Ersetzendes Scannen – Bedeutung und Umsetzung zur rechtssicheren Digitalisierung und Archivierung
Ersetzendes Scannen gemäß BSI TR-03138 ermöglicht eine rechtssichere Digitalisierung und sorgt für eine effiziente elektronische Archivierung von Dokumenten. Nach diesen Vorgaben können Papieroriginale durch digitale Kopien ersetzt werden – sicher, nachvollziehbar und rechtskonform. Welche Vorteile bietet dieser Prozess, und wie funktioniert die Umsetzung? Ein Überblick über die wichtigsten Aspekte des ersetzenden Scannens.
Was ist Ersetzendes Scannen
Ersetzendes Scannen bezeichnet die Digitalisierung von Papierdokumenten nach einem festgelegten Verfahren, das unter bestimmten Voraussetzungen eine Vernichtung der Originale ermöglicht. Die elektronischen Kopien müssen dabei sicher, nachvollziehbar und authentisch sein. Ziel ist es, den Zugriff auf Dokumente zu erleichtern und physische Papierarchive zu reduzieren.
Welche Rahmenbedingungen sind zu beachten?
Ersetzendes Scannen muss technischen und organisatorischen Anforderungen entsprechen, die in der TR-Resiscan des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) definiert sind. Diese Richtlinie beschreibt unter anderem:
- Dokumentationspflichten, z. B. durch eine Verfahrensdokumentation
- Maßnahmen zur Sicherung der Integrität und Nachvollziehbarkeit
- Anforderungen an die Qualität der elektronischen Kopie
Was bedeutet Ersetzendes Scannen für Unternehmen und Behörden?
- Effiziente elektronische Archivierung durch Reduzierung von Papierdokumenten
- Optimierung von Arbeitsabläufen durch elektronische Prozesse
- Schnellere Verfügbarkeit von Informationen, auch standortübergreifend
Mehr zu den technischen und organisatorischen Voraussetzungen erfahren Sie auf unserer Seite Voraussetzungen für Ersetzendes Scannen.
Vorteile des Ersetzenden Scannens
Das Ersetzende Scannen nach TR-Resiscan ermöglicht die rechtssichere Digitalisierung von Papierdokumenten, sodass unter bestimmten Voraussetzungen die Originale nicht mehr aufbewahrt werden müssen. Im Vergleich zu einer normalen Digitalisierung bietet dieses Verfahren zusätzliche Sicherheits- und Nachvollziehbarkeitsmerkmale.
Beweiskraft und Nachvollziehbarkeit
- Elektronische Dokumente, die konform nach TR-Resiscan erstellt wurden, erfüllen höhere Anforderungen an Integrität und Authentizität.
- Durch eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) oder ein elektronisches Siegel kann die Integrität eines gescannten Dokuments nachgewiesen und seine Beweiskraft erhöht werden.
- Der gesamte Scanprozess wird protokolliert, um später nachweisen zu können, dass das Verfahren korrekt durchgeführt wurde.
Rechtssicherheit und langfristige Verfügbarkeit
- Ersetzendes Scannen ermöglicht eine rechtskonforme Digitalisierung mit dokumentierten Prozessen, Qualitätssicherung und Integritätssicherung. Erst wenn alle Anforderungen erfüllt sind, kann eine Vernichtung erfolgen (z. B. ausgenommen Urkunden oder notarielle Dokumente).
- Ein dokumentierter Scanprozess trägt zur Nachvollziehbarkeit und Integrität bei, wodurch das Verfahren gegenüber einfachen Scans rechtlich besser abgesichert ist.
- Durch den Einsatz geeigneter Archivformate wie PDF/A wird eine langfristige Lesbarkeit der digitalisierten Dokumente gewährleistet. Regelmäßige Prüfungen und Datenmigration sind erforderlich, um die Verfügbarkeit über Jahrzehnte sicherzustellen.
- Schutz vor Verlust und Schäden: Elektronische Kopien sind vor physischen Schäden wie Feuer oder Feuchtigkeit geschützt.
