständige Leistung
Nicht jeder Altaktenbestand muss zwangsläufig digitalisiert werden. In vielen Fällen geht es zunächst darum, vorhandene Papierakten zu prüfen, zu sichten und bereinigungsrelevante Inhalte zu identifizieren, unabhängig davon, ob eine spätere Digitalisierung geplant ist oder nicht.
Unsere Leistung ist genau darauf ausgerichtet: Die datenschutzkonforme Sichtung und Prüfung erfolgt als eigenständiger Arbeitsschritt, ohne Scanverpflichtung, aber mit vollständiger Dokumentation. So können Sie Ihre Aktenbestände zunächst aufarbeiten lassen, Risiken reduzieren und entscheiden, welche Unterlagen im Bestand verbleiben, übergeben oder im weiteren Verlauf digitalisiert werden sollen.
Diese Flexibilität schafft Handlungsspielraum, besonders bei Altbeständen mit unklarer Relevanz, bei begrenzten Ressourcen oder wenn eine Digitalisierung erst zu einem späteren Zeitpunkt vorgesehen ist.
Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, rechtlich abgesichert
Wenn Sie uns mit der Sichtung und Prüfung physischer Altakten beauftragen, handeln wir als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO.
Das bedeutet: Wir verarbeiten die Unterlagen ausschließlich weisungsgebunden, auf Grundlage Ihrer Vorgaben und unter Einhaltung klar definierter technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOM).
Wir setzen keine Subunternehmer mit Datenzugriff ein. Alle Arbeitsschritte, vom Empfang der Akten bis zur Rückgabe, erfolgen durch, geschultes Personal. Sofern im Projekt vorgesehen, kann die Vernichtung aussortierter Dokumente durch einen zertifizierten Kooperationspartner übernommen werden. Dabei achten wir darauf, dass keine inhaltliche Prüfung oder Einsichtnahme erfolgt, die Übergabe erfolgt verschlossen und protokolliert.
Auf Wunsch stellen wir Ihnen vor Projektbeginn einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) sowie unsere TOM zur Verfügung.
Verantwortlichkeiten bleiben beim Auftraggeber
Die datenschutzrechtliche Verantwortung für Inhalt, Löschvorgaben und Archivstruktur liegt zu jeder Zeit beim Auftraggeber. Unsere Unterstützung erfolgt auf Basis dokumentierter Anweisungen, ohne eigene Bewertung, aber mit nachvollziehbarer Umsetzung und Protokollierung der durchgeführten Schritte.
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