A8 Scanstrategie Assistent für die Digitalisierung von Dokumenten
Der Scanstrategie Assistent unterstützt Behörden, Unternehmen und Organisationen dabei, eine geeignete Vorgehensweise für die Digitalisierung von Dokumenten zu bestimmen. Er hilft dabei, die grundlegenden Fragen eines Digitalisierungsprojekts strukturiert zu erfassen und eine erste Orientierung zu gewinnen.
Gleichzeitig berücksichtigt der Assistent fachliche Aspekte, die für eine fundierte Auswahl relevant sind. Dazu gehören unter anderem die geplante Nutzung der digitalen Daten, der Umgang mit Originalunterlagen, organisatorische Abläufe und rechtliche Rahmenbedingungen wie bestehende Aufbewahrungspflichten.
Durch die Kombination aus verständlichen Fragen und einer anschließenden fachlichen Prüfung entsteht eine solide Grundlage für weitere Entscheidungen. Die Verarbeitung der Angaben erfolgt datenschutzkonform, und der Assistent kann jederzeit unterbrochen oder später fortgeführt werden.
Warum eine passende Scanstrategie entscheidend ist
Die Digitalisierung von Dokumenten ist mehr als ein technischer Vorgang. Sie beeinflusst Abläufe, Verantwortlichkeiten und spätere Nutzungsmöglichkeiten. Eine passende Strategie schafft Klarheit darüber, wie digitale Unterlagen eingesetzt werden sollen und welche Anforderungen dabei berücksichtigt werden müssen.
Bereits zu Projektbeginn stehen oft zentrale Fragen im Raum:
- Was passiert mit den Originalen nach dem Scannen?
- Wie intensiv werden die digitalen Daten genutzt?
- Wie lassen sich die digitalisierten Daten in bestehende Abläufe oder Systeme einbinden?
- Sollen bestehende Prozesse integriert werden?
- Gibt es interne Vorgaben oder rechtliche Rahmenbedingungen, die berücksichtigt werden müssen?
Diese Faktoren beeinflussen nicht nur die Auswahl des Scanverfahrens, sondern auch den gesamten Ablauf und die spätere Verwendbarkeit der Ergebnisse.
Eine durchdachte Strategie stellt sicher, dass rechtliche Vorgaben wie Aufbewahrungspflichten, interne Anforderungen und organisatorische Rahmenbedingungen eingehalten werden. Sie schafft Planungssicherheit und legt fest, ob zum Beispiel ein kopierendes Verfahren ausreicht oder ob ein TR RESISCAN konformer Prozess erforderlich ist.
Was leistet unser A8 Scanstrategie Assistent?
Der A8 Scanstrategie Assistent erfasst die Rahmenbedingungen Ihres Projekts in strukturierter Form. Sie beantworten schrittweise Fragen zu organisatorischen Abläufen, Nutzungsszenarien, Aufbewahrungspflichten und Besonderheiten in Ihrem Aktenbestand. Die Angaben helfen dabei, die Ausgangslage eines Digitalisierungsprojekts klar zu definieren.
Alle Informationen werden gespeichert und können bei Bedarf ergänzt oder zu einem späteren Zeitpunkt fortgeführt werden. Nach Abschluss der Eingaben prüft das Team der A8 Medienservice GmbH die Angabensorgfältig. Die Auswertung erfolgt nicht automatisiert, sondern wird fachlich bewertet und zu einer Empfehlung zusammengeführt.
Auf dieser Grundlage erhalten Sie eine Einschätzung dazu, welche Strategie für Ihr Vorhaben geeignet ist. Sie erfahren, ob ein kopierendes Verfahren genügt, ob ein TR RESISCAN konformer Prozess erforderlich erscheint oder ob eine Variante sinnvoll ist, bei der ausgewählte Originale weiterhin aufbewahrt werden.
Für wen ist der A8 Scanstrategie Assistent geeignet?
Der A8 Scanstrategie Assistent richtet sich an Organisationen, die ihre Dokumente strukturiert digitalisieren möchten und dafür eine fundierte Entscheidungsgrundlage benötigen. Er eignet sich für Projekte, bei denen unterschiedliche Aktenarten, Abläufe und Anforderungen berücksichtigt werden müssen.
Behörden und Verwaltungen nutzen den Assistenten, um den Umgang mit Originalunterlagen, rechtliche Vorgaben und spätere Nutzungsszenarien frühzeitig abzustimmen. Unternehmen und Institutionen erhalten eine Orientierung, wie sich ihre internen Prozesse in eine geeignete Digitalisierungsstrategie überführen lassen.
Der Assistent unterstützt zudem Fachbereiche, die regelmäßig mit strukturierten Aktenbeständen arbeiten. Dazu gehören Personalakten, Bauakten, Mieterakten, Patientenakten, Auftragsakten und weitere Dokumentenarten, bei denen Ordnung, Nachvollziehbarkeit und rechtliche Anforderungen eine besondere Rolle spielen.
Auch Digitalisierungsbeauftragte und Projektverantwortliche profitieren von der strukturierten Erfassung und der fachlichen Einschätzung, da sie eine solide Grundlage für Abstimmungen und Entscheidungen im eigenen Haus erhalten.
Ablauf der Analyse
Nach der Anmeldung erhalten Sie die Zugangsdaten für den A8 Scanstrategie Assistenten. Die Fragen können Schritt für Schritt beantwortet werden. Alle Eingaben werden automatisch gespeichert, sodass Sie die Analyse jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen können.
Während der Bearbeitung erfassen Sie die wesentlichen Rahmenbedingungen Ihres Projekts. Dazu gehören organisatorische Abläufe, Nutzungsszenarien, Aufbewahrungspflichten und Besonderheiten in Ihrem Aktenbestand. Die Angaben bilden die Grundlage für die anschließende fachliche Prüfung durch das Team der A8 Medienservice GmbH.
Die Nutzung des Assistenten ist für Sie kostenfrei. Die erfassten Informationen dienen ausschließlich der strukturierten Vorbereitung und fließen in die spätere Empfehlung ein, die Ihnen als Grundlage für weitere Entscheidungen zur Digitalisierung zur Verfügung steht.
Ergebnis der Analyse
Nach Abschluss der Eingaben werden die Informationen durch das Team der A8 Medienservice GmbH geprüft und zu einer Empfehlung zusammengeführt. Die Auswertung erfolgt nicht automatisiert, sondern berücksichtigt die individuellen Anforderungen Ihres Projekts und die Angaben aus dem Assistenten.
Die Empfehlung zeigt auf, welche Vorgehensweise für Ihr Vorhaben geeignet erscheint. Sie dient als Orientierung und ersetzt keine verbindliche Entscheidung. Je nach Projekt können dafür unterschiedliche Ansätze sinnvoll sein. Ein kopierendes Verfahren kann ausreichend sein, wenn alle Originalunterlagen erhalten bleiben sollen. Ein TR RESISCAN konformer Prozess kann in Betracht kommen, wenn rechtliche oder organisatorische Vorgaben dies nahelegen. In einigen Fällen kann eine Variante sinnvoll sein, bei der digitale Unterlagen die Hauptakte bilden und ausgewählte Originale weiterhin aufbewahrt werden.
Die Empfehlung bietet eine fundierte Grundlage für die weitere Planung. Sie unterstützt Sie bei internen Abstimmungen und der Entscheidung, wie Ihr Projekt fortgeführt werden soll. Auf Wunsch nutzen wir die Angaben als Basis für ein Angebot oder besprechen die Ergebnisse gemeinsam, wenn einzelne Punkte weiter geklärt werden sollen.
Datenschutz und Umgang mit Angaben
Der A8 Scanstrategie Assistent wird unter Beachtung der geltenden Datenschutzvorgaben genutzt. Alle Angaben werden datenschutzkonform verarbeitet und ausschließlich für die Analyse Ihres Projekts sowie auf Wunsch für die Erstellung eines Angebots eingesetzt. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.
Die Zugangsdaten werden aus Sicherheitsgründen getrennt per E-Mail übermittelt. Benutzername und Passwort werden dabei in zwei Nachrichten versendet, um einen sicheren Zugriff zu gewährleisten. Die Auswertung Ihrer Angaben erfolgt nicht automatisiert. Unser Team prüft die Informationen individuell und berücksichtigt dabei die organisatorischen Rahmenbedingungen, die Nutzungsszenarien und sämtliche relevanten Besonderheiten Ihres Projekts.
Jetzt Zugang zum A8 Scanstrategie Assistent anfordern
Wenn Sie den A8 Scanstrategie Assistent nutzen möchten, stellen wir Ihnen gern die Zugangsdaten bereit. Die Zugangsinformationen werden in zwei getrennten E-Mails versendet, damit die Anmeldung datenschutzkonform und sicher erfolgt.
Der Assistent unterstützt Sie dabei, die wesentlichen Rahmenbedingungen Ihres Projekts zu erfassen und eine fundierte Orientierung für die weitere Planung zu erhalten. Für Fragen oder Unterstützung stehen wir jederzeit zur Verfügung.
