Ersetzendes Scannen:
Ihre Lösung für die rechtsichere Digitalisierung in Unternehmen & Behörden
Sie suchen nach einer rechtskonformen Lösung, um Ihr Aktenarchiv in ein effizientes digitales Format zu überführen?
Das rechtsichere ersetzende Scannen ist für Unternehmen, Institutionen und Behörden der entscheidende Schritt in ein papierloses Büro. Konform nach den strengen Vorgaben der Technischen Richtlinie BSI TR-03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) ermöglichen wir Ihnen, Ihre Papieroriginale datenschutzkonform durch digitale Kopien zu ersetzen. Dadurch schaffen Sie nicht nur Platz, sondern auch eine effiziente, sichere und jederzeit nachvollziehbare Archivierung. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Dokumente mit unserem Service rechtskonform digitalisieren und dabei langfristige Mehrwerte sichern.
Was ist Ersetzendes Scannen? Eine Definition:
Ersetzendes Scannen bezeichnet die Digitalisierung von Papierdokumenten nach einem festgelegten Verfahren, das unter bestimmten Voraussetzungen eine Vernichtung der Originale ermöglicht. Die elektronischen Kopien müssen dabei sicher, nachvollziehbar und authentisch sein. Ziel ist es, den Zugriff auf Dokumente zu erleichtern und physische Papierarchive zu reduzieren.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit dem ersetzenden Scannen nicht nur Platz schaffen, sondern auch die Effizienz Ihrer Prozesse erhöhen und die rechtliche Sicherheit Ihrer Unterlagen steigern.
Vorteile der rechtsicheren Digitalisierung
Das ersetzende Scannen nach der Technischen Richtlinie BSI TR 03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) bietet Ihrem Unternehmen mehr als eine einfache digitale Kopie. Es ermöglicht eine rechtssichere Digitalisierung, die es erlaubt, die Papieroriginale unter bestimmten Voraussetzungen zu vernichten.
Dieses Verfahren sichert Ihnen gegenüber einer herkömmlichen Digitalisierung entscheidende Mehrwerte:
Was macht das Ersetzende Scannen besser als die herkömmliche Digitalisierung (kopierend Scannen)?
Rechtssicherheit und Beweiskraft
Elektronische Dokumente, die nach der Richtlinie der BSI TR 03138 Ersetzendes Scannen erstellt wurden, erfüllen die strengen Anforderungen an Authentizität und Integrität.
Diese Nachweise sorgen dafür, dass Ihre digitalen Kopien als rechtssicherer Beweiswert dienen können. Dies wird durch zwei wesentliche Schritte erreicht:
- Erhöhung der Beweiskraft: Die Integrität des gescannten Dokuments wird durch eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) oder ein elektronisches Siegel (QESI) bestätigt.
- Lückenlose Nachvollziehbarkeit: Der gesamte Scanprozess wird lückenlos protokolliert. So kann jederzeit nachgewiesen werden, dass das Verfahren korrekt durchgeführt wurde und das Dokument während des Digitalisierungsprozesses nicht verändert wurde.
Die rechtskonforme Digitalisierung mit dem Ersetzenden Scannen basiert auf dokumentierten Prozessen und strenger Qualitätssicherung. Erst wenn alle Anforderungen erfüllt sind, kann die Vernichtung der Originale erfolgen, wobei u.a. Urkunden oder notarielle Dokumente hiervon ausgeschlossen sind.
- Nachvollziehbarkeit: Ein lückenlos dokumentierter Scanprozess macht das Verfahren rechtlich besser nachvollziehbar.
- Langfristige Lesbarkeit: Durch geeignete Archivformate wie PDF/A wird die Lesbarkeit der Dokumente über Jahrzehnte gesichert. Regelmäßige Prüfungen und Datenmigration sind dafür notwendig.
Weniger Kosten, mehr Effizienz
Die Digitalisierung Ihrer Dokumente mit dem ersetzenden Scannen macht die physische Archivierung überflüssig. Das ermöglicht Ihnen, langfristig Kosten für Lagerflächen und die manuelle Dokumentenverwaltung einzusparen.
- Effizientere Verwaltung: Da Papierarchive nicht mehr durchsucht werden müssen, reduziert sich Ihr organisatorischer Aufwand.
- Schnellerer Zugriff: Durch eine einheitliche Indexierung und Metadatenstruktur sind Ihre Dokumente einfach zu finden, was die Verwaltung erleichtert.
Schutz vor Verlust und Manipulation
Beim ersetzenden Scannen werden Ihre digitalen Dokumente so gesichert, dass jede Veränderung erkennbar wird. Dies gewährleistet, dass die Integrität Ihrer Dokumente jederzeit geprüft werden kann und das Original zuverlässig ersetzt wird (Gültigkeit der Signierung).
Dafür kommen präzise Verfahren zum Einsatz, die Manipulationen sichtbar machen:
- Technische Schutzmaßnahmen: Durch den Einsatz von Hash-Werten, Signaturen oder Zeitstempeln wird die Unveränderbarkeit eines Dokuments sichergestellt.
- Lückenlose Nachvollziehbarkeit: Audit-Protokolle und Versionierung im Prozess sorgen dafür, dass jede Änderung dokumentiert und überprüfbar bleibt.
- Schutz vor Verlust und Schäden: Elektronische Kopien sind vor physischen Schäden wie Feuer oder Feuchtigkeit geschützt.
Wann ist Ersetzendes Scannen sinnvoll? Anwendungsbereiche:
Ersetzendes Scannen ist die ideale Methode für Unternehmen und Behörden, die ihre Papierarchive abbauen und die Verwaltungsprozesse effizienter gestalten möchten. Die Methode eignet sich für diverse Anwendungsbereiche, solange die technischen und organisatorischen Vorgaben der BSI TR 03138 Ersetzendes Scannen erfüllt werden.
Typische Einsatzbereiche für Ersetzendes Scannen
- Verwaltungen & Behörden: Die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrung von Akten nimmt oft große physische Lagerflächen in Anspruch. Mit dem ersetzenden Scannen erfüllen Sie diese rechtlichen Vorgaben und können gleichzeitig Ihre Dokumentenverwaltung digitalisieren. Dies ermöglicht Ihnen, die Archivkosten langfristig zu reduzieren.
- Unternehmen mit hohen Dokumentenvolumen: Verträge, Personalakten oder Kundenakten müssen oft über Jahre hinweg archiviert werden. Mit Ersetzendem Scannen lassen sich diese Prozesse optimieren und rechtskonform digitalisieren.
- Kanzleien & Steuerberater: In rechtlich regulierten Bereichen, in denen Nachweise und Dokumentationen über Jahrzehnte aufbewahrt werden müssen, bietet Ersetzendes Scannen die Möglichkeit, Platz zu sparen, ohne die Compliance zu gefährden.
- Banken & Versicherungen: Ersetzendes Scannen kann dazu beitragen, Papierdokumente sicher und nachvollziehbar in digitale Workflows zu integrieren, um den Zugriff und die Bearbeitung zu beschleunigen.
So erfüllen Sie die Voraussetzungen: Alle Details finden Sie auf der Seite: Voraussetzungen für Ersetzendes Scannen.
Zertifizierte Prozesse und geprüfte Qualität
Als nach DIN ISO 9001 2015 zertifiziertes Unternehmen arbeiten wir nach etablierten Qualitätsstandards, die unsere Prozesse transparent und verlässlich machen. Die Digitalisierung Ihres Archivs erfordert Vertrauen und nachgewiesene Qualität. Dabei steht die Sicherheit Ihrer Daten für uns an erster Stelle.
Unsere Fachkompetenz wird zusätzlich durch die VOI Zertifizierung bestätigt. Sie bescheinigt, dass unser Scanprozess den strengen Anforderungen der BSI TR 03138 Ersetzendes Scannen (RESISACN) Richtlinie entspricht.
Diese unabhängigen Zertifizierungen und unsere bewährte Arbeitsweise bieten die Grundlage dafür, dass Ihre Dokumente rechtskonform, datenschutzgerecht und gemäß den geltenden Vorgaben digitalisiert werden, mit dem Ziel, den Beweiswert zuverlässig zu erhalten.
Der Prozess:
Wie wir Ihre Dokumente rechtssicher digitalisieren
Ersetzendes Scannen ist ein komplexer Vorgang, der auf dem generischen Scanprozess nach der Richtlinie BSI TR 03138 Ersetzendes Scannen (Resiscan) basiert.
Doch mit der richtigen Expertise wird er nicht kompliziert.
Es braucht eine professionelle Umsetzung, um die rechtssichere Digitalisierung Ihrer Dokumente zu gewährleisten. Wir begleiten Sie durch diesen Prozess und stellen mit unserer Expertise sicher, dass jeder Schritt den Vorgaben entspricht. So können Ihre elektronischen Dokumente nicht nur rechtskonform, sondern auch langfristig unveränderbar archiviert.
Die wichtigsten Rahmenbedingungen
Um eine rechtssichere Digitalisierung zu gewährleisten, müssen Sie technische und organisatorische Vorgaben einhalten. Diese sind in der BSI TR 03138 Ersetzendes Scannen (RESISACN) des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) definiert.
Die Richtlinie stellt unter anderem sicher, dass Sie folgende Punkte erfüllen:
- Dokumentationspflichten: Sie müssen den Scanprozess lückenlos dokumentieren, beispielsweise in einer Verfahrensdokumentation.
- Sicherung der Integrität: Es sind Maßnahmen zur Sicherung der Integrität und Nachvollziehbarkeit notwendig.
- Qualität der digitalen Kopien: Die elektronischen Kopien müssen eine bestimmte Qualität aufweisen, um das Original ersetzen zu können.
Unsere maßgeschneiderte Strategie
Jede Organisation hat individuelle Anforderungen an die Digitalisierung.
Eine rechtssichere Umsetzung erfordert daher eine sorgfältige Strategie, die alle rechtlichen, technischen und organisatorischen Vorgaben berücksichtigt.
Wir begleiten Sie professionell in diesem Prozess und stellen eine fachgerechte Digitalisierung Ihrer Papierakten konform nach TR-RESISCAN sicher.
Als DIN ISO 9001:2015 zertifizierter Partner begleiten wir Sie professionell durch den gesamten Prozess. Wir entwickeln eine maßgeschneiderte Strategie für Sie und sichern eine fachgerechte und nach BSI TR 03138 Ersetzendes Scannen konforme Digitalisierung Ihrer Papierakten zu. Wir unterstützen Sie, Ihre individuellen Anforderungen zu erfüllen und den Erhalt des Beweiswerts Ihrer Dokumente zu steigern.
- Analyse: Wir prüfen Ihre bestehenden Archiv- und Dokumentenstrukturen, um Ihnen die passende Digitalisierungsstrategie aufzuzeigen.
- Beratung: Wir stimmen die Umsetzung des Ersetzenden Scannens auf Ihre spezifischen technischen und organisatorischen Anforderungen ab.
- Professionelle Digitalisierung: Ihre Papierakten werden sicher und konform mit den TR-RESISCAN-Vorgaben digitalisiert.
- Schnittstellenbeschreibung für Verfahrensdokumentation: Wir unterstützen Sie mit unserer Schnittstellenbeschreibung dabei, den Digitalisierungsprozess lückenlos nachvollziehbar zu dokumentieren.
Als Ihr Dienstleister digitalisieren wir konform gemäß BSI TR 03138 Ersetzendes Scannen (RESISACN).
Beginnen Sie jetzt mit der Analyse Ihrer Scanstrategie:
Alle weiteren Informationen finden Sie auf unserer Seite Ablauf des Scan-Projekts Professionelle Beratung.
Ersetzendes vs. kopierendes Scannen: Was ist der Unterschied?
Auf den ersten Blick ähneln sich die Ergebnisse, doch die Unterschiede zwischen kopierendem und ersetzendem Scannen sind entscheidend. Das kopierende Scannen erstellt eine einfache digitale Kopie, während das ersetzende Scannen eine rechtskonforme digitale Version schafft.
Diese erlaubt es Ihnen, das physische Original zu vernichten und den Beweiswert Ihrer Dokumente zu steigern. Die Grundlage für diese Rechtssicherheit sind zwei zentrale Komponenten: der Transfervermerk und die Integritätssicherung.
Transfervermerk
- Namen des Scanoperators (Personal ID)
- Technisches und organisatorisches Umfeld des Erfassungsvorgangs
- Eventuelle Auffälligkeiten während des Scanprozesses
- Zeitpunkt der Erfassung
- Ergebnis der Qualitätssicherung
- Die Tatsache, dass das Scanprodukt bildlich und inhaltlich dem Papierdokument übereinstimmt
Die Scansoftware erzeugt den Transfervermerk in der Regel als XML-Datei oder als PDF- Datei.
Dadurch wird gewährleistet, dass wichtige Informationen zum Scanvorgang gesammelt und für weitere Schritte verfügbar sind, um die Verlässlichkeit der digitalisierten Dokumente sicherzustellen.
Der Transfervermerk ist ein entscheidender Faktor im ersetzenden Scannen. Als XML- oder PDF-Datei dokumentiert er alle relevanten Informationen zum Scanvorgang und macht das Dokument revisionssicher. Dadurch kann die Verlässlichkeit der digitalisierten Dokumente jederzeit nachgewiesen werden.
Integritätssicherung durch qualifizierte elektronische Signierung/ Siegel
Die Integritätssicherung erfüllt zwei wichtige Funktionen im Zusammenhang mit dem ersetzenden Scannen. Einerseits dient sie der Bestätigung, dass das Scannen ordnungsgemäß durchgeführt wurde und andererseits schützt sie vor Manipulationen, während sie die Integrität des Scanprodukts und des Transfervermerks nachweist.
Die Maßnahmen zur Integritätssicherung des Scanprodukts entsprechen dabei auch zur Sicherung des Transfervermerks. Beide werden mit geeigneten Sicherheitsmaßnahmen geschützt, um sicherzustellen, dass die digitalisierten Dokumente und die zugehörigen Vermerke unverändert und zuverlässig bleiben.
Durch die Integritätssicherung wird die Vertrauenswürdigkeit der elektronischen Dokumente gestärkt und die Beweiswerterhaltung gewährleistet, was für eine rechtssichere Nutzung der elektronischen Unterlagen von großer Bedeutung ist.
Durch die Verwendung des (qualifizierten) elektronischen Siegels gemäß eIDAS-Verordnung, welches auf Organisationszertifikaten basiert, konnte der Aufwand für kryptographische Sicherungsmittel erheblich reduziert werden. Gleichzeitig wird die Verkehrsfähigkeit der gesiegelten Scanprodukte und Transfervermerke gewährleistet und ein hoher Beweiswert sichergestellt.
Durch die Anwendung des elektronischen Siegels wird die Sicherheit und Integrität der digitalisierten Dokumente gewährleistet, was ihre rechtliche Gültigkeit und Verwendbarkeit als rechtsgültige Beweismittel stärkt.
Technische und organisatorische Anforderungen für Ersetzendes Scannen
Damit die Dokumente rechtssicher digitalisieren werden können, müssen strenge Anforderungen erfüllen.
Die BSI TR 03138 Ersetzendes Scannen (RESISACN) stellt sicher, dass der Prozess den höchsten Standards genügt.
- Die Dokumente müssen einer Schutzbedarfsanalyse unterzogen werden, um ihre Schutzbedarfskategorie (normal, hoch, sehr hoch) in Bezug auf Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit zu bestimmen.
Diese Einstufung beeinflusst die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen im Ersetzenden Scannen. - Die Verfahrensdokumentation ist die zentrale Grundlage, um den gesamten Scanprozess strukturiert, nachvollziehbar und prüfbar zu dokumentieren.
- Die elektronische Version muss den Anforderungen der TR-Resiscan entsprechen und revisionssicher digital archiviert werden, damit eine mögliche Vernichtung der Originale auf einer dokumentierten und nachvollziehbaren Grundlage erfolgen kann.
So funktioniert es mit uns:
- Analyse und Beratung: Wir starten mit einer detaillierten Analyse Ihrer individuellen Bedürfnisse, um eine maßgeschneiderte Lösung zu entwickeln.
- Sicherer Scan-Prozess: Unsere geschulten Mitarbeiter scannen Ihre Dokumente nach den TR RESISCAN-Vorgaben und stellen die lückenlose Dokumentation sicher.
- Revisionssichere Übergabe: Die digitalen Dokumente werden Ihnen in dem von Ihnen gewünschten Format zur Verfügung gestellt, bereit für die Integration in Ihr System.
Wichtige Hinweise
Bitte beachten Sie, dass wir keine Rechtsberatung erteilen. Die hier erläuterten Definitionen und Informationen sind eine unverbindlich vereinfachte und kurze Darstellung.
Es sollten unbedingt auch weitere spezifische Aspekte je nach Kontext und rechtlichen Vorgaben berücksichtigt werden.
TR Resiscan