Ersetzendes scannen

Der TR-RESISCAN-konforme Scanprozess zielt auf eine Steigerung der Rechts­sicherheit im Bereich des ersetzenden Scannens ab. Unter ersetzendem Scannen wird der Vorgang der elektronischen Erfassung von Papier­dokumenten mit zeitnaher anschließender Vernichtung der Original-Scanvorlage verstanden.

Startseite » TR-Resiscan » Ersetzendes Scannen

ersetzendes scannen IconErhöhte Sicherheit durch TR-RESISCAN-Konformität

Als erster Schritt beim TR-RESISCAN-konformen Scanprozess steht die Strukturanalyse, in der die IT-Systeme, Anwendungen und Netzwerke beschrieben werden. Danach erfolgt die Schutzbedarfsanalyse der im Scanprozess entstehenden Dateien. Dort unterscheidet man die drei Klassen „normal“, „hoch“ und „sehr hoch“. Basierend auf der Analyse werden die notwendigen organisatorischen, personellen und technischen Maßnahmen festgelegt. Aus der Einstufung leiten sich dann die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen ab, die für das Erreichen des jeweiligen Schutzniveaus erforderlich sind.

Ablauf der sicherheitsrelevanten Analysen beim TR-Resiscan–konformen Scannen

Richtlinien beim TR-RESISCAN-konformen Scannen

Da beim ersetzenden Scannen eine spätere Vernichtung der Originaldokumente ermöglicht wird, ist es besonders wichtig den rechtlichen Rahmen einzuhalten. Das Ganze wird über die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD geregelt.

Diese geben vor, dass beim ersetzenden Scannen eine Verfahrensdokumentation angelegt wird. Darin sind alle Verfahren und Maßnahmen, für das ersetzende Scannen und die anschließende elektronische Aufbewahrung inklusive Vernichtung der originalen Papierbelege, festgelegt. Zusätzlich wurde vom Bundesamt für Sicherheit die BSI TR-03138 „Ersetzendes Scannen“ (RESISCAN) Richtline entworfen, welche einen Handlungsleitfaden zur sicheren Gestaltung der Prozesse für das ersetzende Scannen darstellt.

Der generische Scanprozess beim TR-Resiscan–konformen Scannen

Vorteile des ersetzenden Scannens

  • Revisionssicher
  • Platzersparnis
  • einfaches Wiederfinden
  • Prozesskontrolle
  • Digitale Signaturlösung
Sie haben noch Fragen zum TR-RESISCAN-konformen Scanprozess oder möchten einen Beratungstermin vereinbaren? Sie planen ein Scan-Projekt und haben Fragen zu Preis oder Termin? Kontaktieren Sie uns.
digitalisierung-service.de Logo

Wichtige Infos