Reduktion von Lager- und Verwaltungskosten
- Ersetzendes Scannen kann die physische Archivierung überflüssig machen, wenn alle rechtlichen und technischen Voraussetzungen erfüllt sind. Dadurch entfallen langfristig die Kosten für Lagerflächen, Archivierung und Dokumentenverwaltung.
- Die strukturierte Erfassung und digitale Verfügbarkeit von Dokumenten reduziert den organisatorischen Aufwand, da Papierarchive nicht mehr aktiv verwaltet oder durchsucht werden müssen.
- Einheitliche Indexierung und Metadatenstruktur erleichtern die Verwaltung und Nachvollziehbarkeit.
Schutz vor Verlust und Manipulation
- Beim Ersetzenden Scannen müssen elektronische Dokumente so gesichert werden, dass jede Veränderung nachweisbar bleibt. Dafür kommen Verfahren wie Hash-Werte, Signaturen oder Zeitstempel zum Einsatz, um nachträgliche Änderungen sichtbar zu machen.
- Die Integrität der digitalisierten Dokumente wird durch technische Schutzmaßnahmen sichergestellt. So kann jederzeit überprüft werden, ob das gescannte Dokument dem Original entspricht oder nachträglich verändert wurde.
- Audit-Protokolle und Versionierung ermöglichen eine lückenlose Nachvollziehbarkeit – jede Änderung wird dokumentiert und bleibt überprüfbar. Durch digitale Sicherungsmaßnahmen wie Hash-Werte, Signaturen oder Zeitstempel kann die Unveränderbarkeit eines Dokuments überprüft werden.
Wann ist Ersetzendes Scannen sinnvoll?
Ersetzendes Scannen eignet sich insbesondere für Unternehmen und Behörden, die Papierarchive abbauen und Prozesse effizienter gestalten möchten, ohne dabei die rechtlichen Anforderungen zu vernachlässigen. Die Methode kann in verschiedenen Bereichen eingesetzt werden, vorausgesetzt, die technischen und organisatorischen Vorgaben der TR-Resiscan werden erfüllt.
Typische Einsatzbereiche für Ersetzendes Scannen
- Verwaltungen & Behörden: Gesetzlich vorgeschriebene Aktenaufbewahrung nimmt oft große physische Lagerflächen in Anspruch. Durch Ersetzendes Scannen kann die Dokumentenverwaltung digitalisiert und Archivkosten reduziert werden.
- Unternehmen mit hohen Dokumentenvolumen: Verträge, Personalakten oder Kundenakten müssen oft über Jahre hinweg archiviert werden. Mit Ersetzendem Scannen lassen sich diese Prozesse optimieren und rechtskonform digitalisieren.
- Kanzleien & Steuerberater: In rechtlich regulierten Bereichen, in denen Nachweise und Dokumentationen über Jahrzehnte aufbewahrt werden müssen, bietet Ersetzendes Scannen die Möglichkeit, Platz zu sparen, ohne die Compliance zu gefährden.
- Banken & Versicherungen: Ersetzendes Scannen kann dazu beitragen, Papierdokumente sicher und nachvollziehbar in digitale Workflows zu integrieren, um den Zugriff und die Bearbeitung zu beschleunigen.
Welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, erfahren Sie auf der Seite Voraussetzungen für Ersetzendes Scannen.
Wie funktioniert Ersetzendes Scannen nach demgenerischen Scanprozess
Ersetzendes Scannen basiert auf einem definierten generischen Scanprozess, der durch die TR-Resiscan-Richtlinie vorgegeben ist. Durch diesen strukturierten Prozess wird sichergestellt, dass die elektronischen Dokumente nicht nur rechtssicher, sondern auch langfristig lesbar und unverändert digital archiviert werden können.
Dieser umfasst folgende Schritte:
- Eingangskontrolle: Prüfung der Dokumente auf Vollständigkeit, Lesbarkeit und physischen Zustand. Hierbei wird sichergestellt, dass keine relevanten Inhalte fehlen oder durch Beschädigungen unleserlich sind.
- Vorbereitung: Physische Dokumente werden entklammert, sortiert und für den Scanprozess optimiert. Diese Phase stellt sicher, dass alle Seiten korrekt erfasst werden können.
- Scannen: Die Belege werden mit Scannern digitalisiert, die die Anforderungen der TR-Resiscan erfüllen. Dabei werden definierte Scanparameter angewendet, um eine hohe Bildqualität und Lesbarkeit sicherzustellen.
- Integritätssicherung: Eine visuelle Kontrolle stellt sicher, dass die gescannten Dokumente mit den Originalen übereinstimmen. Ergänzend erfolgt die Anwendung qualifizierter elektronischer Signaturen oder Siegel, um die Authentizität und Unveränderbarkeit der elektronischen Dokumente zu gewährleisten.
- Speicherung: Die digitalisierten Unterlagen werden in revisionssicheren Formaten wie PDF/A gespeichert und durch geeignete Verschlüsselungsmaßnahmen vor unbefugtem Zugriff geschützt.
- Optionale Vernichtung der Papieroriginale: Falls die Voraussetzungen erfüllt sind und der gesamte Prozess dokumentiert wurde, kann das Papier gemäß den rechtlichen Vorgaben vernichtet werden.
Abgrenzung Ersetzendes Scannen zur klassischen Digitalisierung
TR-Resiscan (Ersetzendes Scannen) ist eine technische Richtlinie des BSI, die beschreibt, welche Maßnahmen erforderlich sind, um elektronische Dokumente in der Praxis revisionssicher und nachvollziehbar zu archivieren. Während sie keine gesetzliche Vorgabe ist, orientieren sich viele Unternehmen und Organisationen daran, um standardisierte Verfahren zu gewährleisten. Bei einer normalen Digitalisierung wird das Papieroriginal weiterhin aufbewahrt. Beim Ersetzenden Scannen hingegen können Papierdokumente unter bestimmten Voraussetzungen vernichtet werden, wenn das digitale Abbild den geforderten Qualitäts- und Sicherheitsanforderungen entspricht.
Anforderungen für Ersetzendes Scannen
- Die Dokumente müssen einer Schutzbedarfsanalyse unterzogen werden, um ihre Schutzbedarfskategorie (normal, hoch, sehr hoch) in Bezug auf Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit zu bestimmen. Diese Einstufung beeinflusst die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen im Ersetzenden Scannen.
- Die Verfahrensdokumentation ist die zentrale Grundlage, um den gesamten Scanprozess strukturiert, nachvollziehbar und prüfbar zu dokumentieren.
- Die elektronische Version muss den Anforderungen der TR-Resiscan entsprechen und revisionssicher digital archiviert werden, damit eine mögliche Vernichtung der Originale auf einer dokumentierten und nachvollziehbaren Grundlage erfolgen kann.
Maßgeschneiderte Scanstrategie für Ihr Unternehmen
Jede Organisation hat individuelle Anforderungen an die Digitalisierung. Ersetzendes Scannen muss sorgfältig geplant werden, um rechtliche, technische und organisatorische Vorgaben einzuhalten. Wir begleiten diesen Prozess professionell und sorgen für eine fachgerechte Digitalisierung Ihrer Papierakten nach TR-Resiscan.
Unser Service umfasst:
- Analyse bestehender Archiv- und Dokumentenstrukturen, um mögliche Digitalisierungsstrategie aufzuzeigen.
- Beratung zur Umsetzung des Ersetzenden Scannens, abgestimmt auf technische und organisatorische Anforderungen.
- Professionelle und sichere Digitalisierung der Papierakten, konform mit der TR-Resiscan-Vorgaben.
- Unterstützung bei der Verfahrensdokumentation durch die Bereitstellung unserer Schnittstellenbeschreibungen, die den Digitalisierungsprozess nachvollziehbar machen.
Als Ihr Scandienstleister digitalisieren wir konform gemäß BSI TR Resiscan.
Mehr zur Analyse Ihrer Scanstrategie und den nächsten Schritten erfahren Sie auf unserer Seite Ablauf-Scan-Projekt Professionelle Beratung.
Unterschiede zwischen Ersetzendem Scannen und Kopierendem Scannen?
Beim ersetzenden Scannen gibt es im Vergleich zur einfachen Digitalisierung (kopierend Scannen) von papierbasierten Belegen und Dokumente zwei wesentliche Besonderheiten.
Transfervermerk
- Namen des Scanoperators (Personal ID)
- Technisches und organisatorisches Umfeld des Erfassungsvorgangs
- Eventuelle Auffälligkeiten während des Scanprozesses
- Zeitpunkt der Erfassung
- Ergebnis der Qualitätssicherung
- Die Tatsache, dass das Scanprodukt bildlich und inhaltlich dem Papierdokument übereinstimmt
Die Scansoftware erzeugt den Transfervermerk in der Regel als XML-Datei oder als PDF- Datei.
Dadurch wird gewährleistet, dass wichtige Informationen zum Scanvorgang gesammelt und für weitere Schritte verfügbar sind, um die Verlässlichkeit der digitalisierten Dokumente sicherzustellen.
Integritätssicherung durch qualifizierte elektronische Signierung/ Siegel
Die Integritätssicherung erfüllt zwei wichtige Funktionen im Zusammenhang mit dem ersetzenden Scannen. Einerseits dient sie der Bestätigung, dass das Scannen ordnungsgemäß durchgeführt wurde und andererseits schützt sie vor Manipulationen, während sie die Integrität des Scanprodukts und des Transfervermerks nachweist.
Die Maßnahmen zur Integritätssicherung des Scanprodukts entsprechen dabei auch zur Sicherung des Transfervermerks. Beide werden mit geeigneten Sicherheitsmaßnahmen geschützt, um sicherzustellen, dass die digitalisierten Dokumente und die zugehörigen Vermerke unverändert und zuverlässig bleiben.
Durch die Integritätssicherung wird die Vertrauenswürdigkeit der elektronischen Dokumente gestärkt und die Beweiswerterhaltung gewährleistet, was für eine rechtssichere Nutzung der elektronischen Unterlagen von großer Bedeutung ist.
Durch die Verwendung des (qualifizierten) elektronischen Siegels gemäß eIDAS-Verordnung, welches auf Organisationszertifikaten basiert, konnte der Aufwand für kryptographische Sicherungsmittel erheblich reduziert werden. Gleichzeitig wird die Verkehrsfähigkeit der gesiegelten Scanprodukte und Transfervermerke gewährleistet und ein hoher Beweiswert sichergestellt.
Durch die Anwendung des elektronischen Siegels wird die Sicherheit und Integrität der digitalisierten Dokumente gewährleistet, was ihre rechtliche Gültigkeit und Verwendbarkeit als rechtsgültige Beweismittel stärkt.
Welche Dokumente dürfen beim Ersetzenden Scannen nicht verarbeitet werden?
Bestimmte Dokumente sind explizit von der Verarbeitung und insbesondere von der Vernichtung ausgeschlossen. Dies gilt für Dokumente, denen aufgrund ihrer Beweiskraft, öffentlichen Glaubens oder gesetzlichen Bestimmung im Original eine besondere Bedeutung zukommt.
Beispiele für solche Dokumente sind notarielle Urkunden, Testate unter Siegelverwendung, Eröffnungsbilanzen, Abschlüsse, Wertpapiere und Zollpapiere mit fluoreszierendem Original-Stempel. Diese Dokumente müssen weiterhin in ihrer Originalform aufbewahrt werden und dürfen nicht ersetzend digitalisiert oder vernichtet werden.
Wichtige Hinweise
Bitte beachten Sie, dass wir keine Rechtsberatung erteilen. Die hier erläuterten Definitionen und Informationen sind eine unverbindlich vereinfachte und kurze Darstellung.
Es sollten unbedingt auch weitere spezifische Aspekte je nach Kontext und rechtlichen Vorgaben berücksichtigt werden.
TR Resiscan