Scannen vor Ort – mobile Digitalisierung

Wer digitales Dokumentenmanagement konsequent umsetzt, hat regelmäßigen Bedarf an Scanleistungen. Entweder erbringen geschulte Mitarbeitern des eigenen Hauses diese Leistung oder es wird ein externer Dienstleister beauftragt.

Die alternative Form der Digitalisierung

Eine interessante Alternative stellt das Scannen-Vor-Ort dar, bei der unsere Mitarbeiter in Ihren Geschäftsräumen erscheinen und sich um die Digitalisierung der angefallenen Unterlagen kümmern. Nach Absprache mit Ihnen kommen wir in Ihr Unternehmen und bringen alle notwendigen Arbeitsmaterialien mit: Hochleistungsscanner, Computer und notwendige Software.

Vorteil 1: Direkte Kommunikation

Der wohl wichtigste Vorteil ist der direkte Austausch mit den zuständigen Mitarbeitern Ihres Unternehmens.  Ein digitales Archivsystem soll sich nahtlos in die Arbeitsabläufe des Unternehmens einbetten. Die notwendigen Abstimmungen lassen sich am besten vor Ort mit Ihren Mitarbeitern und Abteilungen besprechen.

Vorteil 2: Zugriff auf Originale jederzeit möglich

Die tägliche Arbeit soll für die Digitalisierung von Daten nicht unterbrochen werden.  Ihre Mitarbeiter sollen jederzeit auf die Originaldokumente zugreifen können. Da die Originale Ihr Haus nicht verlassen, kann die Digitalisierung ohne große Störungen des Arbeitsalltages erfolgen.

Vorteil 3: Transport und Logistik entfallen

Die Kosten und der Zeitaufwand für das Verpacken und Transportieren der Dokumente entfallen weitestgehend. Ebenso ist eine thematische Vorsortierung nicht zwingend notwendig. So können zusätzliche Personalkosten eingespart werden.

Vorteil 4: Datenschutz und Geheimhaltung

Selbstverständlich behandeln wir jeden Scanauftrag, egal ob bei Ihnen vor Ort oder in unseren Geschäftsräumen, absolut vertraulich. Wir bearbeiten Ihre Daten stets unter maximalen Datenschutzbedingungen. Beim Scannen vor Ort können Sie die letzten Risiken ausschließen, die z.B. durch Einwirken höherer Gewalt, nicht vollständig auszuschließen sind. Ihre Unterlagen brauchen Ihr Haus nicht zu verlassen, dank mobiler Digitalisierung.

Vorteil 5: Qualitätskontrolle und sofortige Nutzung

Beim Scannen vor Ort haben Sie die Möglichkeit, die Ergebnisse der Digitalisierung auf Einhaltung Ihrer Ansprüche zu überprüfen. Unabhängig von der Qualitätsprüfung der Scans und der Datenerfassung, können Sie so direkten Einfluss auf Details und Feinheiten nehmen. In Zusammenarbeit mit Ihren IT-Verantwortlichen speisen wir die fertig digitalisierten Unterlagen in Ihre IT-Umgebung ein. Die digitalen Dokumente können dann sofort genutzt werden.

Vorteil 6: Regelmäßiger Service

Konsequent geführte digitale Archive werden regelmäßig um neue Einträge aktualisiert. Die täglich anfallenden neuen Unterlagen können im Rahmen einer regelmäßigen Vor-Ort-Betreuung durch uns digitalisiert werden. Als nahtlos in Ihre Arbeitsabläufe integrierte Dienstleistung wird die Digitalisierung aller Unterlagen zur Selbstverständlichkeit.


